Everhour mantiene las tareas pendientes de Basecamp vinculadas al estado facturable, las tarifas, los presupuestos y los informes de contratos de iguala listos para factura.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un periodo de contrato de iguala necesita un límite claro antes de que nadie registre tiempo. Defina el cliente, el proyecto de Basecamp, el método de facturación, las fechas cubiertas y el presupuesto o la cuota que se aplica a ese periodo. Las tareas pendientes permanecen en Basecamp, mientras que los totales de horas, el estado de facturación, las tarifas y la vista del presupuesto necesitan un lugar coherente para su revisión.
El objetivo práctico es una respuesta clara al final de mes: qué trabajo de Basecamp usó el contrato de iguala, qué trabajo permaneció como no facturable, qué horas siguen sin facturar y qué totales respaldan la factura del cliente. Las notas ayudan, pero el registro más sólido es tiempo estructurado vinculado a un proyecto, lista, tarea pendiente, persona, fecha y estado específicos.
El estado facturable debe coincidir con el acuerdo del cliente, no con la persona que realiza el trabajo. En Everhour, los administradores configuran el estado de facturación a nivel de proyecto, eligiendo una tarifa horaria de proyecto, una tarifa horaria de miembro o una cuota fija. Dentro de un proyecto facturable, una tarea pendiente específica puede marcarse como no facturable para que la coordinación interna, el retrabajo o la administración de la cuenta sigan siendo visibles sin aumentar el cargo al cliente.
El trabajo con contrato de iguala a menudo incluye tanto entrega como gastos generales. Mantenga ambos en el informe cuando el equipo necesite revisar margen, utilización o alcance, pero excluya las tareas pendientes no facturables del importe cobrado. Los proyectos con tarifas por miembro también pueden convertir el tiempo de proyecto de una persona en no facturable configurando la tarifa de proyecto de ese miembro en 0, lo que resulta útil para el acompañamiento formativo o funciones de revisión interna.
La configuración de tarifas debe seguir el término comercial que firmó el cliente. Un único contrato de iguala con tarifa combinada encaja con una tarifa de proyecto. Un acuerdo basado en el nivel profesional encaja con tarifas por miembro. Un contrato de iguala de tiempo y materiales con tipos de trabajo especiales encaja con tarifas personalizadas por tarea, que permiten a los administradores fijar precios distintos para tareas pendientes específicas cuando el título de la tarea incorpora una regla de facturación separada.
El error habitual en los contratos de iguala es cambiar la tarifa sin conservar el periodo al que se aplica. Everhour admite cambios de tarifa con fecha, por lo que los informes antiguos mantienen el cálculo original y el trabajo nuevo usa la nueva tarifa desde la fecha elegida. Eso importa cuando un contrato de iguala se renueva a mitad de año, cuando cambia la tarifa de un rol o cuando un cliente aprueba una nueva tarifa después de una fecha concreta.
Un recuento manual de contrato de iguala basta cuando una persona registra unas pocas horas, el cliente solo necesita un total y nadie tiene que separar la entrega facturable del trabajo interno. En cuanto varias personas, tarifas, bajas contables o presupuestos recurrentes entran en el proceso, el registro necesita aprobación, periodos bloqueados y un informe que muestre tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste.
Everhour convierte el tiempo de tareas pendientes de Basecamp en un flujo de trabajo de facturación gestionado. Los equipos registran desde controles integrados de Basecamp mediante la extensión del navegador, revisan el tiempo presentado para aprobación, aplican tarifas de proyecto, de miembro o personalizadas por tarea y generan facturas a partir de tiempo facturable pendiente de facturar y gastos pendientes de facturar. El tiempo facturado se marca como facturado, lo que impide que las mismas horas aprobadas aparezcan en una factura posterior.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Registre el contrato de iguala por periodo de facturación, cliente, proyecto, tarea pendiente, persona, fecha y notas. El informe debe mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y totales pendientes de facturar. Un contrato de iguala mensual también necesita un punto de reinicio, para que el equipo pueda separar el trabajo del periodo actual de las horas aprobadas anteriormente.
La administración interna, la gestión del cliente fuera del alcance cubierto, el retrabajo que el equipo decide no cobrar y el tiempo de formación deberían mantenerse como no facturables cuando el acuerdo del cliente los excluye. Mantener esas horas en los informes sigue siendo importante porque muestran la presión sobre el margen y explican por qué el contrato de iguala se está consumiendo más rápido de lo previsto.
El traslado depende del acuerdo del cliente. El registro de seguimiento debe mantener primero cada periodo de facturación separado y luego mostrar si las horas no usadas se trasladaron, se dieron de baja contablemente o se dejaron sin usar. Mezclar periodos en un único total dificulta demostrar qué horas pertenecían al contrato de iguala actual.
Las tarifas especiales deberían asignarse donde las define el acuerdo. Use una tarifa de proyecto para una única tarifa combinada de contrato de iguala, tarifas por miembro para precios basados en roles y tarifas personalizadas por tarea para tipos de trabajo específicos. Aplicar una tarifa especial manualmente en el momento de facturar crea problemas de conciliación cuando el cliente pide respaldo a nivel de tarea.
Un registro defendible vincula cada cargo al proyecto de Basecamp, la lista, la tarea pendiente, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas trabajadas, el estado de facturación y la lógica de tarifas. El respaldo de cara al cliente también debe separar el tiempo facturable y no facturable. Esa estructura permite al cliente verificar el alcance sin revisar cada nota interna.
En los contratos de iguala de Basecamp, Everhour lleva las reglas de facturación desde la configuración del proyecto al informe: los administradores eligen facturación por proyecto, por miembro o de cuota fija, excluyen tareas pendientes seleccionadas, aplican tarifas personalizadas por tarea o configuran la tarifa de proyecto de un miembro en 0. Los informes pueden mostrar entonces tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste por miembro o tarea.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar tiempo facturable pendiente de facturar y gastos pendientes de facturar, previsualizar el desglose y generar una factura a partir de esos registros. Las partidas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible, y luego exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre tareas pendientes de Basecamp, separe las horas facturables de las no facturables y revise el trabajo valorado con tarifa antes de facturar. Everhour ofrece a los equipos una vía más clara desde las horas aprobadas de contrato de iguala hasta la facturación.
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