Les cabinets d'ingénierie facturent par périmètre, phase, catégorie de main-d'œuvre et frais remboursables. Everhour transforme le temps et les dépenses approuvés en factures.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les cabinets d'ingénierie facturent généralement à partir du contrat de services, du périmètre des travaux et de la méthode de rémunération approuvée. Le même client peut attendre une facture à jalon au forfait pour la conception, une facture en régie pour les services en phase de construction, ou le détail des frais remboursables pour les déplacements, l'impression, les tests et les frais de terrain. La facture doit montrer le travail effectué, la période de facturation, la référence du projet et le montant dû sans obliger le client à reconstituer le contrat.
Utilisez cette page lorsque vous avez besoin d'une facture claire pour des travaux d'ingénierie tels que des études, investigations, relevés et cartographie, tests, évaluations, consultations, planification, conception préliminaire, plans et spécifications, value engineering, revues de plans ou services en phase de construction. Une facture pratique pour un cabinet d'ingénierie inclut généralement le client, le projet, le contrat ou le bon de commande, le numéro de facture, les dates, les conditions de paiement, les lignes de facturation, le traitement de la taxe sur les ventes le cas échéant, et les notes justificatives.
La base de facturation contrôle la structure de la facture. Un accord à prix fixe ou forfaitaire facture généralement les phases approuvées, les jalons ou les travaux au pourcentage d'avancement par rapport aux honoraires convenus. Une ligne peut indiquer : « Phase de conception schématique, 40 % achevée, 12 000 $ ». Les contrats fédéraux d'architecte-ingénieur à prix fixe utilisent des estimations mensuelles des travaux acceptés avec les données justificatives et les bordereaux requis, et une retenue peut s'appliquer lorsque l'agent contractant en a besoin pour protéger l'intérêt du gouvernement.
Une facture en régie doit inclure les heures de main-d'œuvre directe aux taux horaires convenus, plus les coûts réels admissibles des matériaux. Les catégories de main-d'œuvre comptent, car le taux peut différer pour l'ingénieur principal, le chef de projet, le concepteur, le dessinateur, l'inspecteur ou le technicien. Les travaux à coûts remboursables nécessitent les coûts engagés admissibles plus les honoraires négociés. La facture doit garder séparés la main-d'œuvre, les dépenses remboursables, les honoraires, la retenue et les paiements antérieurs afin que le réviseur puisse relier le montant dû au contrat.
Les factures d'ingénierie ralentissent lorsque les lignes ne correspondent pas au parcours d'approbation du client. Un projet facturé par phase ne doit pas arriver sous forme de simple liste d'heures du personnel, sauf si le contrat demande ce justificatif. Une facture en régie ne doit pas masquer les catégories de main-d'œuvre derrière un total unique de « services professionnels ». Les travaux du secteur public et fédéraux exigent souvent des références contractuelles, le détail des bordereaux, des justificatifs de suivi du temps et la preuve que les employés répondent aux qualifications des catégories de main-d'œuvre.
La taxe sur les ventes nécessite également un traitement local, et non une hypothèse nationale. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation des États et des collectivités locales décident si un service, un élément remboursable ou un produit livré est taxable. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Une facture ponctuelle suffit pour une petite phase au forfait, un livrable de conseil unique ou une simple demande de remboursement de dépense. Elle fonctionne lorsque le projet comporte peu de lignes, un seul approbateur et aucun besoin de réutiliser les mêmes relevés de temps dans les rapports, les budgets et la comptabilité. Gardez les documents sources à portée de main : conditions contractuelles, estimation approuvée, relevés de temps, reçus de dépenses, traitement fiscal et méthode de paiement que le client a accepté d'utiliser.
Un workflow géré convient aux cabinets d'ingénierie qui facturent plusieurs projets, suivent le travail facturable et non facturable, appliquent différents taux selon la personne ou la tâche, et ont besoin d'un transfert clair vers la comptabilité. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, exclut les tâches non facturables, applique les paramètres client tels que les taxes, remises et conditions de paiement, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec un statut visible dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de cabinet d'ingénierie doit inclure les coordonnées du cabinet et du client, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, le nom du projet, la référence du contrat ou du bon de commande, la description des services, la base de facturation, les montants par ligne, les dépenses remboursables, le traitement fiscal le cas échéant, les conditions de paiement et les informations de règlement. Les travaux en régie nécessitent également les catégories de main-d'œuvre, les heures, les taux et les coûts des matériaux.
Les travaux d'ingénierie au forfait sont généralement facturés par phase approuvée, jalon ou pourcentage d'avancement par rapport au montant contractuel convenu. La facture doit montrer la valeur du contrat, le montant facturé actuel, le montant facturé antérieur, le solde restant et toute retenue ou blocage requis par l'accord. Les paiements d'avancement des contrats fédéraux d'architecte-ingénieur à prix fixe sont liés aux estimations mensuelles des travaux acceptés.
Une facture en régie facture les heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes spécifiés, plus les coûts réels admissibles des matériaux. Le taux de main-d'œuvre inclut normalement les salaires, les frais généraux, les frais généraux et administratifs, et le bénéfice. Un bon justificatif comprend les relevés de temps quotidiens, la personne ou le rôle réalisant le travail, la catégorie de main-d'œuvre, la tâche, ainsi que les reçus ou justificatifs pour les matériaux et les coûts remboursables.
Le déclencheur de rejet le plus courant est une incohérence entre la facture et la méthode de facturation du contrat. Un contrat en régie nécessite les heures, les taux, les catégories de main-d'œuvre et les justificatifs. Un contrat au forfait nécessite le détail par phase ou avancement. Un contrat à coûts remboursables nécessite les justificatifs des coûts admissibles. Les numéros de bon de commande manquants, les descriptions de tâches peu claires et les dépenses remboursables non justifiées retardent aussi l'approbation.
Les factures d'ingénierie aux États-Unis n'utilisent pas de numéro national d'enregistrement à la TVA ou à la GST, car le pays n'a pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des juridictions des États et des collectivités locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent devoir s'enregistrer au niveau de l'État, par exemple avec un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, calcule les montants à partir des taux de projet ou de membre, exclut les tâches non facturables et applique les valeurs par défaut du client telles que les taxes, remises et conditions de paiement. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec le statut de facture synchronisé dans Everhour.
Les rapports Everhour permettent aux administrateurs de créer des rapports avec des colonnes telles que projet, client, membre, tâche, temps facturable, temps non facturable, montant facturable, coût, statut de facture, chiffre d'affaires et profit. Les cabinets d'ingénierie peuvent regrouper le travail facturable par projet, personne, tâche ou date avant de partager les justificatifs avec les clients ou d'enregistrer les documents pour un examen interne.
Suivez les heures d'ingénierie approuvées, les dépenses, les taux et le travail non facturable dans Everhour, puis générez des factures qui correspondent aux conditions client et au transfert comptable.
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