Everhour bettet Zeiterfassung in Asana-Workflows ein, damit Projektstunden ohne doppelte Eingabe zu rechnungsbereiten Datensätzen werden können.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Asana-Projekte enthalten die Aufgaben, Verantwortlichen, Datumsangaben, Statusangaben, Tags und benutzerdefinierten Felder, die die Arbeit erklären. Rechnungsbereite Zeit ergänzt darüber eine Abrechnungsebene: wer die Arbeit erledigt hat, wie lange sie gedauert hat, ob der Eintrag abrechenbar ist, zu welchem Projekt oder welcher Aufgabe er gehört und welche Beschreibung der Kunde verstehen kann, ohne den vollständigen Aufgabenverlauf zu lesen.
Ein nützlicher Eintrag nennt die Aufgabe, erfasst das Arbeitsdatum, trennt abrechenbare von nicht abrechenbarer Zeit und hält Kommentare konkret. „Designprüfung, Homepage-Wireframe, 1,5 Stunden" bietet einem Prüfer mehr Wert als „Meeting". Klare Abrechnungszeit reduziert auch die Nacharbeit am Monatsende, weil die Abrechnungsentscheidung nah an der Arbeit getroffen wird und nicht Tage später aus dem Gedächtnis.
Abrechnungszeit wird erst dann zu Geld, wenn Stundensätze und Abrechenbarkeit angewendet werden. Ein Projekt kann je nach Kundenvereinbarung ein Festpreisbudget, einen Projektstundensatz, mitarbeiterbezogene Stundensätze oder aufgabenspezifische Stundensätze verwenden. Die Abrechnungseinrichtung sollte zum Vertrag passen, bevor das Team umfangreiche Stunden erfasst, weil nachträgliche Stundensatzänderungen die Prüfung verlangsamen und den Korrekturaufwand erhöhen.
Nicht abrechenbare Arbeit gehört trotzdem in den Datensatz, wenn sie die Kosten der Leistungserbringung oder die Marge beeinflusst. Interne Abstimmung, Nacharbeit oder Verwaltungszeit erscheinen möglicherweise nicht auf der Rechnung, erklären aber dennoch, warum ein Projekt mehr Arbeitszeit verbraucht hat als erwartet. Trennen Sie nicht abrechenbare Einträge von abrechenbarer Kundenarbeit, statt sie in breiten Aufgabensummen zu verstecken.
Ein sauberer Rechnungsprozess braucht einen Kontrollpunkt zwischen erfasster Arbeit und der endgültigen Rechnung. Der Prüfer kontrolliert fehlende Datumsangaben, vage Beschreibungen, ungewöhnlich hohe Tagessummen, falsche Abrechenbarkeit und Einträge, die dem falschen Projekt zugewiesen sind. Diese Prüfung bestätigt außerdem, dass erstattungsfähige Ausgaben, Rabatte, Steuern und Zahlungsbedingungen dem Kundendatensatz oder der Rechnungsvereinbarung entsprechen.
Genehmigte Zeit sollte geschützt werden, bevor die Abrechnung beginnt. Sobald ein Zeitraum geschlossen ist, können späte Änderungen Summen verändern, die ein Kunde bereits gesehen hat. Teams, die aus Asana-Projekten Rechnungen erstellen, sollten geprüfte Zeiträume sperren, einen Aktivitätsverlauf für Korrekturen führen und eine Person für die endgültige Abrechnungsgenehmigung verantwortlich machen.
Ein einmaliger Export funktioniert, wenn der Auftrag klein ist, der Kunde eine einfache Zeitaufschlüsselung akzeptiert und nur eine Person am Projekt beteiligt war. Der Workflow braucht mehr Struktur, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Stundensätze je nach Mitglied oder Aufgabe variieren oder die Rechnung mit genehmigten Timesheets, Budgetstatus und Buchhaltungsdatensätzen übereinstimmen muss.
