Los proyectos de agencia avanzan a través de tareas, horas, presupuestos y facturación. Everhour añade la capa de presupuesto que mantiene ese trabajo bajo control.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La gestión de proyectos de agencia en Asana empieza con el propio trabajo: tareas, personas asignadas, fechas de vencimiento, estado del proyecto y entregables orientados al cliente. El flujo de trabajo de presupuesto empieza cuando usted asocia límites medibles a ese trabajo. Un contrato de iguala, una campaña de precio fijo o un proyecto de tiempo y materiales necesita un presupuesto objetivo, horas registradas, estado facturable y una estructura de tarifas antes de que termine la primera semana.
Normalmente intenta responder rápido a tres preguntas: qué tareas avanzan, qué horas son facturables y si el proyecto sigue dentro del acuerdo con el cliente. Una configuración de agencia útil mantiene esas respuestas cerca del plan del proyecto en lugar de repartirlas entre comentarios de tareas, hojas de cálculo y notas de facturas de fin de mes.
Los presupuestos de agencia suelen encajar en uno de tres patrones. Un proyecto de precio fijo necesita un presupuesto monetario vinculado al alcance de la entrega. Un proyecto de tiempo y materiales necesita facturación por horas por proyecto, miembro o tarea. Un contrato de iguala suele necesitar un periodo de presupuesto recurrente para que cada mes o trimestre empiece con un límite nuevo y una política clara de traspaso.
Las vistas de coste y de facturación responden a preguntas de gestión distintas. El coste muestra el gasto laboral interno y la presión sobre el margen. El tiempo facturable muestra lo que puede aparecer en una factura de cliente. Mezclar ambos en un solo campo crea disputas porque el responsable de cuenta, el jefe de proyecto y el revisor del departamento financiero interpretan el mismo número de forma distinta.
Un flujo de trabajo de agencia defendible registra el tiempo a nivel de tarea, mantiene separado el trabajo facturable y no facturable, y conecta cada registro con el proyecto de cliente correcto. Una semana de ejemplo puede incluir producción de diseño facturable, revisión interna no facturable y tiempo de gestión del cliente. Cada categoría afecta de forma distinta al consumo del presupuesto y a los totales de factura.
Los responsables de proyecto también deben decidir quién aprueba el tiempo antes de que llegue a facturación. La revisión semanal detecta registros que faltan, totales diarios inusualmente altos y trabajo imputado al proyecto equivocado mientras el contexto sigue fresco. Los periodos bloqueados evitan que las ediciones tardías cambien un informe de cliente después de que el departamento financiero ya haya preparado la factura.
Una comprobación puntual de presupuesto funciona para un solo proyecto, un sprint corto o una llamada rápida de estado con el cliente. Le da una respuesta en un momento concreto: horas usadas, presupuesto restante y trabajo facturable por revisar. Eso basta cuando el equipo solo necesita una instantánea y el siguiente paso de facturación es manual.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el trabajo de agencia se repite entre clientes, contratos de iguala y ciclos de facturación. Everhour Project Budgeting admite presupuestos de tiempo y dinero, periodos de presupuesto recurrentes, alertas de correo configurables, protección de presupuesto, controles de inclusión de gastos, múltiples métodos de facturación y presupuestos a nivel de cliente para equipos que necesitan un registro operativo duradero.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cree el proyecto en torno al entregable del cliente, contrato de iguala, campaña o línea de servicio que necesita su propia vista de presupuesto e informes. Mantenga las tareas lo bastante específicas para que los registros de tiempo expliquen el trabajo más adelante. Las tareas amplias como "trabajo de cliente" debilitan la revisión de facturación porque las horas no muestran alcance, responsable ni entregable.
Un único presupuesto a nivel de cliente funciona cuando el contrato de iguala cubre varios flujos de trabajo relacionados bajo un solo límite de gasto. Los proyectos separados funcionan mejor cuando cada campaña, servicio o departamento tiene su propio alcance y ruta de aprobación. La decisión debe coincidir con el acuerdo con el cliente, porque los informes deben reflejar el presupuesto que el cliente aprobó.
Las reuniones internas de estado, el retrabajo fuera del acuerdo con el cliente, el apoyo a ventas, la limpieza administrativa y la formación suelen seguir siendo no facturables salvo que el contrato indique lo contrario. Mantenga esas horas visibles en los informes en lugar de eliminarlas. El tiempo no facturable sigue afectando al margen, la asignación de personal y si la agencia fijó correctamente el precio del trabajo.
Los presupuestos se desvían cuando el tiempo registrado acaba en tareas genéricas, el trabajo no facturable se oculta, las tarifas se aplican de forma incoherente o las aprobaciones se producen después de redactar las facturas. Un ciclo de revisión semanal reduce el trabajo de corrección porque los responsables de proyecto pueden corregir la falta de contexto de tarea, el estado facturable incorrecto y los totales diarios inusuales antes de que el departamento financiero cierre el periodo.
La revisión semanal encaja con la mayoría de los proyectos de agencia activos porque detecta el consumo del presupuesto antes de la factura de fin de mes. Los proyectos de precio fijo necesitan revisión antes de los principales hitos de entrega. Los contratos de iguala necesitan revisión antes de que empiece el siguiente periodo recurrente para que el responsable de cuenta pueda ajustar el alcance, la asignación de personal o la comunicación con el cliente con cifras actuales.
Everhour Project Budgeting permite a las agencias hacer el seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero en relación con el trabajo de Asana, incluidos periodos de presupuesto recurrentes, alertas de correo configurables, protección de presupuesto, controles de inclusión de gastos, múltiples métodos de facturación y presupuestos a nivel de cliente. Los equipos pueden gestionar el consumo del presupuesto mientras las tareas siguen organizadas en Asana.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula los importes de factura a partir de tarifas y gastos facturables, y excluye el trabajo no facturable. Las líneas de factura pueden agruparse por estructuras que los clientes esperan, como proyecto, tarea, persona o fecha.
Conecte el trabajo de cliente, el tiempo registrado, las tarifas, las alertas y la revisión de facturación en un solo flujo de trabajo. Everhour ofrece a las agencias la visibilidad de presupuesto necesaria para proteger el margen y facturar con confianza.
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