Everhour erfasst Einsatzstunden und Genehmigungen, während die Personalauslastung von abgerechneter Kundenarbeit im Verhältnis zur verfügbaren Einsatzkapazität abhängt.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
Branchendurchschnitt für Agenturen: 75-85 %
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Messung
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Ein Auslastungsgrad für Personaldienstleister beantwortet eine praktische Frage: Wie viel verfügbare Kapazität von temporären oder Vertragsarbeitskräften wurde im selben Zeitraum zu abgerechneten Kunden-Einsatzstunden. Der Zähler sind Stunden, die für Kundeneinsätze abgerechnet wurden. Der Nenner sind verfügbare Einsatzstunden für dieselben Arbeitskräfte und Daten, nachdem Ihre Richtlinie festlegt, wie PTO, Feiertage, Bench-Zeit, unbezahlter Urlaub und geplante, aber unbesetzte Schichten behandelt werden.
Diese Berechnung sollte von Kennzahlen für internes Unternehmenspersonal getrennt bleiben. Recruiter, Account Manager und Payroll-Mitarbeitende haben nicht dieselbe Logik für abrechenbare Kapazität wie Einsatzmitarbeitende. ASA verwendet bei der Fluktuation eine getrennte Behandlung für internes Unternehmenspersonal und temporäre oder Vertragsmitarbeitende, weil sich die Gruppen unterscheiden. Die Personalauslastung braucht dieselbe Trennung, sonst verbirgt ein gemischter Prozentsatz gleichzeitig Bench-Kosten und interne Arbeitslast.
Beginnen Sie mit der erwarteten Einsatzkapazität, nicht mit der jährlichen Mitarbeiterzahl. ASA berichtet, dass in einer durchschnittlichen Woche im Jahr 2024 etwa 2,2 Millionen temporäre und Vertragsmitarbeitende für US-amerikanische Personaldienstleistungsunternehmen arbeiteten, während etwa 11 Millionen Mitarbeitende im Laufe des Jahres Chancen erhielten. Wöchentliche Kapazität und jährliche Mitarbeiterzahlen messen unterschiedliche Dinge und sollten daher nicht in einem Auslastungsnenner vermischt werden.
Eine US-amerikanische Agentur verwendet häufig eine 40-Stunden-Woche als Bruttokapazitätsbasis, weil die bundesweiten Überstundenregeln verlangen, dass erfasste nicht freigestellte Mitarbeitende Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 in einer festen Arbeitswoche von 168 Stunden erhalten. Der FLSA definiert keine Vollzeitbeschäftigung und verlangt keine Zahlung für Urlaub, Krankheitsurlaub oder Feiertage. Ihr Nenner sollte dem erwarteten Arbeitsplan der Arbeitskraft, den Einsatzbedingungen und der Unternehmensrichtlinie folgen.
Verwenden Sie diese Formel: abgerechnete Einsatzstunden geteilt durch verfügbare Einsatzstunden, multipliziert mit 100. Wenn vier Vertragsarbeitskräfte jeweils 40 verfügbare Einsatzstunden in einer Woche haben, beträgt der Nenner 160 Stunden. Wenn die Agentur Kunden 152 dieser Stunden in Rechnung stellt, liegt die Auslastung bei 95 %. Die verbleibenden 8 verfügbaren Stunden stehen für Bench-Zeit, unbesetzte Planzeit, Abwesenheitsbehandlung oder eine andere Kategorie, die Ihre Richtlinie benennen sollte.
Der Umsatzwert ist eine separate Ebene. Wenn der Kundenabrechnungssatz 42 $ pro Stunde beträgt, tragen die 152 abgerechneten Stunden 6.384 $ abrechenbaren Umsatz vor Lohnkosten, Lohnnebenkosten, Rabatten oder Abschreibungen. Die Bruttomarge hängt dann von Umsatz, Arbeitskosten und Spread ab. ASA benchmarked Umsatz, Arbeitskosten und Bruttomarge getrennt von abgerechneten Stunden, daher sollte die Auslastung die Kapazitätsumwandlung messen, nicht die Rentabilität.
Ein einzelner agenturweiter Prozentsatz kann Führungskräfte in die Irre führen, weil Staffing-Linien unterschiedliche Arbeitspläne und Rollenmixes nutzen. Der Berufsgruppenmix von ASA umfasst Industrie-, Büro-, Verwaltungs-, professionelle und Management-, Engineering-, IT- und wissenschaftliche sowie Gesundheitswesen-Personaldienstleistungen. Jede Linie kann unterschiedliche erwartete Arbeitspläne, Muster von Kundenstornierungen, Überstundenexposition und Besetzungsverhalten haben, daher sollte ein Benchmark nicht jeden Desk steuern.
