Everhour canaliza el tiempo de las tareas de Asana mediante aprobaciones, estado facturable e informes para que las facturas partan de horas revisadas.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use este flujo de trabajo cuando las tareas ya están en Asana y la facturación al cliente depende de las horas asociadas a esas tareas. El resultado práctico es un registro revisado de horas facturables: tarea, proyecto, persona, fecha, duración, estado facturable y notas que explican el trabajo. Un responsable de proyecto, contable o responsable de agencia puede entonces separar el trabajo de entrega facturable al cliente de la coordinación interna antes de facturar.
Asana contiene nombres de tareas, personas asignadas, estado, etiquetas y campos personalizados. Everhour se apoya en esa estructura de trabajo con temporizadores, entradas manuales, tarifas, aprobaciones, tratamiento facturable y no facturable, e informes. El resultado es un rastro de horas facturables que sigue el contexto de tareas que su equipo ya usa, en lugar de una hoja de cálculo separada que alguien reconstruye en el momento de facturar.
Empiece por los campos que un revisor necesita antes de que una factura salga del estado de borrador. Cada entrada necesita la persona que hizo el trabajo, la tarea y el proyecto de Asana, la fecha registrada, la duración en minutos u horas, el estado facturable y una breve descripción. Las categorías solo ayudan cuando el equipo las usa de forma coherente. El estado de aprobación importa porque las horas no aprobadas necesitan revisión antes de llegar a una factura de cliente.
Mantenga las decisiones de tarifas fuera de las notas individuales. Use una tarifa de proyecto cuando todo el trabajo se facture igual, tarifas de miembros cuando los roles tengan precios distintos y tarifas de tareas cuando una actividad específica tenga su propio cargo. Marque tareas concretas como no facturables cuando el acuerdo de facturación las excluya, y mantenga visibles las excepciones de tarifas de miembros en el informe antes de que los totales pasen a contabilidad.
El error habitual de facturación en Asana es tratar todo el tiempo registrado del proyecto como cobrable. Un registro mejor separa el contexto de trabajo de la tarea de su tratamiento de facturación. Un proyecto facturable puede contener tareas no facturables, y una persona puede tener una excepción de tarifa específica del proyecto. Esas decisiones deben estar en la configuración de facturación y en los informes, no en notas que desaparecen durante la revisión de la factura.
Revise los enlaces de tareas que faltan, los totales diarios inusuales, las excepciones de estado facturable y los cambios de tarifas antes de que los totales lleguen a contabilidad. El tiempo introducido después de terminar el trabajo necesita la misma revisión que las entradas basadas en temporizador porque las entradas manuales y con fecha pasada generan las preguntas de auditoría más sencillas. Un registro claro muestra quién registró el tiempo, a qué tarea pertenece, por qué es facturable y si un responsable lo aprobó.
Un registro puntual basta para una factura pequeña, un proyecto corto o una única revisión de horas ya recopiladas. Funciona cuando una persona asume la decisión, las reglas de tarifas son sencillas y el cliente acepta un desglose básico por tarea o proyecto. El riesgo empieza cuando varias personas editan tiempo, cambian tarifas o deciden a posteriori qué entradas son facturables.
Everhour añade esa capa duradera colocando temporizadores y entrada manual de tiempo en Asana, sincronizando el contexto de las tareas para informes y canalizando las horas semanales de proyecto y de trabajo mediante la aprobación de Timesheets. Las entradas aprobadas o rechazadas, los periodos bloqueados, el estado facturable y los informes exportables ofrecen a los revisores de facturación y nómina un registro que pueden usar sin reconstruir la semana.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cada entrada debe vincular la duración con una tarea y un proyecto específicos de Asana, y contener la persona, la fecha registrada, el estado facturable, la descripción y el estado de aprobación. Esa estructura permite que un revisor agrupe el trabajo por entregable del cliente en lugar de perseguir totales semanales sin contexto. El seguimiento a nivel de tarea también hace visibles las excepciones no facturables antes de finalizar los totales de la factura.
Las horas deben quedar fuera cuando el contrato, la política de facturación o la aprobación del cliente las marcan como no facturables. Un registro debe conservar esas entradas para el análisis del proyecto y mantenerlas fuera del cargo al cliente. Las marcas no facturables a nivel de tarea, las excepciones de tarifas de miembros y las notas de aprobación mantienen visible la exclusión durante la revisión.
Use entradas de temporizador para el trabajo capturado en tiempo real y entradas manuales para el tiempo registrado después de terminar el trabajo. El estándar de revisión se mantiene igual: duración, tarea, fecha, descripción, estado facturable y aprobación. Un registro claro identifica cómo se introdujo el tiempo para que los revisores puedan examinar los cambios con fecha pasada antes de facturar.
El valor facturable procede de la tarifa asignada al proyecto, la persona o la tarea. Una única tarifa de proyecto funciona para precios uniformes, las tarifas de miembros admiten precios basados en roles y las tarifas de tareas personalizadas admiten precios específicos por actividad. Los informes dejan de ser fiables cuando una tarifa cambia sin una fecha de corte o cuando las excepciones de tarifas quedan fuera del sistema de seguimiento.
Los enlaces de tareas que faltan, el estado facturable mezclado, las entradas no aprobadas, las tarifas obsoletas y las excepciones no facturables enterradas en comentarios crean retrasos en las facturas. Un revisor debe ver la fuente del trabajo, la fuente de la tarifa, la persona, la fecha y el estado de aprobación en un solo lugar. Un informe claro permite que contabilidad confirme los totales sin reconstruir el historial del proyecto.
Everhour Timesheets recopila las horas semanales de proyecto y de trabajo del trabajo conectado con Asana para que los miembros del equipo puedan presentar una semana revisada. Los administradores pueden aprobar, rechazar, aprobar parcialmente y bloquear el tiempo presentado, lo que ofrece a los revisores de facturación y nómina un registro controlado antes de que las horas se conviertan en datos de entrada de la factura.
Tras la aprobación, Everhour Billing & Invoicing puede generar facturas a partir de tiempo facturable pendiente de facturar y gastos pendientes de facturar. Calcula los importes a partir de tarifas, tiempo y gastos facturables mientras excluye el trabajo no facturable, y después marca el tiempo como facturado para que las mismas horas no aparezcan en una factura posterior.
Everhour Timesheets permite que los equipos presenten horas semanales de proyecto y de trabajo, aprueben o rechacen entradas y bloqueen el tiempo revisado antes de que las facturas avancen con una revisión de facturación más clara.
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