Everhour prend en charge le suivi du temps et les workflows d'approbation pour les équipes qui ont besoin de relevés de facturation prêts pour Xero à partir des heures de projet.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une application de suivi du temps pour Xero vous aide à collecter les heures de projet facturables avant qu'elles ne deviennent des données comptables. Le travail pratique est simple : enregistrer qui a travaillé, à quel client ou projet le travail appartient, la date, la tâche, le statut facturable et le taux. Xero gère l'écriture comptable, mais le relevé de temps doit être complet avant qu'une ligne de facture puisse être fiable.
Pour les équipes américaines, les relevés de temps peuvent aussi soutenir l'examen des salaires et des heures. La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Elle n'exige pas de système de suivi du temps spécifique, donc un workflow numérique complet et exact peut fonctionner lorsqu'il conserve le détail quotidien et hebdomadaire nécessaire.
Les factures Xero sont des enregistrements basés sur les contacts avec des lignes, des dates, une devise, des totaux, des taxes, un montant dû et un montant payé. Une saisie de temps facturable devient généralement une ligne avec une description, une quantité, un montant unitaire, un code de compte et un type de taxe. Dans cette structure, la quantité représente le temps facturable, le montant unitaire représente le taux, et le montant de la ligne suit la quantité multipliée par le montant unitaire, ajusté pour toute remise.
La décision utile consiste à déterminer le niveau de détail que chaque ligne de facture doit afficher. Une seule ligne pour « Services de design, 12 heures à 125 $ » garde la facture courte. Des lignes séparées par phase de projet, consultant ou type de travail donnent au client un meilleur détail pour l'examen et rendent le codage des comptes plus propre dans Xero. Les utilisateurs américains saisissent normalement les taux et les montants de facture en USD, sauf si le client ou la facture Xero utilise un autre code de devise.
La limite d'intégration compte. Les clients Xero se synchronisent dans Everhour, les projets Everhour peuvent être attribués à ces clients, et les factures créées à partir des heures facturables et des dépenses peuvent être recopiées dans Xero en tant que factures brouillon. Après ce transfert, la facture suit le modèle de statut de Xero, notamment DRAFT, SUBMITTED, AUTHORISED, PAID, VOIDED et DELETED.
Ce workflow évite de maintenir deux fois les dossiers clients, mais il ne supprime pas l'examen. Vérifiez le client, le code de compte, le type de taxe, la date d'émission, la date d'échéance, le code de devise et les descriptions de ligne avant d'autoriser la facture dans Xero. Everhour peut afficher le statut actuel de la facture, le numéro, la date d'émission et le montant après l'exportation, ce qui vous aide à confirmer l'écriture comptable sans traiter les données brutes du minuteur comme la facture finale.
Un outil ponctuel suffit lorsque vous devez totaliser quelques saisies de temps, créer un brouillon de facture ou rapprocher un petit travail client. Il fonctionne mieux lorsque la même personne suit le travail, examine les heures et gère la facture Xero. Le risque augmente lorsque plusieurs personnes modifient les saisies, soumettent du temps en retard, changent le statut facturable ou répartissent le travail entre plusieurs projets.
Un workflow géré convient aux équipes qui ont besoin d'approbations avant la facturation ou l'examen de la paie. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis. Cet historique d'approbation donne à la personne qui crée une facture Xero des données source plus propres avant que les heures facturables ne deviennent des enregistrements comptables brouillon.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Xero stocke les enregistrements comptables, les lignes de facture, les contacts, les paiements et les statuts. Une application de suivi du temps enregistre le travail avant qu'il ne devienne des données comptables facturables. Le workflow propre conserve les heures de tâche, le statut facturable, les taux et les approbations dans le système de temps, puis envoie les lignes de facture examinées à Xero pour la comptabilité, l'autorisation et le suivi des paiements.
Les champs clés sont le client, le projet, la tâche ou la description du travail, le travailleur, la date, le statut facturable, la quantité de temps, le taux et tout détail de dépense inclus sur la facture. Xero a aussi besoin de champs de facture tels que le contact, la date d'émission, la date d'échéance, le code de devise, le code de compte, le type de taxe, le sous-total, la taxe, le total, le montant dû et le montant payé.
Oui. Dans le workflow Everhour et Xero, les heures facturables et les dépenses peuvent être utilisées pour créer une facture dans Everhour et la copier vers Xero en tant que facture brouillon. Le statut de brouillon compte parce que l'examen comptable a toujours lieu dans Xero avant que la facture ne passe à des statuts tels que AUTHORISED ou PAID.
L'erreur courante consiste à traiter le temps suivi comme prêt pour la facture avant examen. Les attributions de client manquantes, les descriptions vagues, un mauvais statut facturable, des taux obsolètes ou des types de taxe incorrects créent des lignes de facture qui semblent complètes mais échouent à l'examen comptable. Une courte étape d'approbation avant l'exportation détecte ces problèmes plus tôt que la modification d'une facture brouillon après son arrivée dans Xero.
L'examen de la paie américaine nécessite le détail quotidien et hebdomadaire des heures pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux régulier. Les relevés de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans, et les relevés de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis. Ce workflow donne au responsable de la facturation des heures examinées avant de créer des factures à partir du temps facturable et des dépenses pour exportation vers Xero en tant que factures brouillon.
L'intégration Xero d'Everhour affiche les détails du statut de facture synchronisé sur la page des factures Everhour, y compris le statut, le numéro de facture, la date d'émission et le montant. Cela donne aux équipes un moyen rapide de confirmer si une facture exportée a dépassé l'examen du brouillon dans Xero.
Suivez les heures hebdomadaires, approuvez les feuilles de temps soumises, puis créez des factures brouillon Xero plus propres à partir du travail facturable examiné. Everhour donne aux équipes un parcours d'approbation plus solide avant la facturation.
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