Everhour integra el seguimiento del tiempo en los flujos de trabajo de Asana para que las horas de proyecto puedan convertirse en registros listos para facturar sin entradas duplicadas.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Los proyectos de Asana contienen las tareas, responsables, fechas, estado, etiquetas y campos personalizados que explican el trabajo. El tiempo listo para facturar añade encima la capa de facturación: quién hizo el trabajo, cuánto tardó, si la entrada es facturable, a qué proyecto o tarea pertenece y qué descripción puede entender el cliente sin leer todo el historial de la tarea.
Una entrada útil nombra la tarea, registra la fecha trabajada, separa el tiempo facturable del no facturable y mantiene comentarios específicos. "Revisión de diseño, wireframe de la página de inicio, 1,5 horas" aporta más valor a quien revisa que "reunión". Un tiempo de facturación claro también reduce la limpieza de fin de mes porque la decisión de facturación se toma cerca del trabajo, no días después de memoria.
El tiempo de facturación se convierte en dinero solo después de aplicar las tarifas y el estado de facturación. Un proyecto puede usar un presupuesto de precio fijo, una tarifa horaria de proyecto, tarifas por miembro o tarifas específicas por tarea, según el acuerdo con el cliente. La configuración de facturación debe coincidir con el contrato antes de que el equipo registre muchas horas, porque los cambios de tarifa a posteriori ralentizan la revisión y aumentan el trabajo de corrección.
El trabajo no facturable sigue formando parte del registro cuando afecta al coste de entrega o al margen. La coordinación interna, el retrabajo o el tiempo administrativo pueden quedar fuera de la factura, pero siguen explicando por qué un proyecto consumió más trabajo del esperado. Separe las entradas no facturables del trabajo facturable para el cliente en lugar de ocultarlas dentro de totales amplios de tareas.
Un proceso de facturación limpio necesita un punto de control entre el trabajo registrado y la factura final. Quien revisa comprueba fechas faltantes, descripciones vagas, totales diarios inusualmente altos, clasificación facturable/no facturable incorrecta y entradas asignadas al proyecto equivocado. Esa revisión también confirma que los gastos reembolsables, descuentos, impuestos y condiciones de pago sigan el registro del cliente o el acuerdo de facturación.
El tiempo aprobado debe protegerse antes de que empiece la facturación. Una vez cerrado un periodo, las ediciones tardías pueden cambiar totales que un cliente ya ha visto. Los equipos que facturan desde proyectos de Asana deben bloquear los periodos revisados, mantener un rastro de actividad para las correcciones y hacer que una persona sea responsable de la aprobación final de la facturación.
Una exportación puntual funciona cuando el trabajo es pequeño, el cliente acepta un desglose simple del tiempo y solo una persona participó en el proyecto. El flujo de trabajo necesita más estructura cuando varias personas registran tiempo, las tarifas difieren por miembro o tarea, o la factura debe coincidir con hojas de horas aprobadas, estado del presupuesto y registros contables.
Everhour conecta las tareas de Asana con temporizadores integrados, metadatos de proyecto sincronizados, ajustes de facturabilidad, facturas y exportaciones contables. Eso da a los equipos una ruta duradera desde el trabajo en tareas hasta la facturación al cliente: el tiempo se registra dentro de Asana, se revisa en hojas de horas e informes, se convierte en líneas de factura y se exporta a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks cuando es necesario.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El título de la tarea, el proyecto, la persona asignada, las etiquetas, los campos personalizados y los comentarios ayudan a explicar el trabajo facturado. El registro de factura también necesita la fecha trabajada, la duración del tiempo, la condición de facturable/no facturable, la base de tarifa y una descripción lo bastante breve para la revisión del cliente. Los nombres de tarea vagos generan preguntas de facturación, así que use comentarios orientados a la factura cuando el título de la tarea sea una abreviatura interna.
El acuerdo con el cliente decide la agrupación. Las líneas a nivel de proyecto funcionan para contratos de iguala y resúmenes de precio fijo. Las líneas a nivel de tarea funcionan cuando el cliente revisa entregables. La agrupación por persona o fecha funciona para trabajos de tiempo y materiales que necesitan detalle de mano de obra. Use la agrupación más pequeña que necesite el cliente, porque el exceso de detalle hace que la factura sea más difícil de aprobar.
Las entradas tardías necesitan una regla de cierre clara. Añádalas a la siguiente factura cuando el acuerdo con el cliente lo permita, o revise el borrador antes de enviarlo si el periodo sigue abierto. Evite editar tiempo que ya se haya facturado salvo que la persona responsable de la facturación registre la corrección y confirme cómo la verá el cliente.
La facturación duplicada ocurre cuando el mismo tiempo aprobado aparece en más de una ejecución de facturación. Marque el tiempo facturado como facturado, mantenga bloqueados los periodos revisados y separe el trabajo nuevo del trabajo corregido. Quien revisa debe comprobar los totales no facturados antes de crear una nueva factura para que las horas facturadas anteriormente no vuelvan a la cola.
El trabajo no facturable debe aparecer en la revisión interna de facturas, incluso cuando queda fuera de la factura del cliente. Explica el coste del proyecto, el margen y el esfuerzo de entrega. Marque la entrada como no facturable en lugar de eliminarla, y luego exclúyala del importe visible para el cliente mientras la mantiene disponible para informes.
Everhour integra controles de seguimiento dentro de las tareas de Asana y sincroniza proyectos de Asana, títulos de tareas, campos personalizados y etiquetas en su capa de informes. Los equipos pueden mantener el contexto del trabajo en Asana mientras Everhour lleva el tiempo registrado a hojas de horas, informes de tiempo facturable, facturas y exportaciones contables.
Everhour marca el tiempo como facturado después de incluirlo en una factura, por lo que las mismas entradas no vuelven a aparecer como trabajo no facturado. Eso protege futuras ejecuciones de facturación y mantiene el estado de la factura conectado con los informes de proyecto y facturación.
Registre el tiempo dentro de Asana, revise las entradas facturables y envíe datos de facturación limpios hacia adelante. Everhour conecta el trabajo en tareas, aprobaciones, facturas y exportaciones contables en un único flujo de trabajo de facturación.
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