Everhour ergänzt Asana-Arbeit um genehmigte Timesheets und gibt Buchhaltungsteams klarere Abrechnung und Lohnabrechnungsprüfung.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Buchhaltungsunternehmen, das Kundenarbeit über Asana-Projekte abwickelt, braucht Mitarbeiterzeit, die direkt mit dem tatsächlichen Aufgabendatensatz verknüpft ist. Ziel ist eine saubere Wochenansicht darüber, wer an welcher Kundenaufgabe gearbeitet hat, wie lange die Arbeit gedauert hat, ob sie fakturierbar ist und ob ein Manager sie geprüft hat.
Buchhaltungsteams brauchen mehr als eine Gesamtsumme an Stunden. Ein nützlicher Datensatz verknüpft jeden Eintrag mit einem Kundenprojekt, Aufgabentitel, einer Person, einem Erfassungsdatum, einer Dauer in Minuten, einer Beschreibung, dem Status der Fakturierbarkeit und dem Genehmigungsstatus. Diese Struktur ermöglicht es Prüfern, fakturierbare Arbeit von interner Nachverfolgung zu trennen, ohne während der Prüfung jeden Aufgabenkommentar erneut zu öffnen.
Ein verlässlicher Workflow beginnt mit der Aufgabe, weil die Aufgabe den Arbeitskontext enthält. Mitarbeiter sollten Zeit auf die Aufgabe buchen, an der sie tatsächlich gearbeitet haben, eine kurze Beschreibung hinzufügen und den Eintrag gemäß den Auftragsregeln nach Status der Fakturierbarkeit kennzeichnen. Allgemeine Einträge wie „Kundenarbeit" zwingen Manager dazu, Leistungsumfang, zuständige Person und Rechnungsbehandlung zu erraten.
Ein ausgefüllter Datensatz kann einfach sein: Mitarbeiter, Kundenprojekt, Aufgabe, Datum, 1,50 Stunden, Status der Fakturierbarkeit und eine Notiz wie „Bankauszug abgestimmt und zwei nicht abgeglichene Transaktionen geklärt." Die genauen Bezeichnungen können je nach Unternehmen variieren, aber dieselben Prüffelder müssen vor der Genehmigung in jedem kundenbezogenen Zeiteintrag erscheinen.
Der teuerste Fehler ist, Rohzeit als fertige Abrechnungsdaten zu behandeln. Prüfer in Buchhaltungsunternehmen müssen fehlende Beschreibungen, verspätete Einträge, den Status der Fakturierbarkeit und Einträge prüfen, die dem falschen Projekt zugeordnet sind, bevor Summen in eine Kundenrechnung übergehen. Prüfer sollten außerdem Arbeit kennzeichnen, die zur Lohnabrechnung oder Auslastungsanalyse gehört, nicht zur Kundenabrechnung.
Der Zeitpunkt der Genehmigung ist wichtig, weil wöchentliche Datensätze leichter zu korrigieren sind als Monatsend-Stapel. Verlangen Sie von Mitarbeitern, vollständige Einträge vor der Prüfung einzureichen, und genehmigen Sie dann nur die Zeit, die zum Kundenprojekt und zu den Auftragsbedingungen passt. Korrekturen müssen den ursprünglichen Aufgabenkontext bewahren, damit das Unternehmen Änderungen später klar erklären kann.
Ein einmaliges Arbeitsblatt funktioniert für einen einzelnen Kunden, ein kurzes Bereinigungsprojekt oder einen schnellen Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden. Es funktioniert nicht mehr, sobald mehrere Mitarbeiter wöchentlich Zeit einreichen, Manager eine Genehmigungshistorie brauchen und die Abrechnung dieselbe verlässliche Datenquelle wie die Lohnabrechnungsprüfung für wöchentliche Entscheidungen benötigt.
