Los costes de proyecto se desvían cuando las horas y los gastos se separan de las tareas. Everhour mantiene el gasto de proyectos de Asana vinculado al trabajo registrado.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página para organizar el lado de costes de los proyectos de Asana: tiempo de tarea registrado, estado facturable, registros de gastos, tarifas e impacto presupuestario. El objetivo práctico es una vista del gasto que pueda revisar antes de una factura de cliente, una revisión de la nómina o una comprobación de rentabilidad del proyecto. Un buen flujo de trabajo conecta cada coste con el proyecto y, cuando corresponde, con la tarea que lo generó.
Asana sigue siendo el lugar donde vive el contexto de la tarea: proyecto, título de la tarea, persona asignada, estado, campos personalizados y etiquetas. El flujo de gasto añade la capa financiera alrededor de ese registro de trabajo. Cada entrada necesita suficiente detalle para responder a tres preguntas: quién hizo el trabajo, a qué proyecto o tarea pertenece y si el coste debe incluirse en una factura destinada al cliente.
Un registro fiable de gastos de proyecto separa tiempo, tarifa y gasto pagado de su bolsillo. Los registros de tiempo deben incluir duración, fecha de trabajo, proyecto, tarea, persona, estado facturable y una breve descripción. Las entradas de gastos deben conservar la categoría, descripción, cantidad, importe, proyecto, miembro, fecha, estado facturable y una imagen o PDF del recibo cuando el reembolso, la revisión contable o la verificación del cliente requieran justificante.
Las tarifas convierten el tiempo de tarea en coste de proyecto, por lo que el alcance de la tarifa importa. Use tarifas de coste internas para el coste laboral, tarifas facturables destinadas al cliente para los ingresos y tarifas específicas del proyecto cuando un acuerdo con el cliente valore el trabajo de forma diferente. El trabajo con precio fijo sigue necesitando tiempo registrado porque el margen depende de la diferencia entre el precio y el coste de las horas y gastos consumidos.
Los gastos de proyecto se complican cuando los equipos deciden el estado facturable después de que llegue la fecha límite del informe. Fije la regla antes de que empiece el trabajo: la mano de obra puede ser facturable o no facturable, tareas específicas pueden mantenerse como no facturables dentro de un proyecto facturable, y los gastos reembolsables pueden fluir a la factura del cliente o permanecer internos. La misma entrada no debería pasar de una categoría a otra sin un rastro claro de corrección.
La revisión del presupuesto necesita un objetivo, una estimación y gasto real. El objetivo fija el límite, las estimaciones muestran el tiempo o coste planificado, y los costes reales proceden del tiempo registrado, las tarifas y los gastos. Incluya los gastos en el presupuesto cuando consuman la misma asignación del cliente que la mano de obra. Regístrelos por separado cuando el presupuesto solo esté pensado para controlar las horas de servicio.
Una comprobación puntual de gastos de proyecto basta para una pequeña limpieza: reunir el tiempo de tarea, aplicar las tarifas correctas, adjuntar recibos, marcar partidas facturables y no facturables, y después comparar el gasto real con el objetivo del proyecto. Ese proceso funciona para un único periodo de proyecto, especialmente cuando la revisión de la factura o del reembolso solo necesita una exportación final.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo, los presupuestos se restablecen o las facturas se repiten. Everhour añade temporizadores integrados dentro de las tareas de Asana, entrada manual de tiempo, controles de aprobación, periodos bloqueados y alertas configurables de presupuesto por correo electrónico en cualquier porcentaje que fije un administrador. Eso da a los responsables un registro duradero antes de que la facturación, la revisión de la nómina o los informes del proyecto usen las cifras.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una tarea da contexto al gasto: proyecto, elemento de trabajo, persona asignada y estado. El coste laboral se conecta mediante el tiempo registrado y la tarifa aplicada a esa persona, proyecto o tarea. Los gastos pagados de su bolsillo se conectan mediante categoría, importe, descripción, estado facturable y justificante del recibo. El vínculo importa porque los informes de gasto de proyecto pierden valor cuando los costes quedan fuera del trabajo que los causó.
El gasto trazable necesita una duración o importe, fecha de trabajo o compra, proyecto, tarea cuando corresponde, persona, estado facturable, descripción y estado de aprobación. Los recibos importan para el reembolso y la verificación del cliente, especialmente en gastos que se facturarán. Un revisor debería poder rastrear cada coste desde el informe hasta el registro de trabajo o el recibo sin pedir una explicación aparte.
Los costes reembolsables deben reducir el presupuesto del proyecto cuando la asignación del cliente cubre el gasto total, incluida la mano de obra y los gastos. Deben mantenerse separados cuando el presupuesto controla solo horas de servicio y los reembolsos pasan fuera de ese límite. Decida esto antes del primer informe para que una revisión de presupuesto no compare objetivos solo de mano de obra con costes reales de mano de obra más gastos.
El trabajo de tareas no facturable, las correcciones internas y los costes fuera del acuerdo con el cliente quedan fuera de la factura. Aun así pertenecen a los informes de gastos de proyecto porque afectan al margen y a la capacidad. Un total de facturación limpio solo es útil cuando el equipo también mantiene visibles el tiempo y los costes excluidos para la revisión de rentabilidad.
Los informes parecen demasiado limpios cuando solo incluyen tiempo facturable y gastos facturables al cliente. Eso oculta trabajo no facturable, recibos que faltan y costes asignados al proyecto equivocado. La mejor revisión comprueba importe facturable, tiempo no facturable, coste laboral, coste de gastos y partidas no incluidas en factura antes de que el propietario del proyecto trate la cifra como final.
Everhour Time Tracking permite que las personas inicien temporizadores o añadan entradas manuales desde tareas de Asana, y después envía las horas de tareas y proyectos a Timesheets, informes, presupuestos, facturas y revisión de la nómina. Los administradores pueden aprobar tiempo, bloquear periodos revisados, enviar recordatorios y aplicar reglas de temporizador antes de que los informes de costes usen las horas.
Everhour Expenses permite a los miembros registrar gastos de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades, estado facturable e informes por proyecto, cliente, miembro, categoría y rango de fechas. Los gastos facturables pueden aparecer en facturas junto con el tiempo facturable, manteniendo la revisión de reembolsos y cargos al cliente vinculada al mismo registro de proyecto.
Registre horas aprobadas en tareas de Asana, revise el estado facturable antes de facturar y mantenga periodos bloqueados listos para el traspaso a nómina o facturación. Everhour convierte el tiempo de tarea en un control de gastos de proyecto más claro.
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