Everhour ergänzt Asana-Projekte um Zeiterfassung und Planung und gibt Agenturen klarere Abrechnungs-, Kapazitäts- und Budgetaufzeichnungen.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Diese Seite richtet sich an Agenturen, die Kundenarbeit in Asana verwalten und Zeitaufzeichnungen benötigen, die sie für wöchentliche Prüfung, Budgetkontrolle und Abrechnung nutzen können. Das praktische Ergebnis ist ein vollständiger Satz von Einträgen auf Aufgabenebene, die mit Projekt, Person, Datum, Dauer, Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar und Arbeitsbeschreibung verknüpft sind. Diese Aufzeichnung gibt einem Account-Manager oder einer Operations-Leitung genügend Details, um den Leistungsumfang zu prüfen, Zeit zu genehmigen und das nächste Kunden-Update vorzubereiten.
Agentur-Tracking muss der Art folgen, wie Arbeit verkauft wird. Eine Retainer-Vereinbarung braucht eine wiederkehrende Prüfung gegen die verbleibende Kapazität, ein Festpreisprojekt braucht Transparenz über den tatsächlichen Aufwand im Verhältnis zum angebotenen Leistungsumfang, und Arbeit auf Stundenbasis braucht genaue abrechenbare Zeit nach Person oder Aufgabe. Trennen Sie interne Meetings, Überarbeitungen, Management und kundenbezogene Produktion, wenn diese Kategorien Preisgestaltung, Marge oder Kundenberichte beeinflussen.
Jeder nutzbare Eintrag braucht einen Aufgaben- oder Arbeitsergebnisnamen, den Projekt- oder Kundenkontext, die Person, die die Arbeit erledigt hat, das Datum, die aufgewendete Zeit, die Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar und eine kurze Beschreibung. Die Beschreibung sollte die geschäftliche Handlung erklären, etwa Homepage-Wireframes entworfen, Kampagnentext überarbeitet oder Kundenfeedback geprüft. Allgemeine Bezeichnungen wie Admin, Arbeit oder Updates verlangsamen die Rechnungsprüfung, weil die prüfende Person die Arbeit später rekonstruieren muss.
Schätzungen und tatsächliche Zeit gehören zusammen, weil Agenturen sehen müssen, ob eine Aufgabe noch innerhalb des Leistungsumfangs liegt. Eine Aufgabe, die auf 6 Stunden geschätzt und mit 5,5 Stunden protokolliert wurde, erzählt eine andere Geschichte als eine Aufgabe, die auf 6 Stunden geschätzt und mit 11 Stunden protokolliert wurde. Fügen Sie Kommentare zum Zeitpunkt der Eingabe hinzu, bevor die Erinnerung verblasst und bevor die Abrechnungsprüfung zum Raten wird.
Agenturberichte werden schwer zu verteidigen, wenn abrechenbare Projektumsetzung, Vertriebsunterstützung, interne Koordination und Nacharbeit in einem Topf liegen. Markieren Sie vom Kunden genehmigte Produktionszeit als abrechenbar und halten Sie nicht abrechenbare Arbeit für die Margenanalyse sichtbar. Nicht abrechenbare Zeit verursacht Kosten, auch wenn der Kunde sie nicht auf der Rechnung sieht. Wenn sie sichtbar bleibt, zeigt sie die Kosten von Account-Management, Schätzungen, Statusgesprächen und internen Überarbeitungen.
Verwenden Sie Kategorien nur, wenn sie eine Entscheidung verändern. Trennen Sie Strategie, Design, Entwicklung, QA und Account-Management, wenn der Kunde den Aufwand nach Servicebereich prüft. Trennen Sie Erstfassungen von Überarbeitungen, wenn die Ausweitung des Leistungsumfangs ein wiederkehrender Streitpunkt ist. Halten Sie die Liste kurz genug, damit Personen im Laufe des Tages die richtige Kennzeichnung wählen, denn eine perfekte Taxonomie verliert an Wert, wenn Einträge verspätet und unvollständig eintreffen.
Eine einmalige Prüfung reicht für ein kleines Projekt, eine einzelne Rechnungsprüfung oder eine schnelle Untersuchung, wofür die Zeit einer Woche aufgewendet wurde. Sie brauchen die Aufgabe, die Person, das Datum, die aufgewendete Zeit und eine Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar. Exportieren Sie diese Aufzeichnung, gleichen Sie sie mit der Kundenvereinbarung ab und archivieren Sie das Ergebnis, bevor der nächste Abrechnungszyklus beginnt.