Auftragsbesetzungsrate und durchschnittliche Zeit zur Besetzung von Aufträgen erklären, warum verfügbare Kapazität unabgerechnet bleibt, sind aber separate Kennzahlen. Eine niedrige Besetzungsrate kann offene Nachfrage hinterlassen, während eine niedrige Auslastung verfügbare Arbeitskräfte ohne genügend abgerechnete Einsätze zeigen kann. Verfolgen Sie beides und vergleichen Sie dann die Auslastung nach Staffing-Linie, Niederlassung, Kunde und Einsatzart, bevor Sie Recruiter-Ziele ändern oder Aufträge mit niedrigerer Marge annehmen.
Eine einmalige Berechnung reicht für eine Stichprobe aus, etwa um zu bestätigen, ob eine wöchentliche Kohorte 95 % Auslastung erreicht hat oder ob eine Kundenstornierung 8 unabgerechnete Stunden verursacht hat. Sie funktioniert auch für eine schnelle Schätzung zum Monatsende, wenn Ihre abgerechneten Stunden und verfügbaren Einsatzstunden bereits in sauberen Berichten vorliegen.
Ein gesteuerter Workflow wird notwendig, wenn Stundenzettel genehmigt werden müssen, Zeiträume gesperrt werden müssen, die Kundenabrechnung konsistente Quelldaten benötigt oder die Payroll-Prüfung von denselben Stunden abhängt. Everhour Time Tracking ermöglicht Teams, Stunden über Timer oder manuelle Einträge zu erfassen, Timesheets zu genehmigen, abgeschlossene Zeiträume zu sperren und die akzeptierten Stunden in Reporting, Budgetierung, Rechnungsstellung und Payroll-Prüfung einzuspeisen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Personaldienstleister berechnen die Auslastung als abgerechnete Kunden-Einsatzstunden geteilt durch verfügbare Einsatzstunden für dieselben temporären oder Vertragsarbeitskräfte und denselben Zeitraum und multiplizieren dann mit 100. Der Nenner muss der Richtlinie der Agentur für PTO, Feiertage, Bench-Zeit, unbezahlten Urlaub und unbesetzte Dienstpläne folgen. Internes Unternehmenspersonal sollte getrennt von Einsatzkräften gemessen werden.
Bench-Zeit sollte im Nenner bleiben, wenn die Arbeitskraft für einen Einsatz verfügbar war und die Agentur ungenutzte abrechenbare Kapazität messen möchte. Das Entfernen von Bench-Zeit lässt die Auslastung sauberer aussehen, verbirgt aber die Kosten dafür, verfügbare Arbeitskräfte ohne abgerechnete Kundenstunden vorzuhalten. Schließen Sie nur Zeit aus, die Ihre Richtlinie als nicht verfügbar behandelt, etwa genehmigten Urlaub oder einen geschlossenen Feiertag.
Es gibt kein einzelnes öffentliches Auslastungsziel für Personaldienstleister. Der Operations-Benchmark von ASA ist peer-basiert und umfasst viele Kennzahlen zu temporärer Beschäftigung, Vertragsarbeit und Direktvermittlung, aber seine öffentliche Beschreibung veröffentlicht keinen Standardprozentsatz für alle Agenturen. Legen Sie Ziele nach Staffing-Linie, Rollenfamilie, erwartetem Arbeitsplan, Markt und danach fest, ob die Kennzahl Einsatzkräfte oder internes Personal abdeckt.
Die durchschnittliche wöchentliche Beschäftigung kann Workforce-Ratios unterstützen, ersetzt aber nicht verfügbare Einsatzstunden. ASA definiert die durchschnittliche wöchentliche Beschäftigung, indem Mitarbeitende in der Woche gezählt werden, die den 12. jedes Monats enthält, diese 12 Zählungen summiert und durch 12 geteilt werden. Das schafft einen Mitarbeiterzahl-Proxy, keinen stundenbasierten Nenner für Auslastung.
Der Vollzeitstatus beeinflusst die Kapazität nur über den erwarteten Arbeitsplan der Arbeitskraft. ASA berichtet, dass 73 % der Staffing-Mitarbeitenden Vollzeit arbeiten, aber ein Auslastungsnenner sollte nicht davon ausgehen, dass jede Arbeitskraft dieselbe 40-Stunden-Kapazität hat. Verwenden Sie die geplante oder Einsatzkapazität jeder Arbeitskraft und wenden Sie dann denselben Zähler für abgerechnete Stunden für den passenden Zeitraum an.
Everhour Time Tracking erfasst Aufgaben- und Projektstunden über Live-Timer oder manuelle Einträge und leitet eingereichte Zeit dann vor Berichten, Abrechnung oder Payroll-Prüfung durch die Genehmigung. Admins können abgeschlossene Zeiträume sperren, Erinnerungen senden und das Timer-Verhalten konfigurieren, damit akzeptierte Stunden zur Quelle für Auslastungsberichte werden.
Erfassen Sie genehmigte Staffing-Stunden, bevor Auslastung zu Rätselraten wird. Everhour Time Tracking gibt Teams Timer, manuelle Einträge, Genehmigungen und gesperrte Zeiträume, die sauberere Abrechnung und Payroll-Prüfung unterstützen.
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