Abrechenbare Zeit erzeugt den Kundenrechnungsbetrag; nicht abrechenbare Zeit erklärt die Marge. Everhour hält beides nach Projekt und Budget sichtbar.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
Verwaltung, Meetings, interne Arbeit
Branchendurchschnitt liegt bei 75-80 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Berechnung von abrechenbarer vs. nicht abrechenbarer Zeit beantwortet drei praktische Fragen: wie viele genehmigte Stunden dem Kunden berechnet werden können, wie viele Stunden intern bleiben sollten und welchen Kundenbetrag diese abrechenbaren Stunden erzeugen. Es ist nicht nur eine Zeitsumme. Die Aufteilung wirkt sich auf Rechnungen, Projektmarge, Personalentscheidungen und darauf aus, ob ein Festpreis- oder Retainer-Projekt mehr Arbeit verbraucht als geplant.
Verwenden Sie abrechenbare Stunden für Arbeit, deren Bezahlung der Kunde gemäß den Auftragsbedingungen zugestimmt hat. Verwenden Sie nicht abrechenbare Stunden für interne Meetings, Schulungen, Verwaltung, Nacharbeit, die nicht an den Kunden weitergegeben wird, oder Aufgaben, die durch Richtlinie oder Vertrag ausgeschlossen sind. Halten Sie die Kategorien getrennt, bevor Sie Dollarbeträge berechnen. Wenn alle gearbeiteten Zeiten zuerst zusammengeführt werden, sieht die Auslastung sauberer aus, als sie ist, und es kann zu hoch angesetzt werden, was auf eine Rechnung gehört.
Beginnen Sie mit jeder genehmigten abrechenbaren Kategorie: abrechenbare Stunden multipliziert mit ihrem Abrechnungssatz. Addieren Sie dann die abrechenbaren Beträge. Nicht abrechenbare Stunden erhöhen den Rechnungsbetrag nicht, aber sie erhöhen die gesamte Arbeitszeit, daher gehören sie in die Projektansicht. Die Grundformel lautet: abrechenbarer Betrag = abrechenbare Stunden × Abrechnungssatz.
Zum Beispiel umfasst eine Kundenimplementierung 20 genehmigte Analysestunden zu 160 $ pro Stunde und 16 genehmigte Supportstunden zu 100 $ pro Stunde. Die abrechenbare Summe beträgt 4.800 $. Wenn dasselbe Projekt zusätzlich 12 nicht abrechenbare interne Koordinationsstunden hat, beträgt die gesamte Arbeitszeit 48 Stunden. Das Projekt ist nach Stunden zu 75 % abrechenbar, wobei 25 % des Aufwands außerhalb der Kundenbelastung bleiben.
Ein häufiger Fehler besteht darin, jede Reduzierung als nicht abrechenbare Zeit zu behandeln. Nicht abrechenbare Arbeit ist Zeit, die von Anfang an nicht berechnet werden sollte. Eine Kürzung ist etwas anderes: Die Zeit war nach Arbeitstyp oder Vereinbarung abrechenbar, aber der endgültig berechnete Betrag wird vor der Rechnungsstellung reduziert. Halten Sie diese Entscheidungen getrennt, sonst verbergen Ihre Aufzeichnungen, ob das Problem in der Personalmischung, der Umfangskontrolle oder Kundenrabatten lag.
Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Sie Auslastung und Realisierungsgrad prüfen. Die Auslastung vergleicht abrechenbare Stunden mit den gesamten gearbeiteten Stunden. Der Realisierungsgrad vergleicht den fakturierten Wert mit dem Wert der abrechenbaren Arbeit vor Kürzungen. Wenn Sie Kürzungen in nicht abrechenbare Zeit verschieben, sinkt die Auslastung aus dem falschen Grund und der Realisierungsgrad sieht besser aus, als er ist. Halten Sie Abrechnungsstatus, genehmigte Stunden, Sätze und Abrechnungsanpassungen in getrennten Feldern.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle Kundenschätzung, eine Projektprüfung oder eine saubere Rechnungssumme aus einer kurzen Liste genehmigter Einträge benötigen. Sie funktioniert, wenn die Stunden bereits verlässlich sind, der Abrechnungssatz bekannt ist und die steuerliche Behandlung separat gehandhabt wird. In den Vereinigten Staaten gibt es keine bundesweite VAT/GST oder keinen nationalen Umsatzsteuersatz für berechnete professionelle Zeit; bundesstaatliche und lokale Regeln bestimmen steuerpflichtige Dienstleistungen.
