Everhour bettet Zeiterfassung und Abrechnungsdaten in Asana-Arbeit ein, sodass kundenfertige Stunden mit Aufgaben verknüpft bleiben.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um eine Ansicht abrechenbarer Stunden für in Asana verwaltete Arbeit zusammenzustellen: Kundenprojekt, Aufgaben, zugewiesene Personen, erfasste Zeit, Abrechenbarkeitsstatus, Stundensatz und rechnungsfertige Summen. Ziel ist ein Bericht, der genau erklärt, welche Arbeit berechnet werden kann, welche Arbeit intern bleibt und welche Einträge korrigiert werden müssen, bevor jemand eine Kundenzusammenfassung oder Rechnung sendet.
Ein guter Bericht folgt der Arbeitsstruktur, die Ihr Team bereits nutzt. Aufgabennamen, Projektnamen, benutzerdefinierte Felder und Tags sollten in die Abrechnungsansicht übernommen werden, damit ein Kunde die Arbeit erkennen kann und ein Manager jede Summe bis zur ursprünglichen Aufgabe zurückverfolgen kann. Kommentare und Beschreibungen sind wichtig, wenn der Aufgabentitel für die Rechnungsprüfung zu allgemein ist.
Beginnen Sie mit einem Datumsbereich und einem einzelnen Kunden oder einem Projektumfang. Fügen Sie Aufgabe, Projekt, Mitglied, Datum, erfasste Zeit, Abrechenbarkeitsstatus, abrechenbaren Stundensatz, abrechenbaren Betrag und Kommentare hinzu. Verwenden Sie Kosten nur für die interne Prüfung, weil die Kundenabrechnung in der Regel den berechneten Betrag benötigt, während die Margenprüfung die Arbeitskosten hinter diesem Betrag benötigt. Lassen Sie nicht abrechenbare Einträge während der Prüfung sichtbar, damit Auslassungen und Ausschlüsse bewusst erfolgen.
Eine Aufgabe namens „Landing page QA" sollte beispielsweise die Person zeigen, die sie erfasst hat, den Arbeitstag, die Abrechenbarkeitskennzeichnung und den angewendeten Stundensatz. Wenn dasselbe Projekt interne Arbeit umfasst, markieren Sie diese Einträge separat, statt sie zu löschen. Das Entfernen interner Zeit lässt die Abrechnungssumme sauberer aussehen und zerstört den Prüfpfad, den ein Manager benötigt, wenn der Kunde den Leistungsumfang hinterfragt.
Legen Sie den Abrechnungsstatus auf Projektebene fest und markieren Sie dann einzelne Aufgaben oder Personen nur dann anders, wenn die Abrechnungsvereinbarung es erfordert. Ein Projekt auf Zeit- und Materialbasis kann benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze benötigen, wenn spezialisierte Arbeit mit einem anderen als dem Standardstundensatz abgerechnet wird. Dadurch wird verhindert, dass ein Bericht abrechenbare Arbeit, ausgeschlossene Arbeit und Stundensatz-Ausnahmen zu einer einzigen unerklärten Summe vermischt.
Belassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Spalten bis zur Genehmigung im selben Bericht. Ein Manager kann dann bestätigen, dass ausgeschlossene Einträge absichtlich ausgeschlossen sind und dass abrechenbare Einträge vor dem Export Stundensätze haben. Ein häufiger Fehler besteht darin, alles nur nach Projekt zu gruppieren; dadurch werden Ausschlüsse auf Aufgabenebene, Stundensatz-Ausnahmen und Einträge einer Person verborgen, deren Projektstundensatz für diesen Kunden anders festgelegt wurde.
Ein einmaliger Bericht reicht aus, wenn Sie ein Projekt, einen Datumsbereich oder einen Kundenabrechnungszyklus prüfen müssen und die zugrunde liegenden Einträge bereits vollständig sind. Exportieren Sie das bereinigte Ergebnis für die Tabellenkalkulationsprüfung, als Rechnungsnachweis oder für die Kundendiskussion. Der manuelle Weg funktioniert am besten, wenn Stundensätze stabil sind, das Team klein ist und niemand eine Genehmigungshistorie benötigt, nachdem der Bericht das Tool verlassen hat.
