Everhour añade seguimiento facturable, tarifas, informes y flujos de trabajo de facturación en torno a las tareas de Asana para que el trabajo aprobado pueda avanzar hacia la facturación al cliente.
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Esta página es para equipos que necesitan convertir la actividad de tareas de Asana en tiempo facturable de cara al cliente. La tarea práctica es sencilla: registrar quién trabajó, dónde se realizó el trabajo, cuánto tiempo se registró, si ese tiempo es facturable y qué tarifa le pone precio antes de que el cliente vea la factura.
El seguimiento facturable también necesita la parte no facturable. La revisión interna, las revisiones fuera de alcance, el trabajo administrativo y el tiempo de gestión de proyectos suelen pertenecer al registro incluso cuando no deben cobrarse. Mantener visibles ambas categorías ofrece a los responsables una visión completa del esfuerzo, el margen y la exposición de facturación al cliente.
Un flujo de trabajo útil de facturación de Asana empieza con una configuración clara de facturación del proyecto. Un proyecto puede valorarse por tarifa horaria del proyecto, tarifa horaria del miembro o precio fijo en Everhour. Dentro de un proyecto facturable, una tarea puede seguir marcándose como no facturable para que su tiempo permanezca en los informes sin aumentar el total facturable.
La decisión sobre la tarifa debe coincidir con el contrato. Una tarifa de proyecto combinada encaja con trabajos de servicios sencillos. Las tarifas por miembro encajan con equipos con distintos niveles profesionales. Las tarifas personalizadas por tarea encajan con trabajos de tiempo y materiales en los que tipos de tarea concretos tienen precios distintos. La tarifa de proyecto de un miembro también puede establecerse en 0 cuando el trabajo de esa persona debe mantenerse como no facturable.
Un registro de tiempo de cara al cliente debe mostrar el proyecto, la tarea, la persona, la fecha, la duración, el estado facturable y una descripción clara cuando el título de la tarea por sí solo no explica el trabajo. Las notas breves ayudan a los revisores a distinguir implementación, revisión, investigación, reuniones y correcciones antes de crear la factura.
El error común es tratar cada hora de tarea de Asana como lista para facturar. El tiempo todavía necesita una revisión de facturación. Los responsables deben comprobar notas faltantes, totales inusuales, trabajo registrado en la tarea equivocada e indicadores de facturación antes de la aprobación. Esa revisión protege la relación con el cliente y mantiene el esfuerzo no facturable útil para el análisis de rentabilidad.
Un recuento puntual gratuito basta cuando una persona necesita un total rápido para un pequeño trabajo de cliente. Deja de bastar cuando varias personas registran trabajo en proyectos de Asana, las tarifas difieren por persona o tarea, o las facturas necesitan una trazabilidad clara desde las horas aprobadas hasta los importes facturados.
Everhour proporciona a ese proceso un flujo de trabajo gestionado: controles de seguimiento integrados en Asana, aprobación de hojas de horas, informes sobre tiempo facturable y no facturable, importes de factura basados en tarifas y protección contra la reutilización de tiempo ya facturado. Las horas aprobadas y valoradas por tarifa pueden pasar a facturación sin reconstruir el mismo registro en una hoja de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El tiempo facturable es trabajo registrado que el cliente debe pagar según el acuerdo del proyecto. En un flujo de trabajo de Asana con Everhour, los administradores configuran el método de facturación del proyecto y, después, el tiempo de tareas concretas puede incluirse o excluirse de los totales facturables. El trabajo no facturable sigue visible en los informes para revisar el margen y la carga de trabajo.
Las tarifas deben seguir la estructura del contrato. Use una tarifa de proyecto cuando todo el trabajo aprobado comparta un único precio por hora, tarifas por miembro cuando las personas facturen a precios distintos y tarifas personalizadas por tarea cuando determinados tipos de trabajo necesiten su propio precio. Everhour también separa las tarifas facturables de las tarifas de coste interno para los informes de ingresos, costes y beneficios.
La coordinación interna, la revisión fuera de alcance, la limpieza administrativa y el trabajo que no se cobrará al cliente deben permanecer en el registro cuando afecten al coste o la capacidad del proyecto. Ocultar ese tiempo hace que la rentabilidad parezca mejor de lo que es. Márquelo como no facturable y revíselo junto al tiempo facturable.
Una entrada lista tiene el proyecto, la tarea, la persona, la fecha, la duración y el estado facturable correctos, además de suficiente descripción para que un revisor entienda el cargo. El tiempo aprobado debe comprobarse antes de facturar, especialmente cuando varias personas trabajaron en el mismo proyecto de cliente o cuando las tarifas difieren por miembro o tarea.
La facturación al cliente puede incluir gastos facturables junto con el tiempo facturable cuando el encargo permite reembolsos o costes repercutidos. El registro de gastos debe identificar el proyecto, la categoría, la descripción, la cantidad o el importe y el recibo justificativo cuando sea necesario. Los gastos deben revisarse antes de aparecer en una factura.
Everhour Expenses registra los costes del proyecto junto con las horas facturables, incluidas las imágenes o los PDF de recibos y las categorías basadas en unidades como kilometraje o impresión. Los gastos facturables pueden añadirse a las facturas con detalles de categoría, descripción, cantidad e importe, lo que da al registro de facturación más información que solo el tiempo de trabajo.
Everhour Billing & Invoicing marca el tiempo como facturado después de que se haya incluido en una factura, de modo que las mismas horas aprobadas no vuelvan a aparecer como tiempo sin facturar. Los equipos pueden generar facturas a partir de tiempo y gastos sin facturar seleccionados, previsualizar el desglose y mantener visible el estado de la factura en Everhour.
Registre las horas aprobadas y los gastos facturables antes de que lleguen al cliente. Everhour conecta el trabajo de tareas de Asana con tarifas, registros de gastos, creación de facturas y traspaso a contabilidad.
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