Le travail informatique est souvent facturé à l'heure, au jalon ou par abonnement. Everhour garde les tarifs et le temps facturable liés aux factures clients.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de services informatiques donne au client un document qu'il peut approuver, imputer et payer sans échanges supplémentaires. Elle doit identifier le prestataire, la date et le numéro de facture, l'autorisation de contrat ou de commande, la description du service, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le prix total, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Pour le support, cela signifie généralement la catégorie de main-d'œuvre, les heures, le taux horaire et le ticket ou l'ordre de travail derrière le frais.
Pour le travail projet, reliez la facture à l'énoncé des travaux, à la tâche, au jalon ou à la référence d'acceptation. Pour les services managés ou la revente de logiciels, indiquez la période de facturation, les frais, les crédits, la ligne de taxe le cas échéant, la date d'échéance, les instructions de paiement, les achats, les renouvellements, les mises à niveau et les retours. La facture doit refléter l'accord signé, car l'équipe des comptes fournisseurs du client vérifie d'abord la facture par rapport à cette autorisation.
La facturation en régie utilise les heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes spécifiés, plus les coûts réels des matériaux. Une ligne d'exemple pour le support peut indiquer : « Ingénieur réseau, réponse à incident, 12,5 heures, 145,00 $ par heure, 1 812,50 $. » La facturation à l'heure de main-d'œuvre supprime la partie matériaux, la facture doit donc rendre la catégorie de main-d'œuvre, les heures et le taux particulièrement faciles à auditer.
Les projets informatiques à prix fixe utilisent le prix fixe contractuel au lieu de l'expérience de coût réelle du prestataire. La facture peut indiquer le montant total du projet ou la partie de jalon convenue, par exemple « Mise en œuvre de la phase 2 acceptée, 40 % des frais SOW. » Les dépenses remboursables doivent figurer sur des lignes séparées lorsque le contrat les autorise, y compris les matériaux directs, les sous-contrats, les services accessoires, les déplacements, les frais d'utilisation informatique et les coûts indirects applicables.
Les frais de services informatiques doivent remonter à un contrat signé, un énoncé des travaux, un ordre de travail, un bon de commande, un numéro de commande ou un poste avant d'apparaître sur la facture. Une autorisation manquante entraîne des retards de paiement, car le réviseur n'a aucune source approuvée à rapprocher du frais. Les relevés quotidiens de temps, les dossiers de qualification par catégorie de main-d'œuvre, les tickets ou toute autre justification approuvée soutiennent les factures en régie et à l'heure de main-d'œuvre.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST et aucun formulaire fédéral unique de facture du secteur privé. Les obligations de sales and use tax proviennent des règles des États et des collectivités locales, et l'imposition des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables. Utilisez la juridiction du client et le service ou produit spécifique pour décider de la ligne de taxe.
Une facture ponctuelle suffit pour une petite réparation à forfait, des frais uniques de revente de logiciel ou un client qui a déjà approuvé le montant par e-mail. Elle fonctionne lorsque la facture n'a besoin que des informations de base du fournisseur, des postes, des conditions et des instructions de paiement. Elle devient insuffisante lorsque plusieurs techniciens travaillent sur des tickets, des projets, des catégories de main-d'œuvre et des grilles tarifaires pendant la même période de facturation.
Un workflow managé transforme le temps approuvé en facture au lieu de reconstruire les frais manuellement. Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables présentés au client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des tarifs et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. C'est important pour les équipes de services informatiques qui facturent un ingénieur senior différemment d'un analyste help desk, ou appliquent un tarif différent à un projet client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de services informatiques doit saisir les informations du prestataire, la date et le numéro de facture, l'autorisation de contrat ou de commande, la description du service, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le prix total, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Le travail horaire doit ajouter la catégorie de main-d'œuvre, les heures, le taux et le support de suivi du temps ou de ticket. Le travail projet doit référencer le SOW, la tâche, le jalon ou le dossier d'acceptation.
Le travail informatique en régie doit montrer les heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes, plus les coûts réels des matériaux. Chaque ligne de main-d'œuvre doit nommer la catégorie de main-d'œuvre, décrire le travail, lister les heures, indiquer le taux et calculer le prix total. Les matériaux, les déplacements, les sous-contrats, les frais d'utilisation informatique et les autres coûts remboursables doivent apparaître séparément lorsque le contrat les autorise.
Les services managés et les abonnements logiciels nécessitent un niveau de détail différent du travail horaire. Une facture récurrente doit indiquer la période de facturation, les frais, les crédits, la taxe le cas échéant, la date d'échéance, les instructions de paiement, les achats, les frais de cycle du plan de facturation, les renouvellements, les mises à niveau et les retours. Le détail de la main-d'œuvre horaire n'est nécessaire que lorsque l'accord facture le temps de support séparément.
Une facture de services informatiques aux États-Unis n'utilise pas de numéro d'enregistrement national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes imposables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de sales tax au niveau de l'État. La ligne de taxe dépend des règles des États et des collectivités locales, du nexus, de l'imposition du service ou du produit et du lieu de vente.
La référence d'autorisation évite de nombreux retards de paiement. Ajoutez le contrat, le SOW, l'ordre de travail, le bon de commande, le numéro de commande ou le poste qui a approuvé le frais avant le début du travail. Pour le support horaire, joignez ou conservez les relevés quotidiens de temps, les références de tickets ou toute autre justification approuvée afin que le client puisse rapprocher la facture du travail livré.
Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables présentés au client, avec des valeurs par défaut par personne et des remplacements par projet. Il peut valoriser le travail facturable par projet, membre ou tâche, et les changements de tarif datés gardent les anciens rapports liés au tarif qui s'appliquait lorsque le travail a eu lieu.
Suivez le temps approuvé des services informatiques par projet, membre ou tâche, puis appliquez le bon tarif facturable. Everhour garde l'historique des tarifs et le détail de facturation connectés à la facturation client.
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