Everhour ergänzt Basecamp-Projekte um Zeit-, Abrechnungs- und Rechnungsworkflows und hält erfasste Stunden dabei mit Kunden-To-dos verknüpft.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Die Erfassung von Kundenprojekten beginnt mit dem Arbeitselement, für das der Kunde bezahlt hat. In Basecamp bedeutet das normalerweise ein Projekt, eine To-do-Liste und ein bestimmtes To-do mit Titel, Notizen, zugewiesener Person, Unteraufgaben und Fälligkeitsdatum. Die sauberste Aufzeichnung hängt die Zeit an dieses To-do an, sodass der spätere Bericht zeigt, welches Arbeitsergebnis die Stunden verbraucht hat.
Ein brauchbarer Eintrag enthält Projekt, To-do, Datum, Dauer, Person und eine kurze Notiz, wenn der Titel die Arbeit nicht erklärt. Notizen sollten das Ergebnis, den Blocker oder die getroffene Entscheidung benennen. „Designüberarbeitungen nach Kundenfeedback" ist für eine Führungskraft bei der Prüfung hilfreicher als „Design", besonders wenn mehrere Personen am selben Kundenprojekt gearbeitet haben.
Ein Live-Timer passt zu aktiver Arbeit mit klarem Start- und Endpunkt, etwa dem Schreiben eines Angebotsabschnitts, dem Beheben eines gemeldeten Problems oder der Mitarbeit an einer Kundenimplementierungsaufgabe. Wenn der Timer vom Basecamp-To-do aus gestartet wird, bleibt der Eintrag mit dem Element verknüpft, das die Arbeit ausgelöst hat, was die Rekonstruktion am Ende der Woche reduziert.
Manuelle Eingabe passt zu Arbeit, die nachträglich erfasst wird, etwa einem Kundengespräch, einer kurzen Prüfung oder Offline-Arbeit, die außerhalb des Browsers erledigt wurde. Der Eintrag braucht trotzdem dieselbe Struktur: Datum, Person, Dauer, To-do und eine Notiz, wenn der Grund unklar ist. Das Aufteilen nicht zusammengehöriger Arbeit in separate Einträge schützt die Rechnungsdetails und beschleunigt die Prüfung.
Zeit für Kundenprojekte wird erst dann für die Abrechnung nützlich, wenn das Projekt eine klare Abrechnungseinrichtung hat. In Everhour wird der Status der Abrechenbarkeit auf Projektebene konfiguriert, mit Projektstundensatz, Mitgliedsstundensatz, Festhonorar oder Status als nicht abrechenbar. Innerhalb eines abrechenbaren Projekts kann eine bestimmte Aufgabe als nicht abrechenbar markiert werden, und benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze können für Arbeiten nach Zeit- und Materialaufwand gelten.
Der häufige Fehler besteht darin, Personen die abrechnungstechnische Behandlung Eintrag für Eintrag ohne gemeinsame Projektregel entscheiden zu lassen. Das führt zu Bereinigungsaufwand, wenn eine Person die Discovery-Phase als abrechenbar erfasst und eine andere dieselbe Arbeit als intern behandelt. Legen Sie zuerst die Projektabrechnungsmethode fest und markieren Sie dann Ausnahmen auf Aufgabenebene, wenn die Kundenbedingungen dies erfordern.
Ein einmaliger Zeiteintrag reicht aus, wenn Sie eine kurze Notiz darüber brauchen, wer gearbeitet hat, wie lange und an welchem Basecamp-To-do. Das funktioniert für eine kleine Korrektur, eine kurze Kundenanfrage oder ein einzelnes Rechnungsdetail, das vor dem Versand manuell geprüft wird.