Ein verwalteter Workflow behält Asana-Aufgaben als Arbeitsdatensatz bei, während Everhour Zeiteinreichung, Genehmigung, gesperrte Einträge, Prüfung der Fakturierbarkeit und exportierbare Berichte übernimmt. Diese Einrichtung gibt Partnern eine dauerhafte Nachvollziehbarkeit vom Mitarbeitereintrag zu genehmigten Stunden und anschließend zur Abrechnung, Lohnabrechnungsprüfung oder Budgetberichterstattung, ohne doppelte Aufgabenerfassung in Berichten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit dem Kundenprojekt und verlangen Sie dann, dass jeder Eintrag die Aufgabe, den Mitarbeiter, das Erfassungsdatum, die Dauer in Minuten, den Status der Fakturierbarkeit, den Genehmigungsstatus und eine kurze Arbeitsbeschreibung enthält. Der Prüfer sollte erkennen können, ob die Arbeit zum Auftrag passt, ohne separate Notizen zu öffnen.
Kundenrechnungen sollten genehmigte fakturierbare Arbeit enthalten, die zum Auftragsumfang und zum Kundenprojekt passt. Interne Verwaltung, Schulung, Korrekturarbeit oder Zeit außerhalb der Auftragsbedingungen sollten für Lohnabrechnung, Auslastung oder Prüfungszwecke verfügbar bleiben, ohne den dem Kunden berechneten Betrag zu erhöhen.
Wöchentliche Genehmigung hält Kundenabrechnung und Lohnabrechnungsprüfung nah am Arbeitsdatum. Mitarbeiter sollten vollständige Einträge vor der Prüfung einreichen, und Manager sollten genehmigen, ablehnen oder Korrekturen zurückgeben, bevor Summen in Rechnungen oder interne Berichte einfließen. Zeiträume mit hohem Volumen brauchen schnellere Prüfung, weil sich späte Korrekturen über mehr Kundendateien verteilen.
Fehlender Aufgabenkontext verursacht den längsten Bereinigungszyklus. Ein Zeiteintrag, der Stunden und eine Person enthält, aber keine klare Kundenaufgabe, zwingt den Prüfer dazu, den Leistungsumfang aus Kommentaren, Erinnerung oder Statusaktualisierungen zu rekonstruieren. Späte Stapelerfassung fügt ein weiteres Risiko hinzu, weil Beschreibungen mit der Zeit kürzer werden.
Schätzungen und erfasste Stunden unterstützen Entscheidungen zum Personaleinsatz, wenn jeder Eintrag mit Aufgabe und Person verknüpft bleibt. Prüfen Sie geplante Arbeit im Vergleich zur tatsächlichen Zeit, um zu sehen, welche Kundenprojekte mehr Kapazität als erwartet verbrauchen, und passen Sie dann künftige Zuweisungen, Stundensätze oder Prüfpunkte an, bevor der nächste Zyklus beginnt.
Everhour Timesheets erfassen wöchentliche Projektstunden und Arbeitsstunden je Person und ermöglichen es Managern dann, eingereichte Einträge vor Abrechnung oder Lohnabrechnungsprüfung zu genehmigen, abzulehnen, teilweise zu genehmigen und zu sperren. Eingereichte Zeit bleibt geschützt, sofern sie nicht zurückgezogen oder abgelehnt wird, wodurch Korrekturen sichtbar bleiben, bevor Summen nachgelagert weiterverarbeitet werden.
Everhour synchronisiert Asana-Projektnamen, Aufgabentitel, benutzerdefinierte Felder und Tags in die Berichterstattung, sodass erfasste Zeit nach der Arbeitsstruktur gruppiert bleiben kann, die das Unternehmen bereits nutzt. Berichte können fakturierbare Zeit, nicht fakturierbare Zeit, Beträge und Kosten enthalten und anschließend nach Excel exportiert werden.
Halten Sie Asana-Aufgabenarbeit mit eingereichten Timesheets, Managergenehmigungen, gesperrten Einträgen und Fakturierungsprüfung verknüpft. Everhour gibt Buchhaltungsunternehmen einen dauerhaften Genehmigungsdatensatz vor Lohnabrechnung oder Kundenrechnungsstellung.
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