Everhour conecta el tiempo de las tareas de Asana con tarifas, presupuestos e informes para que los responsables de proyectos puedan controlar el gasto del cliente.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Los responsables de proyectos usan este flujo de trabajo para ver si el trabajo del proyecto en Asana se mantiene dentro del límite de tiempo o dinero previsto. El resultado práctico es una vista de presupuesto que vincula la actividad de las tareas con el tiempo real, el coste, el valor facturable y el presupuesto restante. Cada tarea conserva su contexto de proyecto en Asana, mientras Everhour registra el tiempo, las tarifas y las cifras de presupuesto necesarias para la revisión.
Una vista de presupuesto clara empieza con el proyecto, la lista de tareas, las personas asignadas y el estado que ya usa el equipo. Añada estimaciones cuando guíen la planificación y después registre el tiempo real en la tarea donde se realiza el trabajo. El presupuesto resulta útil cuando el tiempo registrado se integra en el coste o el importe facturable por proyecto, persona, tarea y fecha.
Una herramienta de presupuesto de proyecto necesita más que horas. Necesita la lógica de tarifas que convierte el trabajo en coste o ingresos. Las opciones principales son presupuesto de tiempo o presupuesto de dinero, presupuesto con tarifa por hora, presupuesto de precio fijo o seguimiento no facturable. Un presupuesto de costes usa tarifas laborales internas; un presupuesto facturable usa las tarifas que se cobran al cliente.
El alcance de la tarifa importa porque un proyecto de Asana puede incluir varios roles. Un responsable de proyecto puede fijar el precio de todo el proyecto con una tarifa de proyecto, usar tarifas de miembros cuando diseñadores, desarrolladores y responsables facturan de forma distinta, o aplicar tarifas de tareas cuando tipos de trabajo concretos tienen precios separados. El historial de tarifas con fecha protege los informes antiguos cuando las tarifas cambian a mitad del proyecto.
El error habitual es tratar un presupuesto como una única cifra objetivo sin los registros que explican el movimiento frente a ella. Un registro de presupuesto útil muestra el tiempo estimado, el tiempo real registrado, el coste real a partir del tiempo y las tarifas, el total de presupuesto definido por el usuario y la diferencia restante. Sin esa estructura, el responsable de proyecto ve una desviación pero no puede identificar la tarea, la persona o la tarifa que la causa.
Las alertas también necesitan una responsabilidad clara. Everhour admite umbrales configurables de alerta por correo electrónico en cualquier porcentaje, con ejemplos como el 50 % y el 80 % en la página de integración con Asana. Un equipo debe elegir umbrales que dejen tiempo para actuar, asignar el destinatario de la alerta y revisar si el aviso apunta a un aumento del alcance, trabajo lento, estimaciones ausentes o tarifas incorrectas.
Una comprobación puntual del presupuesto funciona cuando necesita una lectura rápida de un proyecto, una semana o una solicitud de cliente. Responde si el trabajo registrado actualmente está cerca del objetivo previsto de tiempo o dinero. Eso basta para una reunión de estado, una revisión manual de factura o para que un responsable de proyecto valide un encargo breve.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando el mismo presupuesto necesita revisión semanal, aprobación y traspaso a facturación. Everhour mantiene sincronizados proyectos y tareas de Asana, añade controles de seguimiento integrados, aplica tarifas de coste y tarifas de facturación, envía alertas de umbral y exporta informes detallados. Eso crea un registro duradero para presupuestos, facturas, comprobaciones de rentabilidad y conversaciones con clientes.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Clasificado entre las mejores herramientas de control del tiempo en G2, Capterra y TrustRadius — con elogios constantes por su facilidad de uso, integraciones y soporte.
Empiece con la estructura de proyecto y tareas de Asana que el equipo ya usa. Registre el tiempo en la tarea donde se realiza el trabajo y después conecte ese tiempo con un tipo de presupuesto, una regla de tarifa y una vista de informes. El presupuesto debe mostrar el trabajo estimado, el tiempo real registrado, el coste o valor facturable y el importe restante frente al objetivo.
Use una tarifa de proyecto cuando todo el trabajo deba valorarse de la misma forma, tarifas de miembros cuando distintos roles tengan distintos valores de facturación o coste, y tarifas de tareas cuando tipos de trabajo concretos necesiten su propio precio. Mantenga las tarifas de coste separadas de las tarifas de facturación para que el margen y la facturación al cliente no se reduzcan a una sola cifra.
Revise el tiempo registrado, el presupuesto restante, las horas facturables frente a las no facturables, el coste, el importe facturable y el trabajo que avanzó sin una estimación correspondiente. Una revisión semanal también necesita detalle a nivel de tarea, porque un total de proyecto por sí solo no muestra si la desviación procede del alcance, la asignación de personal, la configuración de tarifas o un registro tardío del tiempo.
El mayor error es registrar tiempo fuera de la tarea o el proyecto al que pertenece el trabajo. Eso rompe la conexión entre el trabajo planificado, el tiempo real, el cálculo de tarifas y los informes de presupuesto. Las correcciones se vuelven más difíciles cuando los registros de tiempo carecen de descripción, fecha, tarea o estado facturable.
Las alertas de presupuesto no sustituyen la revisión. Indican al responsable de proyecto que el trabajo registrado ha cruzado un umbral elegido, pero el informe todavía necesita interpretación. El siguiente paso es comprobar qué tareas, personas, tarifas y registros no facturables causaron el movimiento, y después decidir si ajustar el alcance, la asignación de personal o la facturación.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas de facturación de cara al cliente, con valores predeterminados por persona y ajustes específicos por proyecto. También conserva el historial de tarifas con fecha y puede valorar el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea, de modo que el tiempo de tareas de Asana alimenta los informes de presupuesto sin reducir todos los roles a una sola tarifa.
Everhour sincroniza proyectos, tareas, títulos de tareas, campos personalizados y etiquetas de Asana en su capa de informes, con controles de seguimiento del tiempo integrados dentro de Asana. Los responsables de proyectos pueden revisar resúmenes de presupuesto, horas facturables y no facturables, presupuesto restante y columnas detalladas de informes, y después exportar informes a Excel cuando se necesita un traspaso a hoja de cálculo.
Registre el tiempo de tareas de Asana con tarifas, umbrales de presupuesto e informes exportables. Everhour ofrece a los responsables de proyectos un flujo de trabajo de presupuesto duradero para el control de costes y la facturación.
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