Freelancer benötigen saubere Projektstunden direkt in Asana. Everhour ergänzt diesen Workflow um Zeiterfassung, Timesheets und Abrechnungsprüfung.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Freelance-Zeiterfassung in Asana-Projekten dient dazu, Aufgabenarbeit in Aufzeichnungen umzuwandeln, die Sie abrechnen, prüfen oder archivieren können. Jeder Eintrag sollte die Arbeit mit einem bestimmten Projekt, einer Aufgabe, einem Datum, einer Dauer und einer kurzen Beschreibung verknüpfen. Diese Struktur hält die Zeit mit derselben Aufgabenliste verbunden, die Sie zur Verwaltung von Arbeitsergebnissen nutzen.
Eine nützliche Freelancer-Aufzeichnung beantwortet drei Fragen: für welches Kundenprojekt die Zeit aufgewendet wurde, welche Aufgabe vorangekommen ist und ob die Zeit auf die Rechnung gehört. Vage Einträge wie „Arbeit" oder „Updates" erzeugen Reibung bei der Abrechnung. Ein klarerer Eintrag lautet „Überarbeitungen der Homepage-Texte nach Kundenfeedback" bei der relevanten Asana-Aufgabe.
Beginnen Sie mit der Asana-Aufgabe als Arbeitscontainer und erfassen Sie Zeit dann für die konkrete Aufgabe statt für einen allgemeinen Projektpool. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn der Aufgabentitel allein die abrechenbare Aktivität nicht erklärt. Halten Sie interne Planung, Verwaltung und Nacharbeit getrennt von der Umsetzungsarbeit, wenn die Kundenvereinbarung sie unterschiedlich behandelt.
Freelancer brauchen außerdem einen konsistenten Abrechnungsstatus. Ein Erstgespräch, eine vom Kunden genehmigte Überarbeitung oder eine Produktionsaufgabe kann unter einem Vertrag abrechenbar und unter einem anderen nicht abrechenbar sein. Hinweise zu Stundensätzen gehören ins Abrechnungssystem oder in die Kundenvereinbarung, aber die Zeitaufzeichnung sollte trotzdem Aufgabe, Datum, Dauer und Grund der Zeiterfassung zeigen.
Kundenstreitigkeiten beginnen meist mit unklaren Zeiteinträgen, nicht allein mit der Gesamtsumme. Eine wöchentliche Liste von Einträgen auf Aufgabenebene lässt sich leichter vertreten als eine monatliche Zeile für „Projektarbeit". Halten Sie Einträge nah an dem Tag, an dem die Arbeit stattgefunden hat, denn spätere Rekonstruktion verliert Details, die für die Rechnungsprüfung wichtig sind.
Retainer-Vereinbarungen brauchen dieselbe Disziplin. Erfassen Sie Zeit auch dann, wenn der Kunde einen festen monatlichen Betrag zahlt, denn die Aufzeichnung zeigt, ob der Umfang stabil ist, nicht ausgeschöpft wird oder auf eine Überschreitung zusteuert. Trennen Sie nicht abrechenbare Kundenbetreuung von Produktionsaufgaben, damit Ihre Berichte die tatsächlichen Kosten der Kundenbetreuung zeigen.
Ein einfaches kostenloses Tool reicht aus, wenn Sie ein kurzes Projekt erfassen, die Stunden einer Woche prüfen oder eine einzelne Rechnungszusammenfassung vorbereiten müssen. Es funktioniert am besten, wenn die Kundenbeziehung einfach ist, die Zahl der Aufgaben klein bleibt und Sie jeden Eintrag prüfen können, bevor Sie die Rechnung senden.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Kunden, wiederkehrende Retainer-Vereinbarungen, Freigaben oder Rechnungsübergaben in den Prozess kommen. Everhour unterstützt diesen längeren Weg mit wöchentlichen Timesheets, eingereichter Zeit, Manager-Freigabe, Ablehnung oder teilweiser Freigabe sowie gesperrten freigegebenen Einträgen, damit Freelancer-Stunden aus Asana-Aufgaben in die Abrechnungsprüfung übergehen können, ohne wiederholt neu aufgebaut zu werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Freelancer sollten Zeit auf der Asana-Aufgabe erfassen, die die tatsächliche Kundenarbeit darstellt, und dann Datum, Dauer und eine kurze Aktivitätsbeschreibung angeben. Der Aufgabentitel sollte das Arbeitsergebnis oder Arbeitselement benennen. Die Zeitnotiz sollte die abrechenbare Aktivität erklären, etwa Recherche, Implementierung, Prüfung, Überarbeitung oder Kundenkommunikation.
Freelancer sollten Verwaltungszeit getrennt erfassen, wenn sie die Profitabilität oder die Berichterstattung an Kunden beeinflusst. Interne Terminplanung, Angebotserstellung, Buchhaltung und allgemeine Geschäftsverwaltung sollten normalerweise nicht in einer Kundenaufgabe für ein Arbeitsergebnis stehen. Diese Stunden getrennt zu halten schützt die Rechnungsklarheit und zeigt die tatsächlichen Zeitkosten für den Betrieb des Freelancer-Geschäfts.
Eine wöchentliche Prüfung hält Zeitaufzeichnungen von Freelancern sauber. Prüfen Sie Einträge vor der Rechnungsstellung, bestätigen Sie, dass jeder abrechenbare Eintrag das richtige Projekt und die richtige Aufgabe hat, und nehmen Sie nicht abrechenbare Arbeit aus den Rechnungssummen heraus. Bis zum Monatsende zu warten zwingt Sie dazu, Entscheidungen aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, und erhöht die Wahrscheinlichkeit vager Beschreibungen.
Der schädlichste Fehler ist, nicht zusammengehörige Arbeit in einem allgemeinen Sammeleintrag zu bündeln. Eine einzelne Zeile für mehrere Aufgaben verbirgt die Verbindung zwischen der Rechnung und der erbrachten Arbeit. Trennen Sie Einträge nach Aufgabe und Aktivität, besonders wenn ein Kunde einen Fortschrittsnachweis verlangt oder wenn eine Retainer-Vereinbarung einen gedeckelten Umfang hat.
Freelancer mit Festpreis sollten trotzdem Zeit erfassen, weil die Aufzeichnung zeigt, ob der Projektumfang zum Honorar passt. Die Rechnung rechnet möglicherweise nicht nach Stunden ab, aber Zeit auf Aufgabenebene macht Marge, wiederholte Überarbeitungsmuster und künftige Preisprobleme sichtbar. Nicht abrechenbare interne Arbeit sollte für die Profitabilitätsprüfung sichtbar bleiben.
Everhour Timesheets sammeln wöchentliche Projekt- und Arbeitsstunden, damit Freelancer-Arbeit vor der Abrechnung eingereicht, geprüft, freigegeben, abgelehnt, teilweise freigegeben und gesperrt werden kann. Dieser Freigabeverlauf hilft zu verhindern, dass sich die auf Asana-Aufgaben erfasste Zeit nach Abschluss der Abrechnungsprüfung noch ändert.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um. Es kann Rechnungszeilen nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Aufschlüsselung gruppieren, während nicht abrechenbare Arbeit ausgeschlossen und fakturierte Zeit markiert wird, damit dieselben Stunden nicht zweimal abgerechnet werden.
Erfassen Sie Freelancer-Stunden auf Asana-Aufgaben, prüfen Sie wöchentliche Einreichungen und sperren Sie freigegebene Zeit, bevor Rechnungen vorbereitet werden. Everhour gibt Kundenarbeit einen saubereren Weg von Aufgabenaktivität zur Abrechnung.
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