Everhour ergänzt Projektarbeit in Asana für wiederkehrende Verpflichtungen gegenüber Kunden um Retainer-Budgets, Kapazitätsplanung und Zeitberichte.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Retainer-Tracking gibt einer verantwortlichen Person, einem Account Lead oder einer prüfenden Person in der Finanzabteilung eine aktuelle Sicht auf Arbeit, die bereits für einen Kunden zugesagt wurde. Asana enthält den Projektplan: Aufgaben, Verantwortliche, Fälligkeitstermine und Status. Der Retainer-Datensatz verbindet diese Arbeit mit einem Zeitraum, einem Zielbudget, erfasster Zeit, Regeln zur Abrechenbarkeit und Prüfschritten, damit Sie sehen können, ob die aktive Verpflichtung noch im Plan liegt.
Nutzen Sie den Workflow für wiederkehrende Servicevereinbarungen, Support-Kontingente und langfristige Arbeit an Kundenergebnissen, die sich nach einem festen Zeitplan erneuert. Ein sauberer Datensatz verknüpft jede Asana-Aufgabe mit dem richtigen Retainer-Zeitraum, bevor Berichte, Budgetprüfungen oder Rechnungen die Daten verwenden. So werden enthaltene Arbeit, nicht abrechenbare Arbeit und zusätzlich genehmigte Arbeit nicht zu einer unlesbaren Gesamtsumme vermischt.
Ein nutzbarer Datensatz beginnt mit dem Kunden, dem Asana-Projekt, dem Retainer-Zeitraum und dem Zielbudget. Fügen Sie den Budgettyp, Zeit oder Geld, hinzu und definieren Sie dann die Gesamtsumme, die Stundensatzgrundlage, den Abrechenbarkeitsstatus und die Arbeitskategorien, die auf die Vereinbarung angerechnet werden. Aufgabenschätzungen geben Managern eine Plansicht; tatsächliche Zeiteinträge zeigen die bereits verbrauchte Arbeit.
Der tägliche Workflow sollte eine datierte Spur hinterlassen. Personen erfassen Zeit aus der relevanten Asana-Aufgabe, fügen eine Beschreibung hinzu, wenn der Aufgabentitel allein eine prüfende Person verwirren würde, und halten den Abrechenbarkeitsstatus vor der Freigabe korrekt. Stundensätze wandeln freigegebene Zeit dann in Kosten oder abrechenbare Beträge um, und Berichte können dieselbe Arbeit nach Projekt, Aufgabe, Person oder Datum gruppieren.
Wiederkehrende Retainer geraten außer Kontrolle, wenn alle Arbeit eine einzige Gesamtsumme teilt. Trennen Sie enthaltene Kundenaufgaben von internen nicht abrechenbaren Aufgaben und Arbeit, die eine separate Freigabe benötigt. Dasselbe Asana-Projekt kann alle drei Kategorien enthalten, aber die Retainer-Prüfung benötigt den Abrechenbarkeitsstatus, den Freigabestatus und eine Beschreibung, die präzise genug ist, um zu erklären, warum die Zeit in den Zeitraum gehört.
Wiederkehrende Budgets benötigen einen Rhythmus für das Zurücksetzen, der zur Vereinbarung passt, etwa täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Warnschwellen gehören vor die Budgetausschöpfung, weil die nützliche Entscheidung stattfindet, solange noch Zeit bleibt, Zuweisungen anzupassen, Aufgaben mit niedrigerer Priorität aufzuschieben oder zusätzliche Arbeit freizugeben. Eine späte Klassifizierung verursacht vermeidbare Nacharbeit während der Rechnungsprüfung.
Eine einmalige Retainer-Prüfung reicht für eine verantwortliche Person, ein Projekt und einen aktiven Zeitraum aus. Nutzen Sie sie, um zu bestätigen, ob erfasste Arbeit unter dem Ziel, nahe am Ziel oder bereits über dem Limit liegt. Ein einfacher Export funktioniert ebenfalls, wenn der Kunde nur eine Zusammenfassung benötigt und niemand Freigaben, gesperrte Datensätze oder wiederkehrende Budgethistorie braucht.
