Everhour añade flujos de trabajo de presupuesto, gastos e informes alrededor de los proyectos de Asana para que los equipos puedan controlar el gasto sin registros duplicados.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando un proyecto de Asana necesite una visión clara del dinero: presupuesto total, tiempo anotado, coste laboral, gastos y margen restante antes de que el equipo se comprometa a hacer más trabajo. El objetivo práctico no es una cifra estática. Usted necesita una forma repetible de ver si la actividad del proyecto aún encaja en el presupuesto aprobado, el contrato de iguala o los honorarios fijos.
Empiece por el proyecto y luego decida qué tipo de presupuesto encaja con el acuerdo comercial. Un proyecto de honorarios fijos necesita un límite que proteja el margen. Un proyecto de tiempo y materiales necesita tarifas que conviertan las horas en importes facturables. Un proyecto interno no facturable sigue necesitando visibilidad de costes, porque las horas y los gastos registrados muestran la inversión real que hay detrás del trabajo.
Un flujo de trabajo presupuestario limpio en Asana necesita un importe objetivo o un límite de horas, trabajo asignado, tarifas de usuario o de proyecto, tiempo registrado y registros de gastos. Las entradas de tiempo deben seguir vinculadas al contexto correcto de proyecto y tarea para que los informes puedan separar diseño, desarrollo, revisión, administración y trabajo del cliente, en lugar de aplanarlo todo en un único total.
Los gastos necesitan la misma disciplina. Un cargo de software de 180 $, un recibo de 42 $ y 120 millas reembolsables no deben quedar en comentarios ni en hojas de cálculo paralelas. Registre cada coste con una categoría, descripción, importe y recibo cuando esté disponible. Decida si ese gasto cuenta contra el presupuesto del proyecto o permanece separado para el reembolso y la revisión de rentabilidad.
El error habitual es controlar solo las horas e ignorar las reglas de tarifas y costes que dan sentido a esas horas. Un especialista sénior y un asistente júnior pueden registrar las mismas 6 horas y crear una presión presupuestaria distinta. Las decisiones sobre el carácter facturable o no facturable también importan, porque el trabajo de limpieza no facturable afecta a la rentabilidad aunque no deba aparecer en una factura de cliente.
Las alertas presupuestarias necesitan umbrales explícitos. Un equipo puede actuar al 50 % o al 80 % del presupuesto solo si alguien define esos puntos de control y los revisa mientras el trabajo sigue en curso. Una revisión tardía convierte un presupuesto en un análisis posterior. Los responsables del proyecto también deben decidir si los gastos cuentan contra un presupuesto de honorarios, porque ese único ajuste cambia la rapidez con la que parece que el proyecto consume su límite.
Una comprobación presupuestaria puntual funciona cuando necesita una lectura rápida de un proyecto, un cliente o una semana de actividad. Es suficiente para un alcance fijo pequeño, un esfuerzo interno breve o un responsable del proyecto que solo necesita una posición presupuestaria actual antes de aprobar el siguiente lote de tareas.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el tiempo registrado, los recibos, las tarifas, las alertas, las facturas y los informes deben permanecer conectados. Everhour encaja en esa configuración al integrar el control del tiempo en Asana, sincronizar los datos de proyectos y tareas, aplicar reglas presupuestarias y mantener disponibles los registros de gastos para informes, facturación y revisión de rentabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un presupuesto de proyecto de Asana debe incluir el presupuesto objetivo, el trabajo incluido en el alcance, las tarifas para el coste laboral o la facturación, el tiempo registrado, el estado facturable, los gastos y una vista de informes que muestre los datos reales frente al objetivo. Para el trabajo de clientes, defina si el proyecto es de honorarios fijos, por horas o no facturable antes de que las personas empiecen a registrar tiempo.
Las tarifas convierten el tiempo registrado en coste, ingresos o ambos. Un presupuesto de proyecto basado solo en horas puede ocultar problemas de margen cuando distintas personas tienen distintas tarifas de coste o tarifas facturables. Defina la lógica de tarifas antes de que empiecen los informes y mantenga después las entradas de tiempo vinculadas al proyecto, la tarea y la persona correctos.
Los gastos del proyecto deben contar contra el presupuesto cuando el presupuesto aprobado cubre el gasto total del proyecto, incluidos los costes laborales y los costes reembolsables. Manténgalos separados cuando el cliente reembolse los gastos fuera de los honorarios o cuando los informes internos necesiten mostrar el coste laboral y el coste de gastos de forma independiente. La regla debe ser coherente en todo el proyecto.
Los sobrecostes tardíos suelen venir de revisar los totales cuando el trabajo ya está hecho. Un responsable del proyecto necesita tiempo registrado en vivo, gastos actuales, tarifas y umbrales de alerta durante la entrega. Esperar a una factura final o a una hoja de cálculo de fin de mes elimina la posibilidad de reducir el alcance, pausar el trabajo o aprobar presupuesto adicional a tiempo.
Los informes presupuestarios deben ser lo bastante detallados para explicar la variación. Los totales a nivel de proyecto muestran si el presupuesto está sano, pero los desgloses por tarea, persona, estado facturable y categoría de gasto muestran por qué. Un buen informe le permite separar el trabajo de entrega aprobado del retrabajo, el tiempo administrativo, el soporte no facturable y los costes reembolsables.
Everhour Expenses registra los costes de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades, controles de inclusión en el presupuesto, integración con facturas e informes de gastos. Los equipos pueden revisar los costes por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado facturable, manteniendo los registros de gastos conectados con los flujos de trabajo de rentabilidad y reembolso.
Everhour admite presupuestos de proyecto con tarifa por hora, honorarios fijos y no facturables con umbrales configurables de alerta por correo electrónico. Los administradores eligen los porcentajes que importan para el proyecto y luego usan resúmenes e informes de proyecto para revisar el tiempo total, el presupuesto restante, las horas facturables frente a las no facturables y los datos presupuestarios exportables.
Controle tiempo, recibos, tarifas y estado del presupuesto desde un único flujo de trabajo. Everhour mantiene los gastos de proyectos de Asana conectados con informes, facturación y revisión de rentabilidad.
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