Everhour hält abrechenbare Sätze und erfasste Zeit miteinander verbunden, aber genaue Abrechnung beginnt mit klaren Erfassungsregeln.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
Verwaltung, Meetings, interne Arbeit
Branchendurchschnitt liegt bei 75-80 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Die praktische Frage ist einfach: Wie viel genehmigte Kundenarbeit sollte zum vereinbarten Satz berechnet werden? Die Antwort beginnt mit Zeiteinträgen, nicht mit Rechnungssummen. Sie benötigen Aufgabe, Kunde oder Projekt, Mitarbeitenden, Datum, Abrechnungsstatus, Satz und jedes Abrechnungsintervall, das im Auftrag verwendet wird. Nicht abrechenbare Verwaltungsarbeit, Verkaufsgespräche, interne Besprechungen und Kürzungen bleiben sichtbar, erhöhen aber nicht die abrechenbare Zwischensumme.
Für die Abrechnung in den USA werden Beträge normalerweise in US-Dollar angegeben. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder einen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz für abgerechnete professionelle Arbeitszeit, daher ist Steuer ein separater, jurisdiktionsspezifischer Eingabewert, wenn eine Dienstleistung steuerpflichtig ist. Die Berechnung abrechenbarer Stunden beantwortet selbst den Arbeitswert vor Steuern, sofern Ihr Vertrag oder Ihre Rechnungsvorlage nicht verlangt, dass Steuern, Auslagen, Rabatte oder Retainer in derselben Zusammenfassung ausgewiesen werden.
Die Kernformel lautet abrechenbare Stunden multipliziert mit dem anwendbaren abrechenbaren Satz. Wenn eine Angelegenheit mehr als einen Satz verwendet, berechnen Sie jede Satzgruppe separat und addieren Sie dann die Zwischensummen. Zum Beispiel umfasst eine Kundenrecherche-Angelegenheit 28 genehmigte Strategiestunden zu 155 $ pro Stunde und 19 genehmigte Produktionsstunden zu 120 $ pro Stunde. Der abrechenbare Arbeitswert beträgt 4.340 $ plus 2.280 $, insgesamt also 6.620 $ vor Steuern, Auslagen, Rabatten oder Inkassoproblemen.
Die Rundung muss vor der endgültigen Rechnungssumme erfolgen, wenn Ihre Vereinbarung Abrechnungsintervalle verwendet. Ein Sechs-Minuten-Intervall entspricht 0,1 Stunde, während ein 15-Minuten-Intervall 0,25 Stunde entspricht. Erfassen Sie zuerst die tatsächliche Zeit und runden Sie dann gemäß der Auftragsregel. Zeit am Ende der Woche zu rekonstruieren führt zu fehlenden Einträgen, doppelten Einträgen und gerundeten Summen, die nicht zur Arbeitsaufzeichnung passen.
Abrechenbare Stunden zu erfassen ist nicht dasselbe, wie jede gearbeitete Stunde abzurechnen. Ein gutes Protokoll trennt abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, gekürzte Zeit, Auslagen und abgerechnete Zeit. Diese Unterscheidung schützt Auslastung, Realisierung, Zahlungseingangsquote und Berichte zum effektiven Abrechnungssatz. Auslastung vergleicht abrechenbare Zeit mit der gesamten Arbeitszeit. Realisierung vergleicht den abgerechneten Wert mit dem standardmäßigen abrechenbaren Wert. Die Zahlungseingangsquote vergleicht bezahlte Beträge mit abgerechneten Beträgen.
Der häufige Fehler besteht darin, eine Tabellenkalkulationsspalte namens „Stunden" für jeden Zweck zu verwenden. Dadurch bleibt verborgen, ob Zeit nicht abrechenbar, nicht genehmigt, gekürzt, bereits abgerechnet oder unbezahlt war. Erfassen Sie jeden Eintrag mit einem Abrechnungskennzeichen und einer Satzquelle. Für US-Anwälte verlangt ABA Model Rule 1.5, dass der Umfang der Vertretung sowie die Grundlage oder der Satz von Gebühren und Auslagen bei neuen Mandatsbeziehungen schriftlich mitgeteilt werden, vorbehaltlich der begrenzten Ausnahme der Regel für niedrige Kosten.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle Rechnungsschätzung, eine Angebotsprüfung oder eine einzelne Projektzwischensumme benötigen. Sie reicht nicht aus, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, unterschiedliche Sätze gelten, Einträge genehmigt werden müssen, Kunden detaillierte Rechnungsnachweise erwarten oder das Management Berichte zu Realisierung und Rentabilität benötigt. An diesem Punkt ist die Aufzeichnung genauso wichtig wie die Arithmetik.