Ein verwalteter Workflow passt besser, sobald mehrere Personen Zeit erfassen, Manager Stundenzettel freigeben und der Retainer in die Abrechnung oder Lohnabrechnungsprüfung einfließt. Everhour Resource Planning ergänzt die Asana-Arbeit, die Ihr Team bereits ausführt, um visuelle Zeitpläne, Mitglieder- und Projektansichten, wöchentliche Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplante Abwesenheit und Vergleiche von geplanter und tatsächlicher Zeit.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein Retainer-Zeitraum benötigt ein Startdatum, ein Enddatum, ein Zeit- oder Geldziel und einen klar definierten Umfang enthaltener Arbeit. Verwenden Sie denselben Zeitraum in der Aufgabenverfolgung, Freigabeprüfung, Budgetberichten und Rechnungsprüfung. Gemischte Zeiträume lassen das verbleibende Budget größer oder kleiner erscheinen als die aktuelle Verpflichtung gegenüber dem Kunden.
Die prüfende Person benötigt den Aufgabennamen, das Projekt, die verantwortliche Person, das Datum, die Dauer, den Abrechenbarkeitsstatus, den Freigabestatus und eine kurze Beschreibung für unklare Arbeit. Aufgabenschätzungen helfen, geplante Arbeit mit tatsächlicher Zeit zu vergleichen. Tags oder Kategorien schaffen nur dann Mehrwert, wenn sie zur Art passen, wie der Kunde den Retainer zusammengefasst sehen möchte.
Verwenden Sie Stunden, wenn die Kundenverpflichtung ein Zeitkontingent ist. Verwenden Sie Geld, wenn die Vereinbarung eine Gebührenobergrenze oder Ausgabengrenze ist. Behalten Sie beide Ansichten bei, wenn Stundensätze Zeit in Kosten oder abrechenbare Beträge umwandeln, weil sich der Stundenstand und der Geldstand über Personen, Aufgaben und Stundensätze hinweg unterschiedlich entwickeln können.
Wiederkehrende Ziele bleiben sauber, wenn jeder Zeiteintrag zum richtigen aktiven Zeitraum gehört und der Zeitplan für das Zurücksetzen des Budgets zur Vereinbarung passt. Ein monatlicher Retainer sollte keine Arbeit aus dem nächsten Zeitraum aufnehmen. Späte Einträge müssen geprüft werden, bevor die Rechnung oder der Kundenbericht finalisiert wird, weil sie tatsächliche Zeit, Kosten und verbleibendes Budget verändern.
Budgetrauschen beginnt, wenn enthaltene Kundenarbeit, interne nicht abrechenbare Arbeit und separat genehmigte Arbeit dieselbe abrechnungsmäßige Behandlung teilen. Klassifizieren Sie die Arbeit vor der Freigabeprüfung und halten Sie die Beschreibung dann spezifisch genug, damit eine prüfende Person in der Finanzabteilung den Eintrag verstehen kann, ohne jedes Aufgabengespräch erneut zu öffnen.
Everhour Resource Planning zeigt Retainer-Zuweisungen auf visuellen Zeitplänen mit Mitglieder- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken und geplanter Abwesenheit. Manager können geplante Kapazität mit erfasster Zeit vergleichen, überlastete Personen erkennen und Asana-Projektarbeit anpassen, bevor eine wiederkehrende Verpflichtung gegenüber dem Kunden die geplante Kapazität überschreitet.
Everhour Project Budgeting verfolgt stundenbasierte oder geldbasierte Retainer-Budgets, während Personen Zeit auf Asana-Aufgaben erfassen. Administratoren können wiederkehrende Budgets festlegen, E-Mail-Warnschwellen bei jedem Prozentsatz konfigurieren und Projektzusammenfassungen für Gesamtzeit, verbleibendes Budget sowie abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Stunden prüfen.
Nutzen Sie Everhour Resource Planning, um Asana-Retainer-Arbeit über visuelle Zeitpläne, wöchentliche Kapazität, Verfügbarkeitslücken und geplante Abwesenheit abzubilden, und vergleichen Sie dann geplante Auslastung mit erfasster Zeit für realistische Retainer-Personalplanung.
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