Everhour ergänzt Asana-Workflows um eine kontrollierte Zeitprüfung, damit abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit vor der Rechnungsstellung sauber getrennt bleibt.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Diese Seite dient dazu, Asana-Projektarbeit in Zeit zu trennen, die der Kunde bezahlen sollte, und Zeit, die Ihr Team für Planung, Kostenprüfung oder interne Verantwortlichkeit erfassen muss. Abrechenbare Zeit gehört in der Regel zu vertraglich vereinbarter Umsetzungsarbeit, vom Kunden angeforderten Überarbeitungen, Support oder Projektausführung. Nicht abrechenbare Zeit umfasst in der Regel interne Besprechungen, administrative Bereinigung, Schulung, Vertriebsübergabe oder Nacharbeit, die Ihre Vereinbarung ausschließt.
Beginnen Sie mit der Kundenvereinbarung und wenden Sie diese Regel dann auf Aufgaben und Zeiteinträge an. Eine Aufgabe namens „Homepage QA" ist nicht automatisch abrechenbar oder nicht abrechenbar. Die Abrechenbarkeit ergibt sich aus dem Leistungsumfang, daraus, wer die Arbeit angefordert hat, und daraus, ob der Eintrag ein für den Kunden bestimmtes Arbeitsergebnis unterstützt. Behandeln Sie die Kategorie als Abrechnungsentscheidung, nicht als Etikett, das nach dem Entwurf der Rechnung hinzugefügt wird.
Ein zuverlässiger Asana-Abrechnungsworkflow trennt die Projektstruktur von der abrechnungstechnischen Behandlung. Lassen Sie Aufgaben in Asana dem richtigen Projekt, der richtigen verantwortlichen Person und dem richtigen Status zugeordnet, und klassifizieren Sie dann die erfasste Zeit danach, ob sie berechnet werden soll. Der praktische Nachweis benötigt eine Aufgabe, Person, Datum, Dauer, Abrechenbarkeit und eine kurze Beschreibung, die die Arbeit erklärt, ohne internes Durcheinander offenzulegen.
Eine nützliche Position könnte lauten: „8. Juli 2026, Dana Lee, Landingpage-Wireframe, 2,5 Stunden, abrechenbar." Ein zugehöriger nicht abrechenbarer Eintrag könnte lauten: „8. Juli 2026, Dana Lee, Interne Designprüfung, 0,5 Stunden, nicht abrechenbar." Beide Einträge sind wichtig. Einer stützt die Rechnung. Der andere schützt die Margenanalyse, weil Ihr Team trotzdem Zeit für das Projekt aufgewendet hat.
Der häufige Fehler besteht darin, Kundenarbeit und interne Arbeit in einem Zeiteintrag zu vermischen. Ein vierstündiger Eintrag mit „Wireframes, Kundengespräch, interne Prüfung" erzeugt ein Prüfproblem, weil nur ein Teil der Zeit auf die Rechnung gehört. Teilen Sie den Eintrag, solange der Kontext noch frisch ist. Ein Eintrag kann das Kundengespräch und die Wireframe-Änderungen abdecken, ein anderer die interne Prüfung.
Ein weiterer Fehler besteht darin, Festpreisarbeit so zu behandeln, als spiele die Abrechenbarkeit keine Rolle mehr. Festpreisprojekte benötigen weiterhin eine Trennung zwischen abrechenbar und nicht abrechenbar, weil der Gewinn vom Gesamtaufwand abhängt, nicht nur vom Rechnungsbetrag. Halten Sie nicht abrechenbare Arbeit in Berichten sichtbar, damit Projektmanager sehen können, ob interne Abstimmung, Korrekturen oder unbezahlter Leistungsumfang die Marge aufzehren.
Eine einmalige Prüfung funktioniert, wenn Sie ein einzelnes Projekt prüfen, die Einträge dieser Woche bereinigen oder eine kleine Kundenrechnung vorbereiten müssen. Exportieren Sie die Zeit, prüfen Sie jeden Eintrag anhand der Vereinbarung, teilen Sie vermischte Notizen auf und markieren Sie alles außerhalb des Leistungsumfangs als nicht abrechenbar. Das reicht für gelegentliche Abrechnung, bei der eine Person die Prüfung verantwortet.
