Everhour wandelt Asana-Aufgabenarbeit in rechnungsfertige Zeiteinträge, Stundensätze, Berichte und Übergaben für die Rechnungsstellung bei Beratungsarbeit für Kunden um.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Berater benötigen Rechnungen, die zur tatsächlich erbrachten Arbeit passen, insbesondere wenn Kunden Gebühren nach Projekt, Aufgabe, Person oder Datum prüfen. Asana kann Arbeitsplan, Aufgabenverantwortung und Projektstatus enthalten, während die Abrechnungsebene erfasste Zeit, Status der Abrechenbarkeit, Stundensätze und einen klaren Genehmigungsweg benötigt, bevor Beträge den Kunden erreichen.
Erfassen Sie Zeit für die richtige Asana-Aufgabe, trennen Sie abrechenbare von nicht abrechenbaren Tätigkeiten, prüfen Sie Einträge vor der Rechnungsstellung und erstellen Sie eine für den Kunden bestimmte Summe, die die Buchhaltung verwenden kann, ohne den Monat aus verstreuten Notizen neu aufzubauen. Dieser Workflow ist am wichtigsten, wenn ein Berater mehrere Kunden, gemischte Stundensätze oder mehrere aktive Leistungsbeschreibungen betreut.
Ein rechnungsfertiger Zeiteintrag benötigt mehr als eine Dauer. Er benötigt den Kunden, das Projekt, die Aufgabe, das Datum, die Person, den Status der Abrechenbarkeit, die Stundensatzgrundlage und eine Beschreibung, die klar genug ist, damit ein Kunde die Arbeit wiedererkennt. Eine Zeile wie „Implementierungsplanung, 3 Stunden, 150 $ pro Stunde" ist leichter zu begründen als ein vager Eintrag mit der Bezeichnung „Meeting".
Berater sollten entscheiden, wie detailliert die Rechnung sein soll, bevor der Zeitraum beginnt. Einige Kunden erwarten eine Zeile pro Projektphase. Andere möchten Details nach Aufgabe, Person oder Datum. Die Struktur ist wichtig, weil erfasste Zeit in dieselbe Gruppierung von Rechnungspositionen einfließen sollte, die der Kunde erwartet, wobei nicht abrechenbare interne Arbeit vom fälligen Betrag ausgeschlossen wird.
Der häufige Fehler in der Beratung besteht darin, bis zum Rechnungstag zu warten, um Zeit zu klassifizieren. Einträge mit fehlendem Aufgabenkontext, gemischter abrechenbarer und interner Arbeit oder unklaren Beschreibungen erzwingen manuelle Aufräumarbeiten. Das verzögert die Rechnungsstellung und führt zu Streitigkeiten, wenn der Kunde fragt, warum eine Gebühr auf der Rechnung erscheint.
Ein besserer Prüfrhythmus ist wöchentlich. Prüfen Sie offene Timer, manuelle Einträge, Aufgabennamen, Kommentare, Status der Abrechenbarkeit und ungewöhnliche Tagessummen, solange die Arbeit noch frisch ist. Berater, die Retainer-Vereinbarungen, Festpreisarbeit und stundenbasierte Zusatzleistungen abrechnen, sollten diese Arbeitsstränge getrennt halten, damit die endgültige Rechnung die kommerzielle Vereinbarung widerspiegelt und nicht nur das Projektboard.
Ein Tool für einmalige Rechnungen reicht aus, wenn Sie ein kleines Projekt, einen kurzen Abrechnungszeitraum und bereits vollständig geprüfte Zeit haben. Es hilft Ihnen, das endgültige Dokument zusammenzustellen, erstellt aber nicht den zugrunde liegenden Datensatz. Der schwierige Teil ist der Nachweis, welche Stunden gearbeitet wurden, welche abrechenbar waren und welcher Stundensatz gilt.
