Everhour macht aus Agenturzeit Berichte und Rechnungen, während PR-Abrechnung weiterhin klare Details zu Kampagnen, Retainern und Auslagen braucht.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
PR-Agenturen stellen üblicherweise Kampagnen, Projekte und Retainer-Verträge in Rechnung. Die Rechnung sollte den Kunden, den Namen des Engagements, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Abrechnungszeitraum, die Zahlungsbedingungen und die Gebührenstruktur zeigen, die zum unterzeichneten Leistungsumfang passt. Ein laufendes Media-Relations-Konto benötigt ein anderes Layout als ein einmaliges Krisenkommunikationsprojekt oder ein Event-Launch.
Verwenden Sie Positionen, die die Arbeit klar genug beschreiben, damit ein Kundenprüfer sie genehmigen kann, ohne den Vorschlag erneut zu lesen. Praktische PR-Positionen umfassen Strategie, Media Relations, Content-Erstellung, Social Media, Events, Reputationsmanagement, Stakeholder-Engagement, Recherche, Planung, Budgetierung und Auswertung. Fügen Sie erstattungsfähige Kosten separat hinzu, wenn die Vereinbarung Drittanbieter-Kosten als zusätzlich zu den Agenturgebühren behandelt.
Eine PR-Rechnung sollte der Struktur folgen, die vor Arbeitsbeginn vereinbart wurde. Bei einem Retainer-Vertrag geben Sie den monatlichen Retainer, den Abrechnungszeitraum, den Verweis auf die Vertragslaufzeit und die Bedingungen zur Kündigungsfrist an, wenn sie sich auf Verlängerung oder Kündigung auswirken. Bei einer Kampagne oder einem Projekt gruppieren Sie die Gebühren nach Phase, Meilenstein, Deliverable oder vereinbarter Gebührenposition, damit die Rechnung zum Angebot passt.
Budgetdetails sind wichtig, weil PR-Briefings häufig ein Jahres- oder Monatsbudget, eine Rate Card, Mehrwertleistungen und eine separate Behandlung zusätzlicher Kosten verwenden. Eine saubere Rechnung hält Agenturgebühren, durchlaufende Auslagen, Rabatte, Steuern und Zahlungsbedingungen in getrennten Feldern. Für Rechnungen des privaten Sektors in den Vereinigten Staaten gibt es kein einheitliches bundesweit vorgeschriebenes Format, daher tragen der Vertrag und die Aufzeichnungen die Last.
Eine vage Position wie „PR-Services" verlangsamt die Genehmigung, weil sie die Entscheidung verbirgt, die der Kunde treffen muss. Ersetzen Sie sie durch Positionen, die an das Engagement gebunden sind, wie „Q2-Media-Relations-Retainer", „Planung der Produktlaunch-Kampagne" oder „Erstattungsfähige Anzahlung für Event-Location". Fügen Sie Daten, Mengen, Sätze und Gesamtpreise hinzu, wenn das Gebührenmodell Stunden oder einzeln aufgeführte Kosten verwendet.
Sales Tax erfordert eine separate Prüfung, weil die Vereinigten Staaten bundesstaatliche und lokale Sales-and-Use-Tax-Regeln haben, kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart. Kalifornien besteuert im Allgemeinen Einzelhandelsverkäufe von materiellen persönlichen Gegenständen und nur einige Dienstleistungs- oder Arbeitsentgelte, während Texas 16 breite Kategorien steuerpflichtiger Dienstleistungen definiert.
Eine kostenlose Rechnung reicht für eine einzelne Kampagne, ein kurzes Projekt oder ein kleines Retainer-Konto mit einer monatlichen Gebühr und wenigen Auslagenpositionen aus. Sie funktioniert am besten, wenn Sie den genehmigten Umfang, das Fälligkeitsdatum, die steuerliche Behandlung und die durchlaufenden Kosten bereits kennen und nur ein kundenfertiges Dokument für die Abrechnung benötigen.
Ein verwalteter Workflow passt zu PR-Agenturen, die mehrere Kunden abrechnen, Retainer mit Projektarbeit kombinieren oder abrechenbare Stunden nach Kunde, Kampagne, Person und Aufgabe benötigen. Everhour Reporting kann erfasste Zeit mit über 45 Spalten gruppieren und filtern und anschließend Agentur-Abrechnungsdaten zur Prüfung exportieren, bevor die Rechnung in die Buchhaltung übergeht.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung einer PR-Agentur benötigt die Agentur- und Kundendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Abrechnungszeitraum, Engagement-Namen, Positionen, Gebühren, erstattungsfähige Kosten, Steuern, wenn zutreffend, Zahlungsbedingungen und Überweisungsdetails. Retainer-, Kampagnen- und Projektrechnungen sollten außerdem den Umfang oder die Phase benennen, damit der Kunde die Rechnung dem genehmigten Angebot zuordnen kann.
Separate Auslagenpositionen funktionieren am besten, wenn der Vertrag Kosten als zusätzlich zu den Agenturgebühren behandelt. Anzahlungen für Locations, Media-Monitoring-Tools, Reisen, Produktionsdienstleister oder Eventkosten sollten vom Retainer oder Servicehonorar getrennt bleiben. Diese Struktur macht durchlaufende Kosten leichter prüfbar und verhindert, dass die Agenturgebühr aufgebläht wirkt.
Eine Rechnung kann beides enthalten, wenn die Kundenvereinbarung es erlaubt und die Positionen klar bleiben. Verwenden Sie einen Abschnitt für den wiederkehrenden Retainer und einen weiteren für genehmigte Kampagnen-, Projekt- oder erstattungsfähige Gebühren. Abrechnungszeitraum, Engagement-Name und Positionsbeschreibungen sollten jede Gebühr auf den Umfang oder die Änderungsfreigabe rückführbar machen.
PR-Agenturen benötigen kein berufsweit einheitliches KPI-Feld auf jeder Rechnung. KPI-Verweise helfen, wenn der Vertrag die Abrechnung an Outputs, Outcomes oder Impact-Reporting bindet. In diesem Fall kann die Rechnung auf den Berichtszeitraum oder das Deliverable verweisen, während der detaillierte KPI-Bericht in einem separaten Kundenbericht bleibt.
Es gibt keinen universellen Verzugsgebühren-Prozentsatz oder kein universelles Zahlungsziel für PR-Agenturen, das berufsweit gilt. Fälligkeitsdaten und Verzugsentgelte sind kommerzielle Bedingungen, die im Engagement-Vertrag oder in der Rechnung anzugeben sind. Net-15, Net-30, Meilenstein-Fälligkeitsdaten und Retainer-Zahlungspläne benötigen alle eine klare Formulierung, bevor der Kunde die Rechnung erhält.
Everhour Reporting ermöglicht PR-Agenturen, Berichte mit Spalten für Kunde, Projekt, Mitglied, Aufgabe, abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Gewinn, Rechnungsstatus und Budgetkennzahlen zu erstellen. Teams können die Daten nach Kampagne, Retainer oder Kunde gruppieren und filtern und anschließend Berichte als CSV, Excel/XLSX oder PDF für die Abrechnungsprüfung exportieren.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen und abrechenbaren Auslagen und schließt nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungspositionen können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden, um dem bevorzugten Abrechnungsformat des Kunden zu entsprechen.
Erfassen Sie PR-Arbeit nach Kunde, Kampagne und Retainer und verwenden Sie dann Everhour Reporting, um abrechenbare Zeit, Kosten, Margen und Rechnungsstatus vor der Abrechnung zu prüfen.
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