Everhour affiche la charge de travail, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité et les heures prévues par rapport aux heures réelles pour les équipes qui gèrent le travail de projet Basecamp.
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Les projets Basecamp contiennent la structure de travail : projets, listes, tâches à faire, personnes responsables, dates d'échéance et statut d'achèvement. La planification de la capacité des ressources transforme cette structure en vue hebdomadaire de la charge de travail. Le travail pratique consiste à voir qui a du temps disponible, qui est déjà engagé et quel projet absorbera la prochaine attribution avant que vous ne l'ajoutiez à la mauvaise personne.
Une vue de capacité utilisable nécessite trois entrées : la capacité hebdomadaire de chaque personne, les heures prévues attribuées à cette personne et les congés connus. Les paramètres de capacité hebdomadaire pour le temps plein, le temps partiel et la capacité hebdomadaire personnalisée permettent de garder une comparaison équitable. Une personne disposant de 24 heures disponibles ne doit pas être évaluée par rapport à la même charge hebdomadaire qu'une personne disposant de 40 heures disponibles.
La planification de la capacité commence par l'effort, et pas seulement par le placement dans le calendrier. Attribuez des heures prévues à un projet Basecamp ou à une tâche à faire, choisissez la personne responsable et définissez la période couverte par ces heures. Le planificateur peut répartir une estimation totale entre les jours attribués, puis comparer le temps prévu quotidien et hebdomadaire de chaque personne à sa capacité.
La vue projet aide à déterminer si un projet Basecamp est surchargé. La vue membre aide à déterminer si une personne porte trop de charge sur plusieurs projets. Un plan réaliste montre les deux. Un designer à qui sont attribuées 18 heures pour un client et 16 heures pour un autre la même semaine a 34 heures engagées avant que les réunions, la revue et les congés n'entrent dans le planning.
Le signal de surcharge est important, car les personnes occupées semblent souvent disponibles lorsque le travail est réparti entre plusieurs projets Basecamp. Un récapitulatif hebdomadaire qui signale le temps prévu au-dessus de la capacité donne au manager un point de décision clair : déplacer la tâche, réduire l'estimation, prolonger la période ou changer la personne à qui le travail est attribué.
L'utilisation nécessite une définition claire avant d'être utilisée. L'utilisation facturable par rapport à la capacité disponible mesure les heures facturables par rapport à la capacité disponible. Le taux d'occupation par rapport à la capacité disponible mesure tout le travail attribué ou suivi par rapport à la capacité. Ces ratios répondent à des questions différentes. Une personne peut être très occupée tout en ayant une faible utilisation facturable lorsque du travail de projet interne ou non facturable remplit la semaine.
Un contrôle ponctuel de la capacité fonctionne lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide de cette semaine : qui a de la marge, qui dépasse sa capacité et où les attributions se chevauchent. C'est suffisant pour une petite équipe qui prend une seule décision de planification, surtout lorsque l'étape suivante consiste simplement à déplacer une tâche à faire ou à modifier ses heures prévues.
Un flux de travail encadré est préférable lorsque les projets Basecamp restent actifs sur plusieurs semaines. Everhour Resource Planning compare la capacité prévue au temps suivi, affiche les écarts de disponibilité et les congés planifiés sur des chronologies visuelles, et permet aux managers de basculer entre les vues membre et projet. Cela transforme un instantané des personnes qui semblent occupées en un historique de charge de travail projet par projet corrigé par les heures réelles.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les heures prévues doivent être rattachées à la personne et au projet Basecamp ou à la tâche à faire responsables du travail. La date d'échéance indique le moment, tandis que les heures prévues indiquent l'effort. Gardez ces éléments séparés afin qu'une plage de dates de deux jours ne devienne pas automatiquement 16 heures de travail.
Utilisez les heures hebdomadaires pendant lesquelles la personne est réellement disponible pour travailler. Les paramètres de capacité hebdomadaire pour le temps plein, le temps partiel et la capacité hebdomadaire personnalisée permettent au plan de refléter les vrais plannings. Les congés ont également leur place dans la vue de capacité, car les vacances, les jours de maladie et les jours fériés réduisent les heures disponibles pour les attributions de projet.
Le manager doit modifier le plan avant le début du travail. Déplacez l'attribution vers une personne disponible, réduisez le périmètre prévu, répartissez le travail sur une période plus longue ou repoussez la date d'échéance. Laisser la surcharge en place rend le plan hebdomadaire inexact dès le départ.
L'utilisation doit correspondre à la question à laquelle vous répondez. Utilisez les heures facturables divisées par la capacité disponible lorsque vous avez besoin de l'utilisation facturable. Utilisez le total des heures attribuées ou suivies divisé par la capacité disponible lorsque vous avez besoin de mesurer la pression de la charge de travail. Mélanger ces définitions fait paraître un chiffre précis tout en répondant à la mauvaise question.
Les heures réelles suivies montrent si le plan correspondait au travail. Si des tâches à faire Basecamp similaires prennent régulièrement plus de temps que prévu, les attributions futures nécessitent des estimations plus élevées ou davantage de capacité disponible. Si les heures réelles sont systématiquement inférieures, l'équipe peut réduire le temps prévu sans deviner.
Everhour Resource Planning utilise des chronologies visuelles avec des vues membre et projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre heures prévues et heures réelles. Les managers peuvent voir où le travail de projet Basecamp dépasse les heures disponibles d'une personne et ajuster les attributions avant que la semaine ne se remplisse.
Everhour synchronise les champs projet, liste, tâche à faire, ID de tâche et statut de tâche Basecamp dans les rapports. Cela permet aux managers d'examiner la capacité et le temps suivi selon le même contexte de projet et de tâche à faire que celui utilisé par l'équipe pour le travail quotidien.
Suivez la charge prévue, les congés et les heures réelles sur les projets Basecamp avec Everhour Resource Planning, afin que les managers attribuent le travail en fonction de la capacité hebdomadaire plutôt qu'au jugé.
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