Everhour hält Retainer-Stunden, Budgets und Berichte mit den Asana-Projekten verknüpft, in denen Ihr Team bereits arbeitet.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um wiederkehrende Kundenarbeit zu verwalten, die in Asana liegt: monatliche Service-Retainer, Support-Kontingente, Agentur-Retainer und laufende Umsetzungsprojekte. Die praktische Aufgabe besteht darin, Aufgaben, erfasste Zeit, Stundensätze, Abrechenbarkeit und Budgetfortschritt zu verbinden, damit das Team weiß, ob der Retainer im Plan liegt, bevor der Monat endet.
Eine nützliche Retainer-Ansicht beantwortet vier Fragen schnell: zu welchem Kunden oder Projekt die Zeit gehört, welche Aufgaben das Budget verbraucht haben, welche Stunden abrechenbar sind und wie viel Budget verbleibt. Zum Beispiel braucht ein monatlicher Retainer mit 40 Stunden Einträge auf Aufgabenebene, die geplante Umsetzung von interner Koordination, Kundengesprächen und Überarbeitungsarbeit trennen.
Beginnen Sie mit den kommerziellen Bedingungen, bevor Sie Stunden prüfen. Ein Retainer braucht in der Regel einen Zeitraum, eine Budgetart, eine Grundlage für Stundensätze, Abrechnungsregeln und eine Übertragungsrichtlinie, wenn der Vertrag erlaubt, ungenutzte Zeit mitzunehmen. Retainer mit Festpreis brauchen trotzdem erfasste Zeit, weil der Gewinn von der Differenz zwischen dem Honorar und der Arbeit abhängt, die für die Umsetzung erforderlich ist.
Benennen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Kategorien, bevor das Team Zeit erfasst. Strategiegespräche, vom Kunden angeforderte Überarbeitungen, Produktionsaufgaben und QA-Prüfungen können auf den Retainer angerechnet werden. Vertriebsnachverfolgung, interne Planung, administrative Bereinigung und Nacharbeit, die durch Ihr Team verursacht wurde, bleiben oft nicht abrechenbar. Die Bezeichnungen sind wichtig, weil ein sauberer Monatsabschlussbericht konsistente Eintragsregeln braucht.
Retainer-Probleme treten meist vor der Rechnungsphase auf. Ein Projekt kann aktiv und gesund wirken, während ein Kunde Stunden schneller verbraucht als geplant. Prüfen Sie die tatsächlich erfasste Zeit während des Monats gegen das Periodenbudget und gruppieren Sie den Bericht dann nach Projekt, Aufgabe, Mitglied und Abrechenbarkeit, um die Ursache der Überschreitung zu sehen.
Budgetschwellen machen aus der Prüfung eine Entscheidung. Eine Warnung bei 50 % kann eine Prüfung in der Mitte des Zeitraums auslösen, während eine Warnung bei 80 % die Erweiterung des Leistungsumfangs pausieren oder ein Kundengespräch starten kann. Der Warnprozentsatz sollte zur Retainer-Länge und zum Arbeitsrhythmus passen. Ein wöchentlicher Retainer braucht eine frühere Prüfung als ein monatlicher Account mit planbaren Arbeitsblöcken.
Eine einmalige Prüfung funktioniert für einen einzelnen Kunden, ein kurzes Projekt oder eine Bereinigung zum Monatsende. Exportieren Sie die Stunden, prüfen Sie das Budget, korrigieren Sie unklare Einträge und senden Sie die Kundenzusammenfassung. Dieser Prozess bricht zusammen, wenn mehrere Retainer gleichzeitig laufen, Stundensätze je Person unterschiedlich sind oder Manager jede Woche dieselbe Ansicht brauchen.
