La facturación de agencias empieza con el tiempo, las tarifas y el estado facturable a nivel de tarea. Everhour añade esa capa de facturación dentro de los proyectos de Asana.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación a clientes de agencias empieza con el mismo trabajo que su equipo ya gestiona en Asana: proyectos, tareas, personas asignadas, estado, campos personalizados y etiquetas. La capa de facturación necesita que cada registro de tiempo esté vinculado al trabajo correcto del cliente, no solo a un total semanal. Las 3 horas de un diseñador en revisiones de la página de inicio y las 2 horas de un estratega en la planificación de campañas necesitan contexto de tarea separado si el cliente revisa la factura.
Use esta página para estructurar el trabajo facturable de la agencia antes de que llegue a contabilidad. El resultado útil es un registro que muestra quién trabajó, en qué tarea de Asana trabajó, si el tiempo es facturable y qué tarifa se aplica. Ese registro respalda contratos de iguala, proyectos de tiempo y materiales, revisiones de precio fijo y conversaciones sobre alcance sin obligar al equipo de facturación a reconstruir el historial del proyecto a partir de comentarios y actualizaciones de estado.
Las facturas de agencia fallan cuando el trabajo interno se mezcla con la entrega de cara al cliente. Marque la producción, las revisiones, la implementación y el trabajo de gestión de cuentas aprobados por el cliente como facturables solo cuando el contrato lo respalde. Mantenga la planificación interna, la formación, el retrabajo fuera de alcance y el seguimiento comercial disponibles para informes sin trasladar esas horas al total de la factura.
Las reglas de tarifas necesitan la misma disciplina. Un proyecto puede usar una única tarifa horaria de proyecto, tarifas específicas por miembro o precios a nivel de tarea cuando el acuerdo con el cliente valora el trabajo de forma distinta. Una configuración limpia permite que un consultor sénior, un diseñador y un jefe de proyecto trabajen todos en el mismo proyecto de Asana y, aun así, se facture correctamente. La falta de estado facturable o una tarifa incorrecta crea disputas de facturación porque el cálculo puede parecer correcto mientras la regla comercial es incorrecta.
La facturación de agencias es más sólida cuando la revisión del presupuesto se realiza antes de enviar la factura. Compare el tiempo registrado con el presupuesto acordado del proyecto y después revise los totales facturables y no facturables por proyecto, tarea y persona. En un contrato de iguala, esa revisión muestra si el equipo está dedicando demasiado tiempo a reuniones, revisiones o soporte de gestión de cuentas antes de que cierre el mes.
Las comprobaciones de presupuesto también protegen el trabajo de precio fijo. Un proyecto de precio fijo sigue necesitando tiempo registrado porque la rentabilidad depende del coste laboral real, no solo del precio al cliente. Los resúmenes de proyecto deben mostrar el tiempo total, el presupuesto restante y el desglose entre horas facturables y no facturables. Los informes detallados con desgloses por tarea y miembro dan a los responsables de cuenta una base defendible para cambios de alcance y conversaciones con clientes.
Una comprobación puntual basta cuando un responsable necesita revisar un único proyecto de Asana antes de enviar una factura sencilla. Exporte el informe pertinente, confirme el estado facturable y entregue el total aprobado a contabilidad. Ese proceso funciona para un cliente pequeño, un sprint corto o una limpieza puntual de horas.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo en contratos de iguala continuos, tarifas mixtas y ciclos de facturación recurrentes. Everhour integra controles de seguimiento del tiempo dentro de Asana, sincroniza detalles de proyectos y tareas para la elaboración de informes, admite umbrales configurables de alertas de presupuesto y mantiene los registros facturables disponibles para exportaciones. Las agencias obtienen un rastro de facturación repetible en lugar de reconstruir una hoja de cálculo a última hora.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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La facturación a clientes necesita la tarea, el proyecto, la persona asignada, la fecha, la duración, el estado facturable y la descripción detrás de cada registro. Las agencias también deben conservar etiquetas o campos personalizados que separen campaña, canal, fase o línea de servicio. Esos detalles permiten al equipo de facturación agrupar el trabajo como el cliente espera verlo.
El trabajo bajo contrato de iguala necesita una vista de presupuesto recurrente y una separación clara entre trabajo incluido y trabajo adicional facturable. Registre el tiempo en las tareas reales de Asana y después revise los totales por proyecto, persona y tipo de tarea antes de que cierre el periodo de facturación. Esto mantiene visibles el servicio de cuenta, la producción, las revisiones y los rebasamientos.
El error más perjudicial es aprobar un total de factura sin comprobar el estado facturable y las reglas de tarifas a nivel de tarea o persona. Un recuento total de horas no muestra si se excluyó el trabajo interno, si se aplicó correctamente una tarifa sénior o si un proyecto de precio fijo siguió siendo rentable.
Use la agrupación que coincida con el acuerdo del cliente. La agrupación por proyecto encaja con contratos de iguala sencillos y resúmenes de precio fijo. La agrupación por tarea funciona mejor cuando los clientes aprueban entregables detallados. La agrupación por persona ayuda cuando el contrato usa tarifas por miembro o precios basados en roles. Mantenga el informe interno más detallado que la factura de cara al cliente.
Revise semanalmente los presupuestos de clientes activos para contratos de iguala continuos y antes de cada factura para trabajo por proyecto. La revisión semanal da a los responsables de cuenta tiempo para abordar desviaciones antes de que cierre el periodo de facturación. La revisión final de la factura debe confirmar el tiempo total, el tiempo facturable, el tiempo no facturable, las tarifas y cualquier gasto aprobado.
Everhour Reporting convierte el tiempo, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto vinculados a Asana en informes personalizables con 45 columnas o más, filtros, agrupación, exportaciones y envío programado por correo electrónico. Las agencias pueden revisar el tiempo facturable, los costes laborales, el beneficio, el estado de la factura, el contexto de las tareas y los totales por cliente antes de que el trabajo de facturación pase a contabilidad.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo y los gastos facturables registrados en facturas de cliente, usando tarifas de proyecto o de miembro y excluyendo el trabajo no facturable. Las partidas de la factura pueden agruparse según la estructura que el cliente espera, como proyecto, tarea, persona o fecha.
Convierta el trabajo de tareas de Asana en informes de facturación programados con Everhour, para que los responsables de cuenta revisen los presupuestos de clientes, el tiempo facturable y los totales listos para facturar antes de que contabilidad cierre el periodo.
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