Ein gesteuerter Workflow ist besser, wenn Kundenprojekte Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, Reporting und die Übergabe an die Abrechnung benötigen. Everhour kann eingereichte Zeit durch eine Genehmigung leiten, genehmigte Zeit vor Änderungen durch reguläre Mitglieder schützen, abrechenbare und nicht abrechenbare Summen auswerten und Rechnungen aus noch nicht abgerechneter abrechenbarer Zeit und Auslagen erstellen, während nicht abrechenbare Aufgaben ausgeschlossen werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Zeit für Kundenprojekte sollte an das Basecamp-To-do angehängt werden, das die Arbeit hervorgebracht hat, wenn die Arbeit einem Arbeitsergebnis oder einer Aufgabe zugeordnet ist. So bleibt der Eintrag mit Projekt, Liste, To-do, Person, Datum und Dauer verbunden. Allgemeine Notizen auf Projektebene funktionieren nur für allgemeine Arbeit, die nicht zu einem bestimmten To-do gehört.
Kundengespräche sollten auf dem relevanten To-do erfasst werden, wenn das Gespräch diese Aufgabe voranbringt, etwa eine Designprüfung oder eine Implementierungsentscheidung. Ein separater Eintrag funktioniert besser, wenn das Gespräch mehrere nicht zusammenhängende Projektthemen abdeckt. In diesem Fall teilen Sie die Zeit nach Thema auf, wenn die Rechnung oder die Prüfung durch die Führungskraft genaue Details auf Aufgabenebene benötigt.
Kundenzeit lässt sich für die Abrechnung leichter prüfen, wenn die Aufzeichnung Person, Datum, Dauer, Basecamp-Projekt, To-do und eine klare Arbeitsnotiz verbindet. Die Abrechnungseinrichtung sollte festlegen, ob das Projekt einen Projektstundensatz, Mitgliedsstundensatz, ein Festhonorar oder einen Status als nicht abrechenbar verwendet. Nicht abrechenbare Ausnahmen auf Aufgabenebene sollten vor der Rechnungsprüfung markiert werden.
Manuelle Zeit sollte vor der Genehmigung korrigiert werden, wenn der Eintrag das falsche To-do verwendet, nicht zusammengehörige Arbeit kombiniert, eine für den Kunden bestimmte Begründung auslässt oder Zeit am falschen Datum erfasst. Korrekturen nach der Genehmigung schwächen die Prüfungsspur. Eine Führungskraft sollte Zeit ablehnen oder Änderungen anfordern, bevor sie in Berichte, Lohnabrechnungsprüfung oder Rechnungsstellung einfließt.
Summen je To-do zeigen, wie viel Zeit jedes Kunden-Arbeitsergebnis verbraucht hat. Eine Projektleitung kann To-dos mit hohem Zeitaufwand mit Aufgabenstatus, Notizen und verbleibender Arbeit vergleichen, bevor sie Umfang, Budget oder Abrechnung bespricht. Die nützliche Summe ist mit Basecamp-To-do, Liste und Projekt verknüpft, statt in einer Wochenzusammenfassung verborgen zu sein.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und abrechenbare Auslagen in Kundenrechnungen um. Es berechnet Rechnungsbeträge aus Abrechnungssätzen und Zeit, schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus, unterstützt Kundenvoreinstellungen wie Steuern, Rabatte und Zahlungsbedingungen und kann Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren.
Everhour Timesheets ermöglicht es Nutzern, wöchentliche Projektstunden oder Arbeitsstunden zur Prüfung durch Führungskräfte einzureichen. Führungskräfte können eingereichte Zeit genehmigen, ablehnen oder teilweise genehmigen, und eingereichte oder genehmigte Zeit ist für reguläre Mitglieder gesperrt, sofern sie nicht zurückgezogen oder abgelehnt wird.
Erfassen Sie genehmigte Basecamp-Kundenstunden in Everhour, halten Sie nicht abrechenbare Arbeit aus Rechnungen heraus und exportieren Sie Rechnungsentwürfe in Buchhaltungstools, wobei der Status in Everhour sichtbar bleibt.
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