Everhour transforme le travail suivi en rapports, tandis que les bons de commande canadiens ont besoin de détails prêts pour la taxe avant la facturation.
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Un bon de commande canadien donne au fournisseur une autorisation écrite de fournir des biens ou des services avant l'arrivée de la facture. Il doit identifier l'acheteur, le fournisseur, le numéro de bon de commande, la date d'émission, la date de livraison demandée, les conditions de paiement, la devise, les lignes d'articles, les quantités, les prix unitaires, le traitement fiscal et le contact approbateur. Le document final doit permettre au fournisseur de confirmer la commande sans demander des informations commerciales manquantes.
Traitez le bon de commande comme la première partie de l'enregistrement d'achat, et non comme un remplacement de la facture du fournisseur. La facture soutient toujours la déclaration fiscale et le paiement. Le Canada applique la GST/HST à la plupart des fournitures taxables de biens et de services effectuées au Canada, votre bon de commande doit donc laisser de la place pour le traitement GST/HST du fournisseur et toute taxe provinciale distincte applicable.
Un bon de commande pratique commence par des champs d'identification : dénomination légale de l'acheteur, nom commercial du fournisseur, adresses, noms des contacts et numéro de bon de commande. Ajoutez des descriptions de lignes qu'un réviseur peut rapprocher d'un devis, d'un contrat, d'un énoncé des travaux ou d'une approbation interne. Pour les services, incluez la période de service ou le nom du projet. Pour les biens, incluez le SKU, la quantité, l'adresse de livraison et les instructions d'expédition lorsque ces détails sont importants.
Les champs fiscaux exigent la même attention que les champs commerciaux. Les directives de la CRA autorisent l'affichage de la GST/HST comme incluse, indiquée comme montant distinct, ou présentée selon le taux applicable pour les fournitures taxables non détaxées. Le tableau des taux de la CRA indique 5 % de GST dans les provinces et territoires sans HST, 13 % de HST en Ontario, 14 % de HST en Nouvelle-Écosse à partir du 1er avril 2025, et 15 % de HST au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador et à l'Île-du-Prince-Édouard.
Un bon de commande qui indique seulement « services de conseil » crée du travail plus tard. Utilisez une ligne telle que « Conseil en implémentation, juin 2026, 20 heures à 125 CAD par heure » afin que l'approbateur, le fournisseur et le comptable puissent rapprocher la facture de l'achat approuvé. Ajoutez les conditions de paiement sur le bon de commande lorsque le fournisseur doit suivre un calendrier précis, comme net 30 après réception d'une facture correcte.
Les règles canadiennes de justificatifs fiscaux rendent les seuils de montant importants une fois la facture reçue. Pour les ventes taxables de 100 $ à 499,99 $, la documentation justificative GST/HST ITC doit inclure les détails fiscaux et le numéro d'inscription GST/HST du fournisseur ou de l'intermédiaire. Pour les ventes taxables de 500 $ ou plus, elle doit aussi inclure le nom de l'acheteur, une brève description des biens ou services, et les conditions de paiement. Un bon de commande complet aide à collecter ces détails tôt.
Un modèle de bon de commande gratuit suffit pour une commande ponctuelle, une petite demande fournisseur ou un achat de biens simple avec un prix et une adresse de livraison clairs. Il fonctionne mieux lorsqu'une personne crée le document, qu'un approbateur le valide, et que la facture finale peut être vérifiée manuellement par rapport au numéro de bon de commande, aux lignes d'articles et aux conditions de paiement.
Un workflow géré est préférable lorsque les commandes proviennent de projets facturables, de services récurrents ou de plusieurs approbateurs. Les rapports Everhour donnent aux équipes des colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports, afin que le travail approuvé, les coûts de projet, les montants facturables et le statut des factures puissent être examinés avant qu'une facture adossée à un bon de commande passe en comptabilité. Cet enregistrement réduit la ressaisie et maintient les approbations liées au travail derrière la charge.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un bon de commande est une autorisation d'achat de biens ou de services émise par l'acheteur. Une facture est la demande de paiement émise par le fournisseur après la vente ou le jalon. Le bon de commande doit donner au fournisseur suffisamment de détails pour exécuter la commande, tandis que la facture soutient le paiement, la documentation GST/HST et les enregistrements comptables.
Un bon de commande doit inclure un champ fiscal lorsque l'achat prévu est taxable, surtout lorsque l'acheteur veut que le fournisseur confirme si la GST/HST est incluse, distincte ou affichée par taux. La facture du fournisseur reste le document fiscal, mais un bon de commande prêt pour la taxe réduit les litiges avant la facturation.
Utilisez le traitement fiscal du fournisseur pour la fourniture spécifique et le lieu de fourniture. Les directives de taux de la CRA indiquent 5 % de GST dans les provinces et territoires sans HST, 13 % de HST en Ontario, 14 % de HST en Nouvelle-Écosse à partir du 1er avril 2025, et 15 % de HST au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador et à l'Île-du-Prince-Édouard. Une PST ou une QST distincte peut s'appliquer dans certaines provinces sans HST.
Le numéro d'inscription GST/HST du fournisseur ou de l'intermédiaire est requis sur la documentation justificative GST/HST ITC pour les ventes taxables de 100 $ ou plus. Ajoutez un champ pour ce numéro sur le bon de commande lorsque le fournisseur est inscrit, puis vérifiez que la facture finale inclut le numéro requis et le détail fiscal.
Les détails manquants des lignes d'articles causent le travail de rapprochement le plus évitable. Un bon de commande vague oblige le comptable à comparer les e-mails, devis et approbations avant de payer la facture. Utilisez des descriptions, quantités, taux, champs fiscaux, détails de livraison et conditions de paiement qui correspondent à la facture attendue du fournisseur.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports. Un manager peut examiner le temps de projet, les montants facturables, les coûts, le statut des factures et les détails client avant d'approuver les charges qui doivent correspondre à un bon de commande.
Suivez le travail approuvé, examinez les coûts de projet et exportez les rapports avant que les factures avancent. Everhour donne aux équipes un enregistrement de facturation plus clair derrière chaque bon de commande.
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