Les prestataires à distance ont besoin de factures qui distinguent les heures, les livrables, les dépenses et les conditions. Everhour garde le travail facturable organisé.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les travailleurs à distance utilisent des factures lorsqu'ils exercent comme prestataires indépendants ou comme entreprises. Les salariés sont payés via la paie, et une mauvaise classification peut affecter les protections relatives aux salaires et aux heures supplémentaires. Pour les prestataires, la facture documente les services fournis, le modèle de facturation, le montant dû, la date d'échéance et le mode de paiement convenu avant le début du travail.
Une facture pratique prend en charge la manière dont la mission a été vendue. Le travail horaire nécessite des descriptions de tâches, des taux horaires, des heures travaillées et des totaux par ligne. Le travail au forfait nécessite des livrables et des tarifs fixes. Le support récurrent, les retainers et les jalons nécessitent des dates ou des phases de projet, afin que le client puisse faire correspondre le montant facturé au travail déjà approuvé.
Une facture de travailleur à distance indique généralement le nom du fournisseur et du client, affiche un numéro et une date de facture, liste les services fournis et les frais, ajoute la taxe applicable, indique le total dû et fournit les instructions de paiement. Net 14 et Net 30 sont des conditions courantes pour les freelances, et la date d'échéance écrite doit correspondre au libellé du délai net sur la facture.
Utilisez des lignes qui répondent à la question d'approbation du client. Un assistant virtuel pourrait indiquer « Tri de la boîte de réception et planification du calendrier, 12 heures à 35 $ par heure ». Un développeur au forfait pourrait indiquer « Corrections de bugs de la landing page, forfait convenu, 750 $ ». Les dépenses approuvées par le client ne doivent figurer sur la facture que lorsque le contrat autorise la refacturation des coûts.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et d'utilisation au niveau des États et des collectivités locales dépendent de l'État et de la juridiction locale, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et du lieu où la vente a lieu. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, de sorte qu'un travailleur à distance ne doit pas copier une ligne de taxe depuis la facture d'un autre client sans vérifier la règle applicable.
Les formulaires fiscaux accompagnent la facture, ils ne figurent pas dans chaque ligne. Pour un prestataire indépendant américain, la première étape documentaire fiscale du payeur est le formulaire W-9 pour obtenir le nom correct et le numéro d'identification fiscale. Une entreprise américaine dépose généralement le formulaire 1099-NEC après avoir payé au moins 600 $ au cours de l'année pour des services, y compris les pièces et matériaux. Un prestataire individuel étranger peut fournir le formulaire W-8 BEN sur demande.
Une facture gratuite fonctionne bien pour un projet ponctuel, un seul livrable au forfait ou un client qui n'a besoin que d'un PDF avec des conditions de paiement. Elle commence à montrer ses limites lorsque le même client a du travail facturable et non facturable, plusieurs projets, des tarifs qui changent, des dépenses remboursables ou des factures mensuelles répétées.
Un flux de travail géré transforme le travail à distance suivi en enregistrements facturables avant la rédaction de la facture. Everhour peut garder le temps facturable et non facturable séparé grâce au statut de facturation du projet, aux paramètres non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés et aux exceptions de tarif par membre. Cette structure aide la facture finale à refléter le travail que le client a accepté de payer.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les travailleurs à distance envoient des factures lorsqu'ils exercent comme prestataires indépendants, freelances ou entreprises facturant un client pour des services. Les salariés ne facturent pas leur employeur pour leur salaire, car la paie gère le paiement, les retenues et les registres salariaux. Un contrat écrit ou un accord de plateforme doit définir le tarif, le calendrier de paiement et le mode de paiement avant l'émission de la facture.
La facturation horaire convient au support continu, au travail administratif, aux appels de conseil et aux tâches ouvertes. La facturation au forfait convient aux livrables définis avec un périmètre clair. La facturation par jalon ou récurrente convient aux projets plus longs, aux retainers et au support mensuel. La facture doit correspondre au modèle convenu, afin que le client voie soit les heures et les tarifs, soit les livrables et les prix fixes.
Une facture de travailleur à distance doit inclure la taxe sur les ventes uniquement lorsque les règles applicables de l'État et des collectivités locales l'exigent. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et la taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. Les règles de nexus comptent aussi pour les vendeurs à distance, de sorte que la bonne réponse dépend de la vente, de l'emplacement du client et des obligations d'enregistrement du travailleur.
Des pénalités de retard peuvent figurer lorsque les conditions ont été énoncées avant leur application. La facture doit indiquer si des pénalités de retard s'appliquent, quand elles commencent, et le montant ou la méthode de calcul. Un freelance doit suivre le contrat, l'accord de plateforme ou les conditions de facture précédemment partagées au lieu d'ajouter une nouvelle règle de pénalité de retard après que le paiement est déjà en retard.
Le retard de paiement le plus courant vient de lignes vagues. « Services » ne donne rien au client à approuver, surtout lorsque plusieurs personnes examinent la facture. Utilisez des noms de tâches, des dates ou des phases de projet, des tarifs, des heures, des descriptions de dépenses, des conditions de paiement et une date d'échéance claire. Pour le travail horaire, chaque ligne doit relier le travail effectué au montant facturé.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés et aux exceptions de tarif par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les équipes à distance puissent facturer le travail client sans facturer les tâches internes.
Suivez le travail à distance approuvé par client et par projet, excluez les tâches non facturables des totaux de facture et utilisez les rapports Everhour pour protéger des registres de facturation propres.
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