Excel vous donne un format familier de relevé du temps, tandis qu'Everhour ajoute des contrôles d'équipe lorsque les feuilles hebdomadaires doivent être approuvées et corrigées.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez la feuille pour saisir une semaine de travail dans un format qu'un manager, un client, un comptable ou un réviseur de paie peut lire sans échange supplémentaire. Chaque ligne doit relier le temps à une date, une personne, un projet, une tâche et un type d'heures. Pour les dossiers de paie aux États-Unis, les employeurs couverts doivent conserver les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires.
La semaine de travail compte parce que les heures supplémentaires fédérales pour les employés non exemptés couverts reposent sur une période fixe et régulièrement récurrente de 168 heures. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA.
Une feuille Excel pratique a besoin du nom de l'employé, de la date de début de semaine, de la date de travail, de l'heure de début, de l'heure de fin, du temps de pause non rémunéré, du total des heures, du projet, de la tâche, du statut facturable, du taux, des notes et du statut d'approbation. Les exemples américains de facturation et de paie utilisent normalement l'USD. Séparez le temps facturable du temps non facturable afin que les factures client n'absorbent pas les réunions internes, la formation ou le travail administratif.
Ajoutez des totaux quotidiens et un total hebdomadaire près du haut ou du bas de la feuille. Un réviseur doit voir les heures normales, les heures supplémentaires et le total des heures sans reconstruire le calcul. La FLSA n'exige pas de formulaire ou de système spécifique de suivi du temps, mais la méthode doit être complète et exacte pour les travailleurs non exemptés couverts. Excel ne fonctionne que lorsque les saisies restent cohérentes et révisables.
L'échec courant d'une feuille de calcul est la reconstruction tardive. Une personne qui remplit du lundi au vendredi de mémoire le vendredi après-midi arrondit généralement, oublie les changements de tâche et perd le détail des pauses. Exigez la date, le segment de travail réel, le projet ou le client, et une note pour les corrections. Une cellule modifiée sans contexte crée de la confusion lors de la revue de facturation ou du nettoyage de la paie.
La conservation compte aussi. Les employeurs doivent conserver les dossiers de paie pendant au moins 3 ans et les dossiers de base relatifs au temps et aux revenus, y compris les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins 2 ans. Stockez les versions finales par employé et par période de paie, puis verrouillez ou archivez les fichiers approuvés. Un classeur partagé doit limiter les droits de modification après approbation afin que le relevé final reste stable.
Une feuille de calcul suffit pour un freelance, un petit projet ou un résumé ponctuel des heures hebdomadaires. Elle fonctionne mieux lorsqu'une personne saisit le temps, qu'un réviseur le vérifie et que le résultat entre dans un seul processus de facture ou de paie. Le fichier devient fragile lorsque plusieurs personnes modifient des lignes, que les managers ont besoin d'un historique d'approbation, ou que les heures alimentent plusieurs projets, clients et périodes de paie.
Un flux de travail géré traite directement ces transmissions. Everhour Team Management ajoute des règles de verrouillage, la correction du temps par les administrateurs, des limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, un flux d'approbation, des rôles, des affectations de projet, des groupes d'équipe et des paramètres de politique par défaut à l'échelle de l'équipe. Cette structure transforme le temps hebdomadaire d'un fichier que quelqu'un maintient en un relevé contrôlé que les managers peuvent approuver avant la paie, la facturation ou le reporting.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps Excel doit inclure le nom de l'employé, la semaine de travail, la date, l'heure de début, l'heure de fin, les pauses non rémunérées, le total des heures quotidiennes, le total des heures hebdomadaires, le projet ou le client, la tâche, le statut facturable, les notes et le statut d'approbation. Pour les travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Excel peut satisfaire aux besoins de tenue de dossiers de la FLSA si l'employeur conserve des dossiers complets et exacts pour les travailleurs non exemptés couverts. La FLSA n'exige pas de formulaire ou de système spécifique de suivi du temps. La feuille de calcul doit tout de même inclure les heures quotidiennes travaillées, les totaux hebdomadaires et des dossiers qui soutiennent la revue de paie. Les employeurs doivent également conserver les dossiers de paie pendant au moins 3 ans et les dossiers de base relatifs au temps et aux revenus pendant au moins 2 ans.
Une feuille de calcul américaine doit afficher clairement les heures supplémentaires hebdomadaires, car la base fédérale de la FLSA utilise les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail pour les employés non exemptés couverts. Une semaine de travail est une période fixe de 168 heures. Les colonnes d'heures supplémentaires quotidiennes n'ont leur place que lorsqu'une règle d'État, une politique d'employeur, un contrat ou une pratique de paie exige cette ventilation supplémentaire.
Le travail le week-end n'est pas automatiquement, à lui seul, une heure supplémentaire fédérale. La FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, d'un jour férié ou d'un jour de repos régulier, sauf si les heures supplémentaires hebdomadaires sont déclenchées ou si une autre loi, politique, contrat ou accord s'applique. La feuille doit tout de même étiqueter la date avec exactitude afin que le réviseur puisse appliquer la bonne règle.
Les modifications non contrôlées après approbation rendent une feuille de calcul peu fiable. Une modification tardive des heures, des pauses, des codes projet ou du statut facturable peut modifier la paie, les factures et les rapports de projet sans piste d'audit claire. Utilisez des fichiers finaux verrouillés, des notes de correction datées et un propriétaire unique pour les versions approuvées. Les équipes avec des corrections fréquentes ont besoin d'un flux d'approbation plutôt que de lignes partagées modifiables.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des règles de verrouillage, de corriger le temps pour les membres de l'équipe, d'appliquer des limites personnelles de suivi, de gérer la capacité hebdomadaire et d'acheminer les feuilles de temps vers approbation avant la revue de paie ou de facturation. Les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les paramètres de politique par défaut à l'échelle de l'équipe gardent les dossiers d'équipe organisés sans dépendre d'autorisations de feuille de calcul séparées.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables qui peuvent être exportés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les équipes peuvent filtrer par projet, membre, client, tâche, temps facturable, coût de main-d'œuvre, statut de facture et autres colonnes avant d'exporter le fichier pour revue ou archivage.
Remplacez les fichiers hebdomadaires fragiles par des relevés du temps d'équipe contrôlés. Everhour donne aux managers des règles de verrouillage, des corrections, des limites, la capacité et des approbations avant que les heures passent dans la facturation, la revue de paie ou les rapports.
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