Everhour conecta el trabajo en tareas de Asana con el gasto, la facturación y las facturas para que los costes del proyecto sigan vinculados a entradas reales.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Vea qué tareas están consumiendo presupuesto, qué horas son facturables, qué trabajo debe mantenerse interno y qué importes están listos para facturarse al cliente. Asana contiene la estructura del proyecto, incluidas tareas, nombres, responsables asignados, etiquetas y campos personalizados. La vista de gasto resulta útil cuando esos registros de trabajo se conectan con tiempo, tarifas, estado del presupuesto y decisiones de facturación.
Everhour añade la capa de gasto sobre esa estructura. El tiempo se registra desde tareas de Asana y después se incorpora a resúmenes de proyecto, vistas de presupuesto, totales facturables y no facturables, e informes exportables. Eso le da una imagen actual del coste del proyecto sin reconstruir la actividad a partir de comentarios, actualizaciones de estado u hojas de cálculo separadas después de terminado el trabajo.
El seguimiento del gasto empieza con entradas de tiempo limpias. Cada entrada necesita una tarea, fecha, persona, duración y estado de facturabilidad. La decisión sobre la tarifa viene después: un proyecto puede usar gestión de presupuesto por tarifa horaria, precio fijo o no facturable en Everhour. Esas opciones determinan si el tiempo registrado se convierte en ingresos de cara al cliente, visibilidad de coste interno o solo consumo de presupuesto.
Una vista de proyecto útil separa el tiempo total, el presupuesto restante, las horas facturables y las horas no facturables. Por ejemplo, una tarea de diseño con 3 horas de trabajo facturable no debe estar en el mismo total de facturación que 2 horas de gestión interna del proyecto marcadas como no facturables. La distinción mantiene el gasto del proyecto útil tanto para la revisión del presupuesto como para la facturación.
El error habitual es revisar el gasto solo después de que un proyecto parezca caro. El seguimiento del gasto funciona mejor cuando las señales de presupuesto aparecen mientras el equipo aún tiene margen para ajustar el alcance, la asignación de personal o los plazos de entrega. Everhour admite alertas automáticas por correo electrónico en umbrales de presupuesto configurados por el administrador, usando cualquier porcentaje que establezca el administrador.
Los resúmenes e informes de proyecto deben responder rápidamente a tres preguntas: cuánto tiempo se ha registrado, cuánto presupuesto queda y qué tareas o personas explican el movimiento. Everhour mantiene sincronizados los nombres de proyectos de Asana, títulos de tareas, campos personalizados y etiquetas para los informes, de modo que la revisión del gasto coincida con la estructura de trabajo que su equipo ya reconoce.
Una comprobación puntual del gasto es suficiente cuando necesita una lectura rápida de un proyecto, un intervalo de fechas o una conversación con un cliente. Los informes exportables con columnas detalladas pueden respaldar esa revisión, especialmente cuando el objetivo es inspeccionar el tiempo, el presupuesto restante, el estado de facturabilidad y el detalle por tarea antes de tomar una decisión sobre el proyecto.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando el tiempo registrado alimenta facturación recurrente, aprobaciones, traspaso contable o facturas de cliente. Everhour Billing & Invoicing puede convertir tiempo y gastos facturables en facturas, calcular importes a partir de tarifas, excluir tareas no facturables, aplicar ajustes de cliente, personalizar detalles de factura y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Clasificado entre las mejores herramientas de control del tiempo en G2, Capterra y TrustRadius — con elogios constantes por su facilidad de uso, integraciones y soporte.
Un registro de gasto utilizable necesita la tarea de Asana, la persona, el tiempo registrado, la fecha, el estado de facturabilidad y la tarifa o el método de presupuesto usado para valorar el trabajo. Los nombres de tareas, etiquetas y campos personalizados ayudan a que los informes sigan siendo comprensibles cuando los responsables revisan el gasto por fase, entregable, cliente o miembro del equipo.
Las entradas facturables cuentan para los importes de factura de cara al cliente cuando se aplican tarifas. Las entradas no facturables deben seguir siendo visibles para la revisión del coste y del margen del proyecto, pero deben quedar fuera de los totales facturables. Mezclar ambas hace que las facturas sean más difíciles de defender y que la rentabilidad del proyecto parezca más favorable de lo que el trabajo justificaba realmente.
Revise primero el presupuesto restante y después inspeccione las tareas y personas que causan el movimiento. Un proyecto puede parecer aceptable en conjunto mientras una fase está excediendo el presupuesto. Los umbrales de alerta de presupuesto configurados por el administrador ayudan a señalar ese movimiento pronto, pero la revisión sigue necesitando detalle por tarea antes de cambiar el alcance o la asignación de personal.
Los gastos deben registrarse junto con el tiempo del proyecto cuando afectan a la facturación al cliente, al reembolso o a la rentabilidad. Mantenga los gastos facturables separados de los costes internos para que las facturas muestren solo cargos aprobados por el cliente. Un informe de gasto que combina mano de obra y gastos sin estado de facturabilidad crea confusión durante la revisión del presupuesto.
Los informes de gasto pierden confianza cuando las entradas de tiempo carecen de contexto de tarea, falta el estado de facturabilidad, las tarifas son incoherentes o las ediciones manuales tardías cambian los totales después de la revisión. Controlar estrictamente el proceso de revisión importa una vez que los datos de gasto alimentan facturas, comprobaciones de nómina o conversaciones con clientes sobre presupuesto.
Everhour Billing & Invoicing convierte tiempo y gastos facturables registrados en facturas, calcula importes a partir de tarifas y excluye tareas no facturables. Los valores predeterminados del cliente pueden contener contactos, impuestos, descuentos y condiciones de pago, y las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Everhour Reporting usa datos sincronizados de proyectos y tareas de Asana para crear informes con columnas relacionadas con tiempo, presupuesto, facturable, no facturable, coste y facturas. Los equipos pueden filtrar, agrupar y exportar informes a Excel cuando los responsables necesitan detalle del gasto del proyecto fuera del espacio de trabajo activo.
Conecte el trabajo en tareas de Asana con Everhour Billing & Invoicing y después convierta el tiempo y los gastos facturables aprobados en facturas de cliente con menos pasos manuales de facturación.
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