Ein verwalteter Workflow ist die bessere Antwort, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Kunden Budgets haben oder Genehmigungen vor der Rechnungsstellung stattfinden. Everhour Project Budgeting unterstützt stundenbasierte und geldbasierte Budgets, wiederkehrende Budgetzeiträume, Schwellenwert-E-Mail-Benachrichtigungen und Budgetschutz, der zusätzliche Erfassung stoppen kann, nachdem ein Limit überschritten wurde. Dadurch wird die Aufteilung in abrechenbar/nicht abrechenbar zu einer laufenden Kontrolle statt zu einer Aufräumaufgabe am Monatsende.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Zeit ist genehmigte Arbeit, deren Bezahlung der Kunde gemäß Vertrag, Leistungsbeschreibung, Auftragsschreiben oder Projektabrechnungsregeln zugestimmt hat. Beispiele sind Lieferarbeit, vom Kunden angeforderte Überarbeitungen, Recherche, Implementierung, Beratung und Support, wenn diese Aktivitäten in der Vergütungsvereinbarung enthalten sind. Interne Verwaltung, Schulung, Vertriebsarbeit und ausgeschlossene Aufgaben bleiben nicht abrechenbar, sofern die Vereinbarung nichts anderes vorsieht.
Teilen Sie genehmigte abrechenbare Stunden durch die gesamten gearbeiteten Stunden und multiplizieren Sie dann mit 100. Wenn ein Projekt 36 abrechenbare Stunden und 12 nicht abrechenbare Stunden hat, beträgt die gesamte Arbeitszeit 48 Stunden. Der abrechenbare Prozentsatz beträgt 75 %, und der nicht abrechenbare Prozentsatz beträgt 25 %. Verwenden Sie Stunden für diese Aufteilung, nicht Rechnungsdollar, weil Sätze die Zeitmischung verzerren können.
Nicht abrechenbare Zeit sollte den Rechnungsbetrag normalerweise nicht erhöhen. Einige Teams zeigen nicht abrechenbare Einträge als Positionen mit Nullbetrag, wenn der Kunde Einblick in den Gesamtaufwand erwartet, aber das ist eine Darstellungsentscheidung, keine Umsatzberechnung. Wenn die Rechnung nur abrechenbare Arbeit enthalten muss, schließen Sie nicht abrechenbare Aufgaben aus der abrechenbaren Zwischensumme aus und behalten Sie sie in internen Projektberichten.
Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder keinen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz für berechnete professionelle Zeit. Die steuerliche Behandlung ist bundesstaatlich und lokal. Einige Dienstleistungen sind nicht steuerpflichtig, während einige Gerichtsbarkeiten bestimmte Dienstleistungen oder Geschäftseinnahmen besteuern. Verwenden Sie eine gerichtsbarkeitsspezifische Steuereingabe nur, wenn die Dienstleistung nach der anwendbaren bundesstaatlichen oder lokalen Regel steuerpflichtig ist.
Nicht abrechenbare Zeit und Rabatte beantworten unterschiedliche Fragen. Nicht abrechenbare Zeit erklärt Arbeit, die nie abrechenbar war. Ein Rabatt oder eine Kürzung reduziert die Belastung für Arbeit, die ansonsten abrechenbar war. Wenn sie vermischt werden, werden Berichte zu Auslastung, Realisierung und Projektmarge unzuverlässig, weil der Datensatz nicht mehr zeigt, ob der Verlust aus Umfang, Preisgestaltung oder Abrechnungsentscheidung entstand.
Everhour Project Budgeting verfolgt stundenbasierte und geldbasierte Budgets während der Zeiterfassung, mit wiederkehrenden Budgetzeiträumen und E-Mail-Benachrichtigungen bei definierten Schwellenwerten. Budgetschutz kann Timer stoppen und zusätzliche Erfassung verhindern, nachdem ein Budget überschritten wurde, wodurch Admins einen klaren Kontrollpunkt erhalten, bevor zusätzliche abrechenbare oder nicht abrechenbare Arbeit das Projekt ausweitet.
Everhour-Berichte können Spalten für Billable Time, Non-Billable Time, Billable Amount und Cost enthalten, gruppiert nach Mitglied, Aufgabe, Projekt oder Kunde. Dadurch können Admins die Zeitaufteilung und die Geldauswirkung prüfen, ohne die Berechnung manuell in einer Tabelle neu aufzubauen.
Verfolgen Sie genehmigte abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit im Vergleich zu Live-Projektbudgets. Everhour verbindet erfasste Zeit mit Budgetbenachrichtigungen und Schutzregeln und hilft Teams, den Umfang zu kontrollieren, bevor Rechnungen vorbereitet werden.
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