Everhour verbindet Asana-Aufgaben mit eingebetteten Timern, synchronisierten Projektmetadaten, Abrechnungseinstellungen, Rechnungen und Buchhaltungsexporten. So erhalten Teams einen belastbaren Weg von der Aufgabenarbeit zur Kundenabrechnung: Zeit wird in Asana erfasst, in Timesheets und Berichten geprüft, in Rechnungspositionen umgewandelt und bei Bedarf nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Aufgabentitel, Projekt, zuständige Person, Tags, benutzerdefinierte Felder und Kommentare helfen, abgerechnete Arbeit zu erklären. Der Rechnungsdatensatz braucht außerdem das Arbeitsdatum, die Zeitdauer, die Abrechenbarkeit, die Grundlage des Stundensatzes und eine Beschreibung, die kurz genug für die Kundenprüfung ist. Vage Aufgabennamen führen zu Abrechnungsfragen, verwenden Sie daher rechnungsorientierte Kommentare, wenn der Aufgabentitel eine interne Kurzform ist.
Die Kundenvereinbarung bestimmt die Gruppierung. Positionen auf Projektebene eignen sich für Retainer-Vereinbarungen und Festpreiszusammenfassungen. Positionen auf Aufgabenebene eignen sich, wenn der Kunde Arbeitsergebnisse prüft. Gruppierung nach Person oder Datum eignet sich für Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand, die Arbeitszeitdetails erfordert. Verwenden Sie die kleinste Gruppierung, die der Kunde braucht, weil zu viele Details die Genehmigung der Rechnung erschweren.
Späte Einträge brauchen eine klare Stichtagsregel. Fügen Sie sie der nächsten Rechnung hinzu, wenn die Kundenvereinbarung dies erlaubt, oder überarbeiten Sie den Entwurf vor dem Versand, wenn der Zeitraum noch offen ist. Vermeiden Sie es, Zeit zu bearbeiten, die bereits in Rechnung gestellt wurde, es sei denn, der Abrechnungsverantwortliche dokumentiert die Korrektur und bestätigt, wie der Kunde sie sehen wird.
Doppelte Abrechnung entsteht, wenn dieselbe genehmigte Zeit in mehr als einem Abrechnungslauf erscheint. Markieren Sie in Rechnung gestellte Zeit als in Rechnung gestellt, halten Sie geprüfte Zeiträume gesperrt und trennen Sie neue Arbeit von korrigierter Arbeit. Der Prüfer sollte nicht abgerechnete Summen kontrollieren, bevor er eine neue Rechnung erstellt, damit zuvor abgerechnete Stunden nicht wieder in die Warteschlange gelangen.
Nicht abrechenbare Arbeit sollte in der internen Rechnungsprüfung erscheinen, auch wenn sie nicht auf der Kundenrechnung steht. Sie erklärt Projektkosten, Marge und Aufwand für die Leistungserbringung. Markieren Sie den Eintrag als nicht abrechenbar, statt ihn zu löschen, und schließen Sie ihn dann aus dem kundenbezogenen Betrag aus, während er für Berichte verfügbar bleibt.
Everhour bettet Erfassungssteuerungen in Asana-Aufgaben ein und synchronisiert Asana-Projekte, Aufgabentitel, benutzerdefinierte Felder und Tags in seine Berichtsebene. Teams können den Arbeitskontext in Asana behalten, während Everhour erfasste Zeit in Timesheets, Abrechnungsberichte, Rechnungen und Buchhaltungsexporte überführt.
Everhour markiert Zeit als in Rechnung gestellt, nachdem sie in eine Rechnung aufgenommen wurde, sodass dieselben Einträge nicht erneut als nicht abgerechnete Arbeit erscheinen. Das schützt künftige Abrechnungsläufe und hält den Rechnungsstatus mit Projekt- und Abrechnungsberichten verbunden.
Erfassen Sie Zeit in Asana, prüfen Sie abrechenbare Einträge und leiten Sie saubere Abrechnungsdaten weiter. Everhour verbindet Aufgabenarbeit, Genehmigungen, Rechnungen und Buchhaltungsexporte in einem Abrechnungsworkflow.
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