Ein verwalteter Workflow hält Satztabelle, Abrechnungskennzeichen, Genehmigungsstatus und Rechnungsübergabe verbunden. Everhour unterstützt Kosten- und abrechenbare Sätze separat, mit Standardwerten pro Person, Überschreibungen pro Projekt, datierten Satzänderungen und Preisgestaltung nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe. Diese Struktur hält aktuelle Rechnungen genau und bewahrt zugleich ältere Berechnungen nach einer Satzänderung.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Jeder Eintrag sollte Datum, Kunde oder Projekt, Aufgabe oder Angelegenheit, Person, gearbeitete Zeit, Abrechnungsstatus, Satzquelle und Beschreibung der Arbeit enthalten. Fügen Sie den Genehmigungsstatus hinzu, wenn eine andere Person die Zeit vor der Abrechnung prüft. Wenn Ihr Vertrag ein Abrechnungsintervall verwendet, bewahren Sie die ursprüngliche Zeitaufzeichnung auf und wenden Sie die Rundungsregel vor der Rechnungsstellung konsequent an.
Gruppieren Sie genehmigte abrechenbare Einträge nach Satz, multiplizieren Sie jede Gruppe mit ihrem Satz und addieren Sie dann die Zwischensummen. Bilden Sie keinen Durchschnitt der Sätze vor der Multiplikation, sofern der Vertrag keinen Mischsatz verwendet. Zum Beispiel sollten Partner-, Manager- und Analystenzeit in separaten Satzgruppen bleiben, wenn jede Rolle ihren eigenen vereinbarten Abrechnungssatz hat.
Abrechenbare Stunden sind genehmigte Arbeitseinträge, die dem Kunden gemäß der Vereinbarung berechnet werden können. Abgerechnete Stunden sind der Anteil, der tatsächlich auf eine Rechnung gesetzt wird. Sie können sich unterscheiden wegen Kürzungen, Festpreisobergrenzen, Kulanzrabatten, bestrittenen Einträgen oder Timing, wenn einige genehmigte Arbeiten noch nicht abgerechnet wurden.
Erfassen Sie nicht abrechenbare Arbeit separat, statt sie zu löschen. Nicht abrechenbare Einträge zeigen die vollständigen Kosten der Kundenbetreuung, unterstützen Auslastungsberichte und erklären, warum die gesamte gearbeitete Zeit höher ist als die abgerechnete Zeit. Häufige nicht abrechenbare Kategorien sind interne Verwaltung, Schulung, Geschäftsentwicklung, Nacharbeit außerhalb der Kundenvereinbarung und ausgeschlossene Projektaufgaben.
Erfassen Sie abrechenbare Arbeit vor Steuern und wenden Sie Steuer dann nur an, wenn Dienstleistung und Jurisdiktion dies verlangen. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder einen nationalen Umsatzsteuersatz. Die Behandlung auf Bundesstaaten- und lokaler Ebene ist maßgeblich, und einige Dienstleistungen sind an manchen Orten steuerpflichtig, an anderen nicht. Halten Sie den Steuereingabewert von Stunden und Sätzen getrennt.
Everhour trennt interne Kostensätze von kundenorientierten abrechenbaren Sätzen, damit Berichte Arbeitskosten, Umsatz und Gewinn berechnen können. Teams können Standardwerte pro Person festlegen, Sätze nach Projekt überschreiben, datierte Satzhistorien bewahren und abrechenbare Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe bepreisen.
Everhour kann erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen umwandeln, wobei Beträge aus Sätzen, Zeit und abrechenbaren Auslagen berechnet werden und nicht abrechenbare Arbeit ausgeschlossen wird. Rechnungsdaten können vor dem Export nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Aufschlüsselung gruppiert werden.
Halten Sie Sätze, Genehmigungen und Rechnungssummen ab dem ersten Zeiteintrag aufeinander abgestimmt. Everhour verbindet die Einrichtung abrechenbarer Sätze mit erfasster Arbeit, Reporting und Rechnungsstellung für sauberere Kundenabrechnung.
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