Everhour añade seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero dentro de Asana para que el gasto del proyecto siga visible mientras avanza el trabajo.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Ha llegado aquí para evitar que un proyecto de Asana supere sus horas o su gasto aprobados. La tarea práctica es sencilla: nombrar el proyecto, elegir un presupuesto de tiempo o de dinero, conectar ese objetivo con el trabajo registrado y revisar el uso del presupuesto antes de la facturación o la revisión de la nómina. Asana contiene las tareas, los responsables asignados y el estado. Everhour añade la capa presupuestaria, con tarifas, tiempo registrado, presupuesto restante y totales facturables frente a no facturables vinculados al mismo trabajo.
Una configuración útil empieza antes de que se ponga en marcha el primer temporizador. Decida si el límite es un objetivo de coste interno, un precio de cara al cliente o un tope de horas para la entrega. Asigne el trabajo al proyecto de Asana correcto, mantenga los títulos de las tareas lo bastante específicos para la revisión y registre el tiempo en la tarea que consumió el presupuesto. Una cifra a nivel de proyecto solo sigue siendo útil cuando cada entrada lleva el mismo contexto de proyecto.
Un presupuesto de proyecto necesita cuatro entradas básicas: objetivo total, tipo de presupuesto, fuente de tarifas y fuente de tiempo. El objetivo es el límite aprobado. El tipo de presupuesto establece si realiza el seguimiento de horas o de dinero. La fuente de tarifas convierte el tiempo en coste o ingresos cuando el presupuesto es financiero. La fuente de tiempo es el conjunto de tareas de Asana donde las personas registran el trabajo que cuenta contra el presupuesto.
El estado facturable también necesita una decisión antes de que empiecen los informes. El trabajo para clientes suele separar el tiempo facturable del tiempo no facturable, porque ambos consumen capacidad y solo uno se convierte en valor de factura. El trabajo de precio fijo sigue necesitando tiempo registrado, ya que la revisión del presupuesto compara el precio o el objetivo de horas con el trabajo ya utilizado. El trabajo por tiempo y materiales necesita la tarifa correcta de proyecto, miembro o tarea para que la vista de dinero coincida con el acuerdo.
La revisión del presupuesto debe hacerse con una cadencia programada antes de preparar la factura. Compare las horas planificadas con el tiempo registrado, el presupuesto de costes con el coste real y los totales facturables con el esfuerzo no facturable. Las alertas por correo electrónico en umbrales configurados dan a los administradores una señal clara para revisar el alcance, la asignación de personal o la facturación antes de que el proyecto alcance su límite. El porcentaje de alerta debe coincidir con el riesgo: más bajo para contratos de iguala ajustados, más alto para trabajo interno flexible.
El error habitual es tratar cada minuto registrado como la misma prueba presupuestaria. Una tarea no facturable, una tarea asignada al proyecto equivocado o una tarifa obsoleta cambian la vista de dinero incluso cuando las horas parecen completas. Un informe presupuestario limpio separa las horas facturables y no facturables, muestra el presupuesto restante y mantiene los mismos nombres de proyecto y tarea que el equipo usa en Asana.
Una comprobación presupuestaria puntual basta cuando un único propietario revisa un solo proyecto y solo necesita una cifra de estado actual. Se rompe cuando las entradas de tiempo necesitan aprobación, los periodos presupuestarios se repiten, los gastos afectan al límite o el mismo presupuesto de cliente abarca varios proyectos de Asana. En ese punto, el equipo necesita un sistema de registro para el tiempo presentado, las reglas presupuestarias, las alertas y el traspaso a la facturación o la revisión de la nómina.
Everhour encaja en ese flujo de trabajo gestionado manteniendo conectados los ajustes de presupuesto, el tiempo registrado, las alertas y los informes con el trabajo de Asana. Los administradores pueden usar presupuestos basados en horas o en dinero, métodos de facturación de precio fijo o por horas, protección del presupuesto y controles de inclusión de gastos. El tiempo aprobado pasa entonces a informes y facturas sin volver a introducir los mismos datos de proyecto en cada ciclo de revisión.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el objetivo presupuestario y después defina el trabajo que pertenece a ese presupuesto. Use horas cuando el límite sea la capacidad de entrega y use dinero cuando las tarifas o los precios determinen la decisión. Mantenga el alcance vinculado a un proyecto de Asana, registre el tiempo en las tareas que consumen el presupuesto y revise la estimación, el dato real y el objetivo total como valores separados.
Mantenga el trabajo estimado, el tiempo real registrado, el coste basado en tarifas y el objetivo presupuestario total en campos o columnas de informe separados. El trabajo estimado muestra el plan. El tiempo real registrado muestra el consumo. El coste basado en tarifas explica la vista de dinero. El objetivo total es el límite aprobado para la revisión, incluso cuando el proyecto todavía tiene tareas en curso.
Use tarifas solo después de que el equipo acuerde qué tarifa se aplica al trabajo. Un presupuesto financiero puede usar una tarifa de proyecto, una tarifa de miembro o una tarifa específica de tarea, según el método de facturación. Mantenga las tarifas de coste separadas de las tarifas facturables para que el coste laboral interno, los ingresos facturados al cliente y el beneficio no se conviertan en una sola cifra engañosa.
El error más perjudicial es registrar tiempo fuera del proyecto al que pertenece el presupuesto. Las horas pueden existir, pero el informe presupuestario no las recoge o las asigna a otro cliente o proyecto interno. Exija entradas a nivel de tarea, descripciones claras y una decisión sobre el estado facturable antes de la revisión para que el informe coincida con el trabajo que se está gestionando.
Use un presupuesto consolidado cuando el cliente o la fuente de financiación controle el gasto total en más de un proyecto. Un contrato de iguala, un tope trimestral o un presupuesto de entrega compartido necesita revisión a nivel de cliente para que los informes de proyectos separados no oculten el consumo total. Mantenga limpio el tiempo de tareas de cada proyecto y después revise el total combinado antes de aprobar más trabajo.
Everhour Project Budgeting permite a los administradores establecer presupuestos de tiempo o de dinero para proyectos vinculados a Asana, usar periodos puntuales o recurrentes y enviar alertas por correo electrónico en umbrales configurados. La protección del presupuesto puede detener temporizadores en marcha o bloquear el registro de tiempo adicional después de que se supere el presupuesto, manteniendo el límite vinculado al trabajo.
Everhour Reporting convierte el tiempo sincronizado de tareas y proyectos de Asana en informes presupuestarios con columnas de tiempo total, presupuesto restante, horas facturables y no facturables, y otros detalles del proyecto. Los informes pueden exportarse a Excel para la revisión del cliente, la revisión de la nómina o un traspaso de fin de mes al departamento financiero.
Conecte el trabajo de proyectos de Asana con Everhour Project Budgeting para que el tiempo registrado, las tarifas, los presupuestos recurrentes y las alertas de umbral permanezcan en un único flujo de trabajo revisable para un control presupuestario más claro.
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