Ein gesteuerter Workflow passt zu Teams, die jede Woche oder jeden Monat auf Basis von Asana-Arbeit abrechnen. Everhour ergänzt Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, Admin-Korrekturen, Rollen, Projektzuweisungen und Teamgruppen, damit geprüfte Zeit vor der Abrechnung oder Lohnabrechnungsprüfung zu einem kontrollierten Nachweis wird. Diese Struktur reduziert Rechnungsstreitigkeiten, weil die Abrechnungsentscheidung vor der Rechnung fällt, nicht während der Bereinigung in letzter Minute.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Asana-Zeit ist erfasste Arbeit, die dem Kunden gemäß der Projektvereinbarung berechnet werden sollte. Nicht abrechenbare Asana-Zeit ist erfasste Arbeit, die in interne Nachweise gehört, aber nicht auf die Kundenrechnung sollte. Beide Kategorien sind wichtig, weil abrechenbare Zeit Umsatz erzeugt, während nicht abrechenbare Zeit die tatsächlichen Arbeitskosten hinter dem Projekt zeigt.
Interne Projektbesprechungen sollten als nicht abrechenbar markiert werden, wenn die Kundenvereinbarung sie von der Abrechnung ausschließt. Ein kundenseitiges Planungsgespräch, eine Prüfungssitzung oder eine genehmigte Beratung kann abrechenbar sein, wenn der Vertrag diese Arbeit einschließt. Nutzen Sie die Vereinbarung als maßgebliche Quelle und schreiben Sie dann Beschreibungen, die die abrechnungstechnische Behandlung während der Prüfung klar machen.
Teilen Sie jeden Eintrag auf, der Arbeitsergebnisse für den Kunden mit interner Arbeit, Korrekturen außerhalb des Leistungsumfangs, administrativen Aufgaben oder Vertriebsaktivität kombiniert. Ein gemischter Eintrag zwingt die prüfende Person zu raten, welche Minuten auf die Rechnung gehören. Trennen Sie Einträge nach Abrechenbarkeit, Aufgabenkontext und Beschreibung, damit die endgültige Rechnung nur abrechenbare Arbeit enthält.
Nicht abrechenbare Zeit gehört in Projektberichte, weil sie den vollständigen Aufwand zeigt, der für das Projekt entstanden ist. Wenn sie entfernt wird, wirkt das Projekt sauberer, als es war, und Margendruck bleibt verborgen. Halten Sie sie aus der Kundenrechnung heraus, wenn sie nicht abrechenbar ist, aber behalten Sie sie in der internen Zeit-, Kosten- und Auslastungsanalyse.
Prüfen Sie die Abrechenbarkeit, bevor der Abrechnungszeitraum geschlossen wird, nicht nachdem die Rechnung erstellt wurde. Eine wöchentliche Prüfung funktioniert bei aktiven Kundenprojekten, weil sich die Beteiligten noch an den Aufgabenkontext erinnern und vage Notizen schnell korrigieren können. Eine ausschließlich monatliche Prüfung führt zu mehr Nacharbeit, wenn Einträge Kategorien vermischen oder Beschreibungen die Arbeit nicht mehr erklären.
Mit Everhour Team Management können Admins Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, Admin-Zeitkorrekturen, Rollen, Projektzuweisungen und Teamgruppen nutzen, um Zeit vor der Abrechnungsprüfung zu kontrollieren. Manager können eingereichte Zeit genehmigen oder ablehnen, genehmigte Einträge vor Änderungen schützen und Nachweise korrigieren, ohne die vollständige Zeiterfassung neu aufzubauen.
Everhour-Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten nach Mitglied, Aufgabe, Projekt oder Kunde trennen. Das gibt Projektmanagern eine Abrechnungssicht für Rechnungen und eine interne Sicht für Marge, Personaleinsatz und Prüfung des Leistungsumfangs.
Nutzen Sie Everhour-Genehmigungen, gesperrte Zeiträume und Admin-Korrekturen, um Asana-Aufgabenzeit in geprüfte Abrechnungsnachweise zu verwandeln, mit saubereren Rechnungen und stärkerer Projektkontrolle.
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