Ein verwalteter Workflow wird wichtig, sobald die Agentur Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, Budgetwarnungen, Kapazitätsplanung und Abrechnungsübergabe aus derselben Asana-Projektarbeit benötigt. Everhour ergänzt eingebettete Kontrollen, synchronisierten Asana-Aufgabenkontext, visuelle Ressourcen-Zeitpläne, wöchentliche Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplante Abwesenheiten und Soll-Ist-Prüfung, damit Manager heutige Einträge mit den Personaleinsatz- und Abrechnungsentscheidungen von morgen verbinden können.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Protokollieren Sie Zeit für die Aufgabe, die das Arbeitsergebnis für den Kunden darstellt, und geben Sie dann Datum, Person, Dauer, Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar und eine kurze Arbeitsbeschreibung an. Verwenden Sie einen Eintrag pro sinnvollem Arbeitsblock, wenn die Abrechnungsprüfung Details benötigt. Teilen Sie Einträge auf, wenn eine Sitzung sowohl für den Kunden abrechenbare Produktion als auch interne Account-Arbeit umfasst.
Zeit auf der Kundenrechnung sollte dem unterzeichneten Leistungsumfang, genehmigten Änderungsaufträgen oder den Abrechnungsregeln in der Kundenvereinbarung entsprechen. Produktion, Strategie, QA und Projektmanagement sind abrechenbar, wenn die Vereinbarung dies vorsieht. Vertriebsunterstützung, interne Schulungen und Nacharbeit aufgrund interner Fehler bleiben außerhalb der Rechnung, wenn die Kundenvereinbarung sie ausschließt.
Prüfen Sie Retainer-Vereinbarungen nach einem wiederkehrenden Zeitplan, wobei sowohl verbrauchte Stunden als auch verbleibendes Budget sichtbar sind. Gruppieren Sie Zeit nach Projekt, Servicebereich, Mitglied oder Aufgabe, damit die Account-Leitung sehen kann, wohin der Retainer fließt. Kennzeichnen Sie einen Retainer vor dem nächsten Zyklus, wenn aktuelle Arbeit die für zukünftige Arbeitsergebnisse reservierte Kapazität verbraucht.
Nützliche Aufgabenzeit identifiziert das Arbeitsergebnis, die Person, das Datum, die Dauer, die Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar und den Grund, warum die Arbeit stattgefunden hat. Eine prüfende Person sollte den Eintrag verstehen, ohne einen separaten Chat-Thread zu öffnen. Kommentare brauchen genügend Kontext, um die Arbeit mit einer Kundenanfrage, einem Meilenstein, einer Überarbeitung oder einem Genehmigungsschritt zu verbinden.
Ein häufiger Fehler ist, bis zum Ende der Woche zu warten, um Aufgabenzeit aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Späte Einträge führen zu vagen Beschreibungen, gerundeten Summen und fehlender Kennzeichnung als abrechenbar oder nicht abrechenbar. Tägliches Protokollieren hält die Aufzeichnung näher an der Arbeit, und die Genehmigungsprüfung erkennt nicht passende Kennzeichnungen, bevor die Rechnung den Kunden erreicht.
Everhour Resource Planning gibt Managern einen visuellen Zeitplan mit Mitglieder- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken und geplanten Abwesenheiten. Die Soll-Ist-Ansicht verbindet Zuweisungen mit erfasster Zeit, sodass eine Agentur den Personaleinsatz anpassen kann, bevor zugesagte Arbeit die Kapazität überschreitet.
Everhour synchronisiert Asana-Projekt- und Aufgabenkontext in Berichte mit Spalten für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten. Manager können Berichte für Rechnungsprüfung, Übergabe an die Buchhaltung oder Kundenarchiv nach Excel/XLSX, CSV oder PDF exportieren und dabei die Abrechnungsprüfung an dieselben Asana-Aufgaben gebunden halten.
Verbinden Sie Asana-Projektarbeit mit Everhour Resource Planning, vergleichen Sie geplante Kapazität mit erfasster Zeit und halten Sie Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Personaleinsatzentscheidungen an realistischem Personaleinsatz ausgerichtet.
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