Everhour Reporting convierte los datos de compras y proyectos en informes claros, mientras que las órdenes de compra mantienen las aprobaciones separadas de las facturas del vendedor.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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El software de órdenes de compra admite el documento que emite un comprador antes de que se entreguen trabajos, bienes o servicios. La PO registra la solicitud del comprador, el proveedor, los artículos o servicios aprobados, cantidades, precios, fechas, condiciones de entrega y expectativas de pago. Está separada de la factura del vendedor, que solicita el pago después de la venta o del periodo de facturación.
Una PO clara da a finanzas, operaciones y al proveedor el mismo punto de referencia. El número de PO debe aparecer más tarde en la factura cuando el comprador exija el cotejo. Esa referencia ayuda al aprobador a confirmar que el vendedor facturó contra un pedido aprobado en lugar de crear una solicitud de pago sin rastro de compra.
Una orden de compra la emite el comprador. Una factura la emite el vendedor. Un recibo demuestra el pago recibido, mientras que una estimación o presupuesto ofrece un precio previo al trabajo. Tratar esos documentos como intercambiables causa retrasos en la aprobación porque cada uno responde a una pregunta distinta en el ciclo de compra.
En Estados Unidos, las facturas ordinarias del sector privado no siguen un único formato federal prescrito, y las empresas pueden usar cualquier sistema de mantenimiento de registros que muestre claramente ingresos y gastos. Las normas estatales y locales sobre impuestos sobre ventas y uso siguen controlando el tratamiento fiscal en la factura. Una PO puede estimar el impuesto esperado, pero la factura final necesita la línea de impuesto correcta para la venta.
Un buen software hace que la PO sea fácil de comparar con la factura posterior. Los campos útiles son el número de PO, el nombre del proveedor, el contacto del comprador, la descripción del artículo o servicio, la cantidad, el precio unitario, el precio ampliado, las fechas de entrega o servicio, las condiciones de pago y el estado de aprobación. Las referencias ausentes obligan al revisor a buscar en hilos de correo electrónico o contratos antes de aprobar el pago.
La facturación de contratos federales muestra por qué importan las referencias estructuradas. FAR 32.905 define una factura adecuada de contratación federal con datos del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato o pedido, descripciones, cantidades, precios unitarios y ampliados, condiciones, datos del beneficiario, información de contacto y datos de TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieren. Las PO privadas son más simples, pero la misma disciplina evita desajustes.
Una herramienta de PO puntual es suficiente cuando se necesita un único registro emitido por el comprador, un archivo descargable y una referencia clara para un proveedor. También funciona para compras ocasionales en las que la aprobación ocurre fuera del sistema y la factura se revisará manualmente.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando las aprobaciones de compra, los costes de proyecto, el trabajo facturable y el seguimiento de facturas necesitan un único rastro de informes. Everhour Reporting puede agrupar y filtrar datos de proyecto, cliente, miembro, coste, beneficio, estado de factura y presupuesto en más de 45 columnas, y luego exportar informes o programar entregas recurrentes por correo electrónico para la revisión financiera.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una orden de compra la emite el comprador antes de que se complete la compra. Una factura la emite el vendedor para solicitar el pago. La PO aprueba el gasto y establece expectativas; la factura cobra bienes entregados, trabajos completados o tiempo facturable. Muchos compradores exigen el número de PO en la factura antes de aprobar el pago.
Un software de órdenes de compra útil captura el comprador, el proveedor, el número de PO, la fecha del pedido, los detalles del artículo o servicio, las cantidades, los precios, las condiciones de entrega, las condiciones de pago y el estado de aprobación. La prueba práctica más sólida es el cotejo de facturas. La factura posterior debe ser fácil de comparar con la PO aprobada sin reconstruir el historial del pedido desde correos electrónicos.
Una orden de compra del sector privado de Estados Unidos no tiene un único formato fiscal federal. Las facturas empresariales ordinarias son registros de respaldo, y las empresas pueden elegir sistemas de mantenimiento de registros que muestren claramente ingresos y gastos. Las obligaciones de impuestos sobre ventas y uso proceden de normas estatales y locales, por lo que la línea de impuesto de la factura debe seguir la jurisdicción aplicable y los hechos de la transacción.
Un número de PO debe identificar un pedido aprobado. Reutilizar el mismo número para compras no relacionadas crea problemas de cotejo cuando el proveedor factura, el comprador concilia costes o finanzas revisa registros más tarde. La numeración secuencial o de otro modo única da a cada compra una referencia estable desde la aprobación hasta el pago de la factura.
El software de órdenes de compra no debe sustituir la revisión de contratos cuando la compra depende de condiciones negociadas, aprobaciones requeridas, hitos de entrega o reglas especiales de pago. La PO debe reflejar las condiciones comerciales acordadas, y la factura debe coincidir más tarde con el pedido aprobado. Para contratos federales, los plazos de pago de FAR y las reglas de factura adecuada se aplican dentro de ese contexto de contratación.
Everhour Reporting permite a los equipos crear informes con más de 45 columnas, agrupaciones, filtros, rangos de fechas y exportaciones para datos de proyecto, cliente, miembro, coste, beneficio, estado de factura y presupuesto. Los equipos financieros pueden programar informes recurrentes por correo electrónico para que las revisiones de compras y costes de proyecto se hagan desde los mismos datos operativos.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas de cliente, calcula importes a partir de tarifas y gastos facturables, y excluye el trabajo no facturable. Las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores, con el estado de la factura y los importes visibles de nuevo en Everhour.
Controle costes de proyecto, estado de facturas y datos de presupuesto en Everhour Reporting, y luego exporte o programe las vistas que finanzas necesita para una revisión de compras más clara.
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