Everhour transforme les heures hebdomadaires des employés en feuilles de temps révisables, tandis que ce guide explique les enregistrements qu'un modèle solide doit capturer.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Un modèle de feuille de temps employé vous aide à collecter les heures par jour, projet, tâche et semaine de travail avant la paie ou la facturation client. Pour les employeurs américains, la référence fédérale vient de la tenue des registres FLSA, et non d'un format universel de pointage. Les employeurs couverts doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, et toute méthode complète et exacte peut satisfaire à cette exigence fédérale.
L'objectif pratique est un enregistrement qu'un manager peut examiner sans deviner. Chaque entrée d'employé doit afficher la date, le travail effectué, les heures travaillées chaque jour travaillé, le total des heures travaillées chaque semaine de travail, ainsi que toute répartition facturable ou non facturable utilisée par votre équipe. Pour les champs américains de facturation et de paie, utilisez l'USD sauf si un accord client ou une juridiction spécifique exige une autre devise.
Un modèle utile commence par le nom de l'employé, la période de paie, les dates de la semaine de travail, le département ou le projet, les heures quotidiennes de début et de fin, les pauses non rémunérées, les heures quotidiennes travaillées et le total hebdomadaire des heures. Ajoutez des champs d'approbation pour l'employé et le manager, ainsi qu'un champ de notes pour les corrections. Si le temps alimente la facturation client, incluez le client, le projet, la tâche, le statut facturable et le taux.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour travaillé et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération normal.
Un modèle échoue lorsqu'il masque la semaine de travail derrière un total vague de période de paie. Les heures supplémentaires FLSA sont calculées par semaine de travail, et les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA. Une feuille bihebdomadaire nécessite tout de même des sous-totaux hebdomadaires, car 35 heures une semaine et 45 heures la suivante ne sont pas équivalentes à deux semaines de 40 heures.
Une autre erreur courante consiste à traiter le travail de week-end ou de jour férié comme des heures supplémentaires fédérales automatiques. La FLSA n'exige pas de majoration de salaire uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, d'un jour férié ou d'un jour de repos régulier, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi, politique ou convention s'applique. Gardez ces catégories visibles lorsque votre règle d'État, votre politique d'entreprise ou votre contrat modifie le traitement de la paie.
Un modèle gratuit suffit pour une petite revue hebdomadaire, un rapprochement ponctuel avec un contractant ou un simple enregistrement employé que quelqu'un archivera manuellement. Il fonctionne mieux lorsque l'équipe a peu de projets, des plannings stables et un manager capable de vérifier chaque entrée avant la paie ou la facturation.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi doit alimenter les approbations, rapports, factures, budgets ou revues de paie sans ressaisie. Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures de travail par personne, permet aux employés de soumettre le temps pour examen, et permet aux managers d'approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les entrées avant que les données ne passent en aval.
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Un modèle de feuille de temps employé doit inclure le nom de l'employé, les dates de la semaine de travail, les heures quotidiennes travaillées, le total hebdomadaire des heures, le projet ou la tâche, le statut facturable lorsque nécessaire, le temps de pause non rémunéré, les notes et les champs d'approbation. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres doivent afficher les heures travaillées chaque jour travaillé et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'exige pas de formulaire, feuille de calcul, application ou système de pointage spécifique. La méthode doit être complète et exacte. Les feuilles papier, feuilles de calcul, cartes de temps numériques et logiciels de suivi du temps peuvent tous convenir lorsqu'ils préservent les registres requis.
Un modèle américain conforme doit afficher les deux pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires. La tenue des registres fédérale exige les heures quotidiennes travaillées et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les totaux quotidiens aident les managers à repérer les pauses manquées, les entrées en double et les horaires inhabituels. Les totaux hebdomadaires soutiennent la revue des heures supplémentaires et le calcul de la paie.
Un seul document peut couvrir plusieurs semaines, mais le modèle doit garder chaque semaine de travail séparée. Selon la FLSA, une semaine de travail est une période fixe et régulièrement récurrente de 168 heures, et les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires. Utilisez des sous-totaux hebdomadaires distincts dans toute feuille de période de paie plus longue.
Les règles fédérales exigent que les employeurs conservent les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres de base du temps et des gains, tels que les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins deux ans. Les règles d'État, contrats, audits ou litiges actifs peuvent exiger une conservation plus longue, gardez donc les feuilles de temps dans une archive consultable.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures de travail par personne, puis achemine le temps soumis vers les managers pour examen. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui crée un transfert plus propre avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilise les heures.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures hebdomadaires, examiner les soumissions, verrouiller les entrées approuvées et garder les registres de paie ou de facturation liés au travail approuvé.
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