Personaldienstleister benötigen Zeitaufzeichnungen auf Einsatzebene. Everhour erfasst Stunden für die Lohnabrechnungsprüfung, Kundenabrechnung und Freigaben.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Personaldienstleister setzen ihre Beschäftigten für begrenzte Zeiträume bei Kundenunternehmen ein, oft an Einsatzorten, die die Agentur nicht direkt beaufsichtigt. Der Stundennachweis muss Arbeitskraft, Kunde oder Einsatzbetrieb, Einsatz, Standort, Datum, Tagesstunden und Wochensumme identifizieren. Diese Felder machen aus verstreuten Schichtberichten einen Lohnabrechnungs- und Abrechnungsdatensatz, der dem richtigen Kundenauftrag zugeordnet ist.
Die Größenordnung macht saubere Aufzeichnungen notwendig. US-amerikanische Staffing-, Recruiting- und Workforce-Solutions-Unternehmen boten 2024 Möglichkeiten für etwa 11 Millionen Beschäftigte, wobei in einer durchschnittlichen Woche fast 2,2 Millionen Zeitarbeits- und Vertragsbeschäftigte arbeiteten. Das BLS meldete im Mai 2026 saisonbereinigt 2,49 Millionen Beschäftigte auf der Lohnliste von Zeitarbeitsdienstleistungen. Ein brauchbares System muss Zeit nach Kunde, Einsatz, Rolle und Standort gruppieren.
Ein Stundennachweis für Personaldienstleister braucht mehr als Startzeit, Endzeit und Gesamtstunden. Für jede nicht freigestellte Arbeitskraft, die unter die Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA fällt, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die Gesamtstunden jeder Arbeitswoche enthalten. Lohnabrechnungsdatensätze benötigen außerdem die Vergütungsbasis, den regulären Stundensatz, reguläre Vergütung, Überstundenvergütung, Gesamtlohn, Zahlungsdatum und den abgedeckten Zahlungszeitraum.
Die Kundenabrechnung fügt eine zweite Ebene hinzu. Ein sauberer Eintrag zeigt Einsatzcode, abrechenbaren Status, vom Kunden genehmigte Stunden, Lohnsatz, Abrechnungssatz und jede Notiz, die nötig ist, um eine kurze Schicht, eine versäumte Essenspause, eine korrigierte Stempelung oder einen abgelehnten Eintrag zu erklären. Eine Lagerarbeitskraft, die von Montag bis Freitag Kunde A zugewiesen ist, sollte keine undifferenzierte Wochensumme mit einem separaten Büroeinsatz für Kunde B teilen.
Kundenverantwortliche bestätigen häufig Stunden, aber der Personaldienstleister benötigt dennoch seinen eigenen vollständigen Zeitdatensatz. NAICS 561320 beschreibt Zeitarbeitsbetriebe als Einrichtungen, die Arbeitskräfte an Kundenunternehmen überlassen, während die Arbeitskräfte Beschäftigte des Zeitarbeitsdienstleistungsbetriebs bleiben. Diese Struktur macht Einsatzfreigaben nützlich, ersetzt aber nicht den Agenturdatensatz, der für Lohnabrechnung, Lohn-Compliance und Abrechnung verwendet wird.
Der häufige Fehler besteht darin, eine Kunden-E-Mail, eine Anwesenheitsliste oder eine Schichtnachricht als vollständigen Stundennachweis zu behandeln. Diese Quellen können eine Korrektur oder Freigabe unterstützen, aber der endgültige Datensatz benötigt weiterhin Arbeitskraft, Kunde, Einsatz, Tagesstunden, Wochenstunden, Vergütungsbasis, regulären Satz, Überstunden und Zahlungszeitraum. Bewahren Sie Lohnabrechnungsdatensätze mindestens drei Jahre und Zeitkarten, Arbeitspläne und Lohnsatztabellen zwei Jahre lang auf.
Ein einfacher Stundennachweis reicht für eine einmalige Vermittlung, einen kleinen Einsatzplan oder einen wöchentlichen Export, den ein Inhaber manuell prüft. Er funktioniert, wenn eine Person Stunden bestätigen, Überstunden prüfen, dem Kunden eine Rechnung stellen und den Datensatz ablegen kann, ohne Vorgesetzten hinterherzulaufen oder mehrere Tabellen abzugleichen. Der Schwellenwert verschiebt sich, sobald Einsätze mehrere Kunden, Standorte, Rollen und Lohnsätze umfassen.
