Everhour ergänzt Asana-Projekte um Abrechnungsworkflows und verbindet Aufgabenzeit, Ausgaben, Budgets und Berichte mit kundengerechten Aufzeichnungen.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Verwenden Sie eine Asana-Abrechnungsintegration, wenn Kundenarbeit bereits in Asana organisiert ist und die nächste Aufgabe darin besteht, Projektaktivitäten in Abrechnungsaufzeichnungen umzuwandeln. Aufgaben enthalten den Arbeitskontext: Projekt, zugewiesene Person, Aufgabentitel, Tags, benutzerdefinierte Felder und Status. Abrechnungsaufzeichnungen brauchen mehr als das. Sie benötigen Zeiteinträge, die Kennzeichnung als abrechenbar, Stundensätze, Ausgaben und einen Prüfpunkt vor der Übergabe an den Kunden.
Ein praktischer Workflow behält die Aufgabe als Arbeitsquelle bei und hängt Abrechnungsdaten an dieselbe Aktivität an. Zeiteinträge sollten Aufgabe, Datum, Person, Dauer und Beschreibung angeben. Ausgabenaufzeichnungen sollten Projekt, Kategorie, Beleg, Menge, sofern relevant, und ob die Kosten abrechenbar sind, angeben. Diese Struktur gibt Ihnen eine Aufzeichnung, die Rechnungen, Erstattungsprüfung und Rentabilitätsprüfungen unterstützt.
Abrechnungsarbeit beginnt mit einer Entscheidung darüber, wofür der Kunde bezahlt. Ein Projekt kann abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare interne Zeit, erstattungsfähige Ausgaben und Kosten umfassen, die intern bleiben sollten. Eine klare Einrichtung verhindert, dass Verwaltungsarbeit auf der Rechnung landet, und verhindert, dass reale Kosten aus der Margenprüfung verschwinden.
Auch Stundensätze brauchen eine definierte Quelle. Ein Team kann nach Projektstundensatz, Mitgliedsstundensatz, Festpreis oder benutzerdefiniertem Aufgabenstundensatz abrechnen. Kostensätze dienen einem anderen Zweck: Sie zeigen die internen Arbeitskosten hinter dem abgerechneten Betrag. Wenn Kosten- und Abrechnungsstundensätze getrennt bleiben, können Manager Umsatz, Arbeitskosten und Gewinn prüfen, ohne die Projekthistorie nach jedem Rechnungszyklus umzuschreiben.
Ausgaben sind wichtig, weil Abrechnung nicht nur aus Stunden besteht. Reisen, Materialien, Softwarekäufe, Kilometerkosten und vom Kunden genehmigte durchlaufende Kosten brauchen dieselbe Disziplin wie Zeiteinträge. Jede Ausgabe sollte eine Kategorie, Beschreibung, einen Betrag, ein Datum, ein Projekt und ein Belegbild oder PDF enthalten, wenn die Aufzeichnung später von der Buchhaltung oder vom Kunden geprüft werden kann.
Einheitenbasierte Kategorien machen wiederkehrende Kosten sauberer. Eine Kilometerkostenkategorie kann die Gesamtkosten aus Meilen berechnen, und eine Druckkategorie kann sie aus Kopien berechnen. Ausgaben brauchen außerdem eine Budgetentscheidung: Nehmen Sie sie in das Projektbudget auf, wenn die Gesamtausgaben der Kontrollpunkt sind, oder verfolgen Sie sie separat, wenn das Honorarbudget nur Arbeit messen soll.
Eine einmalige Abrechnungsprüfung reicht aus, wenn eine Person ein kleines Projekt prüfen muss, bevor eine einzelne Rechnung versendet wird. Exportieren Sie die relevanten Zeit- und Ausgabenaufzeichnungen, bestätigen Sie die Kennzeichnung als abrechenbar und stellen Sie sicher, dass jede Zeile der Kundenvereinbarung zugeordnet ist. Das funktioniert bei einfachen, seltenen Abrechnungen.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Personen Zeit protokollieren, Ausgaben einreichen oder dasselbe Kundenbudget bearbeiten. Everhour hält Zeit, Ausgaben, Budgetnutzung, Berichte und rechnungsfertige Aufzeichnungen mit Asana-Projektarbeit verbunden. Freigaben, gesperrte Zeiträume, beleggestützte Ausgaben und Budgetwarnungen geben Abrechnung und Buchhaltung eine robustere Übergabe.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Asana-Abrechnungsintegration verbindet Projektaufgaben mit Abrechnungsdaten wie protokollierter Zeit, Stundensätzen, Kennzeichnung als abrechenbar, Ausgaben und Budgetnutzung. Die Aufgabe bleibt der Arbeitskontext, während die Abrechnungsebene diese Arbeit in Berichte, Rechnungsvorbereitung, Erstattungsprüfung und Rentabilitätsprüfungen umwandelt.
Jede abrechenbare Aufgabe braucht ein klares Projekt, eine zugewiesene Person, eine Arbeitsbeschreibung, ein Datum, eine Dauer und eine Kennzeichnung als abrechenbar. Die Abrechnungseinrichtung sollte außerdem den anwendbaren Stundensatz definieren und festlegen, ob zugehörige Ausgaben in die Kundenrechnung, das interne Projektbudget oder beides einfließen.
Ausgaben sollten dem richtigen Projekt mit Kategorie, Beschreibung, Betrag, Datum und Beleg zugeordnet werden, wenn ein Nachweis erforderlich ist. Erstattungsfähige Kosten sollten vor der Rechnungsprüfung als abrechenbar markiert werden. Interne Kosten sollten für Rentabilitätsberichte verfügbar bleiben, ohne in die Kundenbelastung überzugehen.
Das Vermischen von abrechenbarer Arbeit, interner Arbeit und erstattungsfähigen Ausgaben ohne klare Kennzeichnungen erzeugt Abrechnungsaufzeichnungen, die manuelle Bereinigung erfordern. Der Prüfprozess sollte die Kennzeichnung als abrechenbar vor der Rechnungsstellung bestätigen, insbesondere für Projektmanagement, Überarbeitungen außerhalb des Leistungsumfangs, Reisen und durchlaufende Kosten.
Die Gruppierung sollte zur Kundenvereinbarung passen. Die Gruppierung nach Projekt funktioniert für Festpreiszusammenfassungen, die Gruppierung nach Aufgabe funktioniert, wenn der Kunde Details nach Arbeitsergebnis erwartet, und die Gruppierung nach Person funktioniert, wenn sich Stundensätze je Teammitglied unterscheiden. Dieselben Quelleinträge können unterschiedliche Berichtsansichten unterstützen.
Everhour Expenses lässt Teammitglieder Projektkosten mit Beleganhängen, einheitenbasierten Kategorien und Kennzeichnung als abrechenbar erfassen. Diese Ausgaben können in die Budgetprüfung einfließen, in Ausgabenberichten erscheinen und zusammen mit abrechenbarer Zeit in Rechnungen übergehen, wenn die Kosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen.
Everhour synchronisiert Asana-Projekt- und Aufgabendetails, einschließlich Namen, Aufgabentiteln, benutzerdefinierten Feldern und Tags, und verwendet diesen Kontext dann in Berichten. Teams können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, verbleibendes Budget und detaillierte Berichtsspalten prüfen; für die Abrechnungsübergabe ist ein Excel-Export verfügbar.
Erfassen Sie Zeit und beleggestützte Ausgaben dort, wo Asana-Arbeit stattfindet, und nutzen Sie anschließend Everhour-Berichte und rechnungsfertige Aufzeichnungen für sauberere Kundenabrechnung und Projektrentabilität.
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