Agenturabrechnung beginnt mit Zeit, Stundensätzen und Fakturierbarkeit auf Aufgabenebene. Everhour ergänzt diese Abrechnungsebene direkt in Asana-Projekten.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Die Kundenabrechnung von Agenturen beginnt mit derselben Arbeit, die Ihr Team bereits in Asana verwaltet: Projekte, Aufgaben, Verantwortliche, Status, benutzerdefinierte Felder und Tags. Die Abrechnungsebene muss jeden Zeiteintrag der richtigen Kundenarbeit zuordnen, nicht nur einer Wochensumme. Die 3 Stunden eines Designers für Überarbeitungen der Homepage und die 2 Stunden eines Strategen für Kampagnenplanung benötigen einen eigenen Aufgabenkontext, wenn der Kunde die Rechnung prüft.
Nutzen Sie diese Seite, um abrechenbare Agenturarbeit zu strukturieren, bevor sie die Buchhaltung erreicht. Das nützliche Ergebnis ist ein Datensatz, der zeigt, wer gearbeitet hat, an welcher Asana-Aufgabe gearbeitet wurde, ob die Zeit abrechenbar ist und welcher Stundensatz gilt. Dieser Datensatz unterstützt Retainer-Vereinbarungen, Projekte nach Aufwand, Festpreisprüfungen und Gespräche zum Leistungsumfang, ohne das Abrechnungsteam zu zwingen, die Projekthistorie aus Kommentaren und Statusaktualisierungen neu aufzubauen.
Agenturrechnungen scheitern, wenn interne Arbeit mit kundenbezogener Leistungserbringung vermischt wird. Kennzeichnen Sie vom Kunden genehmigte Produktion, Überarbeitungen, Implementierung und Account-Arbeit nur dann als abrechenbar, wenn der Vertrag dies unterstützt. Halten Sie interne Planung, Schulung, Nacharbeit außerhalb des Leistungsumfangs und Vertriebs-Follow-up für Berichte verfügbar, ohne diese Stunden in die Rechnungssumme zu schieben.
Stundensatzregeln brauchen dieselbe Disziplin. Ein Projekt kann einen einheitlichen Projektstundensatz, mitgliedsspezifische Stundensätze oder Preise auf Aufgabenebene nutzen, wenn die Kundenvereinbarung Arbeit unterschiedlich bepreist. Eine saubere Einrichtung ermöglicht es einem Senior Consultant, Designer und Projektmanager, alle im selben Asana-Projekt zu arbeiten und dabei korrekt abzurechnen. Fehlende Fakturierbarkeit oder der falsche Stundensatz führt zu Rechnungsstreitigkeiten, weil die Rechnung rechnerisch korrekt aussehen kann, während die kaufmännische Regel falsch ist.
Die Agenturabrechnung ist stärker, wenn die Budgetprüfung stattfindet, bevor die Rechnung versendet wird. Vergleichen Sie erfasste Zeit mit dem vereinbarten Budget des Projekts und prüfen Sie dann abrechenbare und nicht abrechenbare Summen nach Projekt, Aufgabe und Person. Bei einer Retainer-Vereinbarung zeigt diese Prüfung, ob das Team zu viel Zeit für Meetings, Überarbeitungen oder Account-Support aufwendet, bevor der Monat endet.
Budgetprüfungen schützen auch Festpreisarbeit. Ein Festpreisprojekt benötigt trotzdem erfasste Zeit, weil die Rentabilität von den tatsächlichen Arbeitskosten abhängt, nicht nur vom Kundenpreis. Projektzusammenfassungen sollten Gesamtzeit, verbleibendes Budget und die Aufteilung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zeigen. Detaillierte Berichte mit Aufschlüsselungen nach Aufgabe und Mitglied geben Account-Managern eine belastbare Grundlage für Änderungen des Leistungsumfangs und Kundengespräche.
Eine einmalige Prüfung reicht aus, wenn ein Manager ein einzelnes Asana-Projekt prüfen muss, bevor eine einfache Rechnung versendet wird. Exportieren Sie den relevanten Bericht, bestätigen Sie die Fakturierbarkeit und übergeben Sie die genehmigte Summe an die Buchhaltung. Dieser Prozess funktioniert für einen kleinen Kunden, einen kurzen Sprint oder eine einmalige Bereinigung von Stunden.