Ein gesteuerter Workflow passt zu laufender Beratungsarbeit. Everhour fügt eingebettete Erfassungssteuerungen in Asana hinzu, synchronisiert Asana-Projekte und -Aufgaben in die Berichtsebene, unterstützt die Einrichtung abrechenbarer Projekte und verbindet erfasste Zeit mit der Rechnungserstellung. Das gibt Beratern einen belastbaren Weg von Asana-Aufgabenarbeit zur Abrechnungsprüfung, zu exportierbaren Berichten und zur Übergabe an die Buchhaltung.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Berater sollten Asana-Arbeit nach derselben Abrechnungsstruktur organisieren, die der Kunde erwartet. Verwenden Sie separate Projekte, Phasen oder Aufgabengruppen, wenn die Rechnung separate Zeilen benötigt. Halten Sie interne Verwaltung, Vertriebsnachverfolgung und für den Kunden abrechenbare Umsetzungsarbeit getrennt, damit die Abrechnungsprüfung nicht abrechenbare Zeit ausschließen kann, ohne die Projekthistorie umzuschreiben.
Eine Beratungsrechnung benötigt genügend Details, um die Gebühr zu belegen: Kunde, Projekt, Datumsbereich, Aufgaben- oder Leistungsbeschreibung, abrechenbare Stunden, Stundensatz, Steuern oder Rabatte, sofern zutreffend, und Zahlungsbedingungen. Die Rechnung kann die Arbeit zusammenfassen, aber die zugrunde liegenden Einträge sollten Details auf Personen- und Aufgabenebene für die Prüfung beibehalten.
Timer funktionieren am besten für aktive Aufgabenarbeit, weil sie vergessene Stunden reduzieren und den Aufgabenkontext bewahren. Manuelle Einträge funktionieren, wenn der Berater Zeit nach einem Meeting, Anruf oder einer Offline-Arbeitssitzung erfasst. Der sicherere Prozess besteht darin, beide Eintragstypen vor der Rechnungsstellung zu prüfen, damit Schätzungen, gerundete Zeit und fehlende Notizen nicht ungeprüft den Kunden erreichen.
Streitigkeiten beginnen meist mit vagen Beschreibungen, unerwarteten Rechnungspositionen, doppelten Gebühren oder Zeit, die nicht mit dem Projektverständnis des Kunden übereinstimmt. Klare Aufgabennamen, Status der Abrechenbarkeit, datierte Einträge und geprüfte Stundensätze reduzieren diese Probleme, weil die Rechnung auf konkrete Arbeit zurückgeführt werden kann.
Eine wöchentliche Prüfung funktioniert für die meisten Beratungsaufträge, weil Einträge noch leicht zu korrigieren sind und fehlender Kontext leichter wiederhergestellt werden kann. Eine Prüfung nur zum Monatsende verursacht mehr Aufräumarbeiten, insbesondere wenn mehrere Berater für dasselbe Kundenkonto arbeiten. Prüfen Sie vor dem Versenden von Rechnungen und sperren oder genehmigen Sie den Zeitraum, nachdem Korrekturen abgeschlossen sind.
Everhour bettet Zeiterfassungssteuerungen in Asana ein und synchronisiert Asana-Projekte, Aufgaben, Titel, benutzerdefinierte Felder und Tags in seine Berichtsebene. Berater können Zeit dort erfassen, wo die Arbeit stattfindet, und dann diese synchronisierte Struktur nutzen, um abrechenbare Stunden vor der Rechnungserstellung zu prüfen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um und exportiert Rechnungen anschließend als Entwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks. Rechnungsstatus, Nummer, Ausstellungsdatum und Betrag werden zurück zu Everhour synchronisiert, damit Abrechnungsdaten und Projektberichte verbunden bleiben.
Erfassen Sie genehmigte Beratungsstunden in Asana, prüfen Sie abrechenbare Zeit in Everhour und senden Sie sauberere Rechnungsdaten mit weniger manuellen Abrechnungsaufgaben an die Buchhaltung.
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