Everhour ajoute le suivi du temps, les approbations et les workflows de facturation autour des données de factures et de clients de QuickBooks Online.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous avez besoin d'une application de suivi du temps avec intégration QuickBooks lorsque les heures doivent soutenir la facturation client, la rentabilité des projets, la revue de la paie, ou les trois. QuickBooks gère l'enregistrement comptable, tandis que l'outil de suivi du temps capture le travail derrière chaque ligne facturable. L'objectif pratique est simple : suivre les heures approuvées par personne, projet, client et taux avant que ces heures ne deviennent des montants de facture.
Pour les équipes américaines, les relevés de temps soutiennent aussi la documentation sur les salaires et les heures. La FLSA exige des employeurs couverts qu'ils conservent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La loi n'impose pas un système de suivi du temps spécifique, de sorte qu'un workflow numérique complet peut correspondre au socle fédéral lorsque les relevés restent exacts et récupérables.
Un workflow de temps connecté à QuickBooks dépend du mappage des champs. Dans l'intégration QuickBooks Online d'Everhour, les contacts QuickBooks Online se synchronisent dans Everhour comme clients, et Everhour utilise les paramètres par défaut Account et Item Code lors de l'exportation des factures. C'est important, car une heure suivie n'est utile pour la comptabilité que lorsque le client, le service, le projet, le taux et le statut facturable sont alignés avant l'export.
QuickBooks Online reçoit la facture comme système comptable de référence. Everhour peut créer une facture à partir des heures et dépenses facturables pour un client, un projet et une période sélectionnés, puis l'exporter comme brouillon de facture QuickBooks Online. Les tâches non facturables restent hors de la base de facturation, et le statut de la facture exportée, son numéro, sa date d'émission et son montant restent visibles depuis l'outil comptable connecté.
QuickBooks prend en charge le temps sur les factures et la rentabilité des projets, mais un workflow de suivi du temps doit décider où vit l'enregistrement source. La configuration la plus solide capture les heures au plus près du travail, confirme le statut facturable avant la facturation et envoie uniquement les montants revus à la comptabilité. Cela évite de reconstruire des feuilles de temps de mémoire après la clôture de la période de facturation.
Une erreur courante consiste à traiter une facture exportée comme une piste d'audit complète du temps. La facture montre les montants facturables, mais la revue de la paie et de la conformité nécessite toujours des relevés de temps quotidiens et hebdomadaires lorsque c'est requis. Les heures supplémentaires fédérales pour les employés couverts non exemptés utilisent les heures au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal, sans moyenne entre les semaines de travail.
Un outil gratuit ponctuel suffit lorsque vous avez seulement besoin d'une petite facture, d'un bref récapitulatif de projet ou d'un export rapide pour un seul client. Il ne suffit plus lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les managers doivent revoir les entrées, que la comptabilité a besoin d'un mappage client cohérent, ou que la paie a besoin de relevés qui ne peuvent pas être modifiés discrètement après approbation.
Everhour Team Management correspond à la version gérée de ce workflow. Les administrateurs peuvent définir les rôles, les affectations aux projets, les limites de temps, la capacité hebdomadaire, les règles de verrouillage et les étapes d'approbation avant que les heures ne passent dans la facturation ou la revue de la paie. Cette structure donne à la comptabilité un transfert QuickBooks plus propre, car le temps approuvé, les entrées corrigées et les périodes verrouillées réduisent le nettoyage des factures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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QuickBooks gère la comptabilité, les factures, la paie et les workflows de rentabilité, mais une application séparée de suivi du temps donne aux équipes un endroit dédié pour capturer les heures par personne, projet, tâche, taux et statut facturable. La séparation la plus propre consiste à suivre et approuver d'abord le temps de travail, puis à envoyer les montants facturables revus dans QuickBooks comme données de brouillon de facture.
Un export utile de facture QuickBooks nécessite le client, le service ou produit, les heures facturables, les dépenses, les taux, le contexte du projet et la période de facturation. Dans un workflow de type Everhour, les contacts QuickBooks Online se synchronisent dans la liste des clients, et les factures exportées utilisent les paramètres Account et Item Code afin que les lignes comptables arrivent au bon endroit.
Les paiements partiels saisis dans Everhour ne se synchronisent pas vers QuickBooks Online. Pour les factures exportées, QuickBooks Online doit être l'endroit où l'activité de paiement est gérée. Le système de suivi du temps peut toujours afficher le statut de la facture, son numéro, sa date d'émission et son montant depuis l'outil comptable connecté, mais la gestion des paiements appartient à la comptabilité.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les relevés de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans, et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles de temps, doivent être conservés pendant au moins deux ans.
La FLSA n'exige pas de prime d'heures supplémentaires uniquement parce que le travail a eu lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel. Les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail, sauf si une exemption s'applique, et une autre loi, politique ou contrat peut ajouter une règle de prime séparée.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des workflows d'approbation, de verrouiller les périodes approuvées, de corriger le temps d'équipe, de définir les rôles et de gérer les affectations aux projets avant que les heures n'atteignent la facturation. Cela donne aux managers une étape de revue contrôlée afin que seul le temps approuvé et correctement affecté alimente la préparation des factures pour QuickBooks.
Everhour peut exporter vers QuickBooks Online, comme brouillons de factures, des factures construites à partir des heures et dépenses facturables. Après l'export, Everhour affiche le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture QuickBooks, et signale les factures supprimées ou les montants modifiés afin que les équipes de facturation puissent repérer les changements côté comptabilité.
Everhour Team Management donne aux équipes des approbations, des règles de verrouillage, des corrections de temps, des rôles et des affectations aux projets avant le début de la facturation QuickBooks, créant un transfert plus propre du travail suivi vers des heures prêtes à facturer.
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