Ein verwalteter Workflow gibt Staffing-Teams ein dauerhaftes Aufzeichnungssystem. Arbeitskräfte erfassen Zeit mit Timern oder manuellen Einträgen, Manager prüfen eingereichte Stunden, genehmigte Datensätze fließen in Berichte ein, und gesperrte Zeiträume schützen Lohnabrechnungsänderungen nach der Prüfung. Everhour passt zu diesem Schritt, wenn Einsatzzeiten in Reporting, Budgets, Rechnungen und Lohnabrechnungsprüfung übergehen müssen, ohne dieselben Wochensummen erneut einzugeben.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein Stundennachweis für Personaldienstleister sollte Name der Arbeitskraft, Kunde oder Einsatzbetrieb, Einsatz, Standort, Datum, Tagesstunden, gesamte Wochenstunden, Vergütungsbasis, regulären Satz, Überstundenvergütung, Gesamtlohn und den Zahlungszeitraum erfassen. Kundenfreigabe, abrechenbarer Status, Abrechnungssatz und Korrekturhinweise helfen, denselben Datensatz mit der Lohnabrechnungsprüfung und Kundenabrechnung zu verbinden.
Der FLSA verlangt von erfassten Arbeitgebern, genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitskräfte zu führen, verlangt aber kein bestimmtes Zeiterfassungsformular oder -system. Ein Papierbogen, eine Tabelle, eine Stempeluhr oder ein Software-Workflow kann funktionieren, wenn der Datensatz für Tagesstunden, Wochenstunden, Vergütung und Überstunden vollständig und genau ist.
Der FLSA verlangt Überstundenzuschläge nicht allein für Arbeit am Samstag, Sonntag, Feiertag oder regulären Ruhetag. Sofern sie nicht freigestellt sind, müssen erfasste Beschäftigte Überstundenvergütung für Stunden erhalten, die über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche geleistet wurden, und zwar zu mindestens dem Eineinhalbfachen des regulären Satzes. Ein einzelstaatliches Gesetz, eine Richtlinie, ein Vertrag oder eine Kundenvereinbarung kann einen anderen Zuschlag hinzufügen.
FLSA-Überstunden verwenden eine feste, regelmäßig wiederkehrende 168-Stunden-Arbeitswoche, und Stunden dürfen für FLSA-Überstundenzwecke nicht über zwei oder mehr Arbeitswochen gemittelt werden. Eine Arbeitskraft mit 45 Stunden in einer Woche und 35 Stunden in der nächsten hat in der 45-Stunden-Woche ein wöchentliches Überstundenthema, vorausgesetzt, die Arbeitskraft ist erfasst und nicht freigestellt.
Der häufigste Streit beginnt, wenn die Agentur nur eine Wochensumme aufzeichnet und nicht zeigen kann, welcher Kunde, Einsatz, Standort oder Tag die Stunden verursacht hat. Staffing-Kunden genehmigen bestimmte Schichten oder Platzierungen, daher erschweren vage Summen die Erklärung von Überstunden, abgelehnten Stunden, fehlenden Stempelungen und Rechnungspositionen.
Everhour Time Tracking erfasst Aufgaben- und Projektstunden über Live-Timer oder manuelle Einträge und sendet diese Zeit dann in Timesheets, Berichte, Budgets, Rechnungen und die Lohnabrechnungsprüfung. Admins können Freigaben, Erinnerungen, gesperrte Zeiträume und Timer-Regeln nutzen, um wöchentliche Staffing-Stunden vor Lohnabrechnung oder Abrechnung prüfbar zu halten.
Everhour Reporting verwandelt erfasste Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in konfigurierbare Berichte mit Filtern, Gruppierung, Datumsbereichen und Exportoptionen. Ein Staffing-Manager kann Zeit nach Kunde, Einsatz, Mitglied, abrechenbarer Zeit, Arbeitskosten oder Rechnungsstatus gruppieren, bevor Datensätze mit der Buchhaltung geteilt werden.
Erfassen Sie Einsatzstunden einmal, genehmigen Sie sie vor der Lohnabrechnung, und nutzen Sie Everhour Time Tracking, um saubere Staffing-Datensätze in Berichte, Rechnungen und die Lohnabrechnungsprüfung zu übertragen.
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