Ein verwalteter Workflow hält den Retainer-Datensatz aktuell, während die Arbeit ausgeführt wird. Everhour fügt eingebettete Zeiterfassungsfunktionen in Asana hinzu, synchronisiert Projekt- und Aufgabendetails, unterstützt Projektbudgets auf Stundensatzbasis, Festpreisbasis oder nicht abrechenbarer Basis und sendet E-Mail-Warnungen bei vom Admin definierten Budgetprozentsätzen. Berichte können Gesamtzeit, verbleibendes Budget, abrechenbare im Vergleich zu nicht abrechenbaren Stunden und exportierbare Details für die Prüfung zeigen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit dem Retainer-Zeitraum, dem Budgetbetrag, der Abrechnungsmethode und den Abrechnungsregeln aus der Kundenvereinbarung. Weisen Sie erfasste Zeit dem richtigen Asana-Projekt und den richtigen Aufgaben zu und prüfen Sie den Budgetfortschritt dann nach Zeitraum, statt auf die Rechnungsvorbereitung zu warten. Die Einrichtung sollte Umsetzungsarbeit, Account-Management, Überarbeitungen und interne Arbeit trennen, damit der Bericht erklärt, wohin der Retainer geflossen ist.
Abrechenbare Retainer-Stunden sind die Stunden, die von der Kundenvereinbarung abgedeckt sind. Häufige Beispiele sind genehmigte Umsetzungsaufgaben, geplante Kundentermine, angeforderte Überarbeitungen und Supportarbeit innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs. Nicht abrechenbare Stunden umfassen in der Regel interne Administration, Vertriebsarbeit, vermeidbare Nacharbeit und Zeit für das Korrigieren unklarer Einträge, sofern der Vertrag oder die Leistungsbeschreibung nichts anderes sagt.
Schneller Verbrauch früh im Zeitraum, wiederholte Arbeit an derselben Aufgabe, zunehmende nicht abrechenbare Bereinigung und Stunden, die ohne klare Beschreibungen erfasst wurden, verdienen alle eine Prüfung. Ein Kundengespräch sollte stattfinden, bevor das Budget ausgeschöpft ist, besonders wenn die verbleibende Arbeit nicht in den aktuellen Retainer-Zeitraum passt.
Vage Zeiteinträge erzeugen die meiste Reibung. Eine Zeile mit „Updates" erklärt weder die Aufgabe noch den Anfragenden oder das Ergebnis. Ein besserer Eintrag nennt das Arbeitsergebnis, die Aufgabe und die Kundenanfrage, etwa „Überarbeitungen der Homepage-Texte auf Basis von Kundenfeedback". Klare Einträge machen den Retainer-Bericht belastbar, ohne die Rechnung in eine lange Erklärung zu verwandeln.
Ungenutzte Zeit sollte erscheinen, wenn der Vertrag, die Richtlinie oder die Kundenvereinbarung sie relevant macht. Manche Retainer verfallen am Ende des Zeitraums, während andere Übertragungs- oder Gutschriftenregeln erlauben. Der Bericht sollte das Periodenbudget, die genutzte Zeit, die verbleibende Zeit und die angewendete Regel zeigen, damit die Finanzabteilung und der Kunde denselben Datensatz sehen.
Everhour Reporting verwandelt erfasste Asana-Arbeit in anpassbare Berichte mit mehr als 45 Spalten, Gruppierung, Filtern, Exporten und geplanter E-Mail-Zustellung. Ein Manager kann Retainer-Zeit nach Projekt, Aufgabe, Mitglied, Abrechenbarkeit, Budgetkennzahlen oder für den Kunden bestimmten Details gruppieren, bevor er die Prüfung teilt.
Everhour synchronisiert Asana-Projekte und -Aufgaben und erfasst dann Zeit gegen Projektbudgets nach Stundensatz, Festpreis oder nicht abrechenbar. Admins können Budgetwarnungen per E-Mail bei jedem Prozentsatz festlegen, sodass eine Retainer-Prüfung beginnt, wenn die Ausgaben die gewählte Schwelle erreichen, statt erst nach Abschluss des Zeitraums.
Verfolgen Sie genehmigte Stunden, Budgetfortschritt und kundenfertige Berichte aus der Asana-Arbeit, die Ihr Team bereits nutzt. Everhour gibt Managern aktuelle Retainer-Transparenz, bevor Abrechnungsentscheidungen fällig sind.
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