Everhour suit les heures par tâche et par projet qui peuvent alimenter les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et l'examen de la paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un relevé de temps universitaire répond généralement à l'une de deux questions. Les équipes de paie ont besoin des heures quotidiennes et des totaux hebdomadaires pour le personnel non exempté et les étudiants salariés. Les administrateurs de subventions ont besoin d'une documentation montrant que la rémunération imputée à une subvention fédérale reflète le travail effectué. Ces flux de travail se recoupent, mais ils ne constituent pas le même dossier ; la structure de suivi doit donc correspondre à l'examen qui suit.
Pour un département de campus, une semaine utile peut inclure des heures d'accueil étudiant, des ordres de travail des installations, du temps sur des projets de recherche et du soutien administratif. Chaque entrée doit indiquer la personne, la date, l'activité, le projet ou l'objectif de coût, et le temps passé. Les montants de paie et les champs de facturation américains utilisent normalement l'USD. Gardez le dossier suffisamment précis pour que la personne qui l'approuve comprenne le travail sans avoir à le reconstituer à partir d'e-mails.
Les employeurs couverts par la FLSA doivent tenir des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Pour les travailleurs universitaires non exemptés couverts, les heures supplémentaires s'appliquent après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins une fois et demie le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées entre des semaines de travail distinctes pour les heures supplémentaires au titre de la FLSA.
La documentation relative aux subventions fédérales se concentre sur l'allocation des salaires et rémunérations. Les dossiers doivent refléter le travail effectué et soutenir la répartition entre activités ou objectifs de coût, y compris plusieurs subventions, le travail fédéral et non fédéral, le travail direct et indirect, et les activités non autorisées. Les estimations budgétaires peuvent soutenir une comptabilité provisoire, mais les estimations seules ne suffisent pas à justifier a posteriori les charges salariales fédérales sans examen et ajustements nécessaires.
Les étudiants salariés, le personnel administratif, les coordinateurs de laboratoire et les employés des installations ont souvent besoin de relevés heure par heure, car la paie et la planification dépendent des totaux quotidiens et hebdomadaires. Le U.S. Department of Labor indique que la plupart des étudiants travaillant pour un college ou une université sont non exemptés et doivent recevoir au moins le salaire minimum et des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail, avec des exceptions spécifiques comme les assistants d'enseignement diplômés et certaines relations d'assistant de recherche ou d'assistant résidentiel.
Les enseignants-chercheurs et employés académiques ont souvent besoin d'une vue différente. Les dossiers du personnel fédéraux pour les établissements d'enseignement supérieur peuvent exprimer le travail sous forme de répartitions en pourcentage de l'activité totale, car l'enseignement, la recherche, le service et l'administration sont souvent entremêlés. Le salaire d'un membre du corps professoral imputé à une subvention fédérale ne peut pas dépasser la part proportionnelle du salaire de base institutionnel pour la période travaillée sur la subvention, sauf approbation préalable de l'agence fédérale.
Un total hebdomadaire simple convient à un petit examen ponctuel, par exemple collecter les heures des étudiants salariés pour un département ou vérifier l'activité récente d'un projet subventionné. Il suffit lorsqu'un approbateur peut vérifier les entrées, exporter le résultat et le classer avec la période de paie ou le dossier de projet. La limite apparaît lorsque les mêmes personnes travaillent pour plusieurs départements, subventions, superviseurs ou sources de financement.
Un flux de travail géré donne aux universités un système de référence pour le temps suivi, les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les rapports. Everhour Time Tracking permet aux personnes de saisir le temps avec des minuteurs ou des entrées manuelles, de relier les heures aux tâches et aux projets, et d'alimenter les feuilles de temps, les budgets, les factures et l'examen de la paie. Cette structure compte lorsqu'un département a besoin d'un historique d'approbation répétable plutôt que d'un total hebdomadaire ponctuel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les employeurs couverts doivent tenir des dossiers FLSA exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Dans les universités, cela inclut couramment le personnel non exempté et de nombreux étudiants salariés. Les employés académiques exemptés, comme les professeurs ou instructeurs dont la fonction principale est l'enseignement, peuvent relever de règles différentes et n'utilisent généralement pas le même relevé d'heures de paie.
Les dossiers du personnel fédéraux pour les établissements d'enseignement supérieur peuvent utiliser des répartitions en pourcentage de l'activité totale, car l'enseignement, la recherche, le service et l'administration se chevauchent souvent. Le pourcentage doit tout de même refléter le travail effectué et être soutenu par des contrôles internes. Les estimations budgétaires utilisées avant que le travail ait lieu ne suffisent pas à elles seules a posteriori.
La plupart des étudiants qui travaillent pour un college ou une université sont non exemptés selon les directives du U.S. Department of Labor. Les étudiants salariés non exemptés couverts doivent recevoir au moins le salaire minimum et des heures supplémentaires à une fois et demie le taux normal pour les heures au-delà de 40 dans une semaine de travail. Les exceptions spécifiques incluent les assistants d'enseignement diplômés et certaines relations d'assistant de recherche ou d'assistant résidentiel.
Utilisez la catégorie qui contrôle l'examen. La paie a besoin du travailleur, des heures par jour ouvré, du total par semaine de travail, de la base de paie, du taux normal, des gains d'heures supplémentaires et des salaires de la période de paie pour les travailleurs non exemptés couverts. Les dossiers salariaux des subventions fédérales doivent soutenir la répartition entre activités ou objectifs de coût. Un travailleur réparti entre un budget départemental et une subvention fédérale a besoin des deux vues.
Imputer un salaire à une subvention fédérale à partir d'estimations budgétaires sans examen a posteriori crée un dossier faible. Les charges de salaires et rémunérations sur subvention fédérale doivent être fondées sur des dossiers qui reflètent exactement le travail effectué. Les estimations peuvent soutenir une comptabilité provisoire, mais l'université doit les examiner après que le travail a eu lieu et effectuer les ajustements nécessaires.
Everhour Time Tracking capture les heures par tâche et par projet au moyen de minuteurs ou d'entrées manuelles, puis achemine ces heures vers les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et l'examen de la paie. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur afin que les dossiers soumis restent contrôlés après examen.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Une équipe universitaire peut séparer les heures par projet, membre, source de financement assimilable à un client ou métadonnées, puis télécharger les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour les dossiers d'examen.
Suivez les heures approuvées par personne, projet et source de financement avec Everhour Time Tracking, puis utilisez des feuilles de temps contrôlées et des rapports pour l'examen de la paie et la visibilité budgétaire.
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