Verwenden Sie einen verwalteten Workflow, wenn sich abrechenbare Stunden täglich ändern, mehrere Personen Zeit auf dasselbe Asana-Projekt erfassen oder die Rechnungsprüfung von Genehmigungen und gesperrten Perioden abhängt. Everhour hält Erfassungssteuerungen in Asana, synchronisiert Projekte und Aufgaben in Berichte und stellt Administratoren Exporte für die Abrechnungsprüfung bereit. Dieses System macht aus dem Bericht statt einer einmaligen Datei einen wiederholbaren Abrechnungsnachweis.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Enthalten sein sollten der Abrechnungszeitraum, Kunde oder Projekt, Aufgabe, Teammitglied, erfasste Zeit, Abrechenbarkeitsstatus, Stundensatz, abrechenbarer Betrag sowie Kommentare oder Beschreibungen. Lassen Sie nicht abrechenbare Zeilen während der Prüfung sichtbar und filtern oder gruppieren Sie dann die endgültige Kundenansicht gemäß der Abrechnungsvereinbarung. Ein Bericht, der nur die gesamten Projektstunden zeigt, lässt zu viele Abrechnungsentscheidungen unerklärt.
Legen Sie die Standard-Abrechnungsmethode auf Projektebene fest und behandeln Sie Ausnahmen dann auf Aufgaben- oder Personenebene, wenn die Vereinbarung diese Arbeit anders einstuft. Belassen Sie ausgeschlossene Zeit in den Berichtsdaten, auch wenn sie nicht auf der Rechnung erscheint. Gelöschte Einträge machen Auslastung, Kosten und Projekthistorie weniger zuverlässig.
Gruppieren Sie zuerst nach Kunde oder Projekt und dann je nach Aufgabe des Prüfers nach Aufgabe, Mitglied oder Datum. Eine kundenorientierte Prüfung benötigt in der Regel erkennbare Aufgaben- oder Projektbezeichnungen. Eine interne Abrechnungsprüfung benötigt Mitglied, Stundensatz, abrechenbaren Betrag, nicht abrechenbare Zeit und Kosten, damit Manager die Summe vor dem Export verifizieren können.
Die Wiederverwendung derselben noch nicht in Rechnung gestellten Zeit über mehrere Abrechnungszyklen hinweg führt zu doppelter Rechnungsstellung. Markieren Sie Einträge als in Rechnung gestellt, nachdem sie in eine Rechnung aufgenommen wurden, und behalten Sie den Rechnungsstatus im Berichtsworkflow. Eine klare Abgrenzung des Berichtszeitraums ist ebenfalls wichtig, weil späte manuelle Einträge nach dem ersten Export erscheinen können.
Nehmen Sie Kosten für die interne Rentabilitätsprüfung auf, nicht für jeden kundenorientierten Bericht. Der abrechenbare Betrag zeigt, was dem Kunden berechnet wird; Kosten zeigen die Arbeitskosten hinter diesem Umsatz. Manager benötigen beides, wenn sie Marge, Festpreisprojekte oder Stundensatz-Ausnahmen prüfen. Ein Rechnungsnachweis für Kunden benötigt in der Regel abrechenbare Stunden, Stundensätze, Beträge und klare Arbeitsbeschreibungen.
Everhour fügt Zeiterfassungssteuerungen in Asana-Aufgaben und -Projekte ein und synchronisiert dann Projektnamen, Aufgabentitel, benutzerdefinierte Felder und Tags in seine Berichtsebene. So können Teams abrechenbare Stunden anhand derselben Asana-Arbeitsstruktur prüfen, die während der Leistungserbringung verwendet wurde, ohne Aufgabenkontext erneut einzugeben.
Everhour Billing & Invoicing markiert einbezogene Zeit nach dem Erstellen einer Rechnung als in Rechnung gestellt, sodass dieselben Einträge nicht mehr als noch nicht in Rechnung gestellte Arbeit erscheinen. Die Rechnungsansicht hält außerdem Status, Nummer, Ausstellungsdatum und Betrag mit dem Berichtsdatensatz für spätere Prüfungen verbunden.
Erfassen Sie Arbeit in Asana, halten Sie Projekt- und Aufgabenkontext synchronisiert und prüfen Sie abrechenbare Stunden über eine einzige Berichtsebene. Everhour wandelt Aufgabenzeit in sauberere Abrechnungsnachweise um.
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