Ein gesteuerter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Personen Zeit über laufende Retainer-Vereinbarungen, gemischte Stundensätze und wiederkehrende Rechnungszyklen hinweg erfassen. Everhour bettet Zeiterfassungssteuerungen in Asana ein, synchronisiert Projekt- und Aufgabendetails für Berichte, unterstützt konfigurierbare Schwellenwerte für Budgetwarnungen und hält abrechenbare Datensätze für Exporte verfügbar. Agenturen erhalten einen wiederholbaren Abrechnungsverlauf statt eines Tabellenneuaufbaus in letzter Minute.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Die Kundenabrechnung benötigt Aufgabe, Projekt, Verantwortlichen, Datum, Dauer, Fakturierbarkeit und Beschreibung hinter jedem Eintrag. Agenturen sollten auch Tags oder benutzerdefinierte Felder bewahren, die Kampagne, Kanal, Phase oder Leistungsbereich trennen. Diese Details ermöglichen es dem Abrechnungsteam, Arbeit so zu gruppieren, wie der Kunde sie voraussichtlich sehen möchte.
Retainer-Arbeit benötigt eine wiederkehrende Budgetansicht und eine klare Trennung zwischen enthaltener Arbeit und zusätzlicher abrechenbarer Arbeit. Erfassen Sie Zeit auf den tatsächlichen Asana-Aufgaben und prüfen Sie dann Summen nach Projekt, Person und Aufgabentyp, bevor der Rechnungszeitraum endet. So bleiben Account-Service, Produktion, Überarbeitungen und Überschreitungen sichtbar.
Der schädlichste Fehler ist, eine Rechnungssumme zu genehmigen, ohne Fakturierbarkeit und Stundensatzregeln auf Aufgaben- oder Personenebene zu prüfen. Eine Gesamtstundenzahl zeigt nicht, ob interne Arbeit ausgeschlossen wurde, ob ein Senior-Stundensatz korrekt angewendet wurde oder ob ein Festpreisprojekt rentabel geblieben ist.
Nutzen Sie die Gruppierung, die zur Kundenvereinbarung passt. Projektgruppierung passt zu einfachen Retainer-Vereinbarungen und Festpreiszusammenfassungen. Aufgabengruppierung funktioniert besser, wenn Kunden detaillierte Arbeitsergebnisse genehmigen. Personengruppierung hilft, wenn der Vertrag mitgliedsspezifische Stundensätze oder rollenbasierte Preisgestaltung nutzt. Halten Sie den internen Bericht detaillierter als die kundenorientierte Rechnung.
Prüfen Sie aktive Kundenbudgets wöchentlich bei laufenden Retainer-Vereinbarungen und vor jeder Rechnung bei Projektarbeit. Die wöchentliche Prüfung gibt Account-Managern Zeit, Überschreitungen anzugehen, bevor der Rechnungszeitraum endet. Die abschließende Rechnungsprüfung sollte Gesamtzeit, abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, Stundensätze und alle genehmigten Ausgaben bestätigen.
Everhour Reporting wandelt mit Asana verknüpfte Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in anpassbare Berichte mit 45+ Spalten, Filtern, Gruppierung, Exporten und geplanter E-Mail-Zustellung um. Agenturen können abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Gewinn, Rechnungsstatus, Aufgabenkontext und Kundensummen prüfen, bevor der Abrechnungsvorgang an die Buchhaltung übergeht.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um und nutzt dabei Projekt- oder mitgliedsspezifische Stundensätze, während nicht abrechenbare Arbeit ausgeschlossen wird. Rechnungspositionen können nach der Struktur gruppiert werden, die der Kunde erwartet, etwa Projekt, Aufgabe, Person oder Datum.
Wandeln Sie Asana-Aufgabenarbeit mit Everhour in geplante Abrechnungsberichte um, damit Account-Manager Kundenbudgets, abrechenbare Zeit und rechnungsbereite Summen prüfen, bevor die Buchhaltung den Zeitraum abschließt.
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