Everhour mantiene organizados los costes de proyecto y las tarifas facturables, mientras que una orden de compra clara da a los proveedores instrucciones de compra precisas.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
|---|
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Una orden de compra es un documento emitido por el comprador que indica a un proveedor lo que usted quiere comprar, a qué precio y bajo qué condiciones de entrega y pago. Es distinta de una factura, que el vendedor emite para solicitar el pago después de suministrar bienes o servicios. También es distinta de un recibo, que demuestra el pago recibido, y de un presupuesto o estimación, que normalmente llega antes de la aprobación.
Una plantilla simple de orden de compra le ofrece una forma repetible de registrar el comprador, el vendedor, la descripción del artículo, la cantidad, el precio unitario, la fecha de entrega prevista, la dirección de envío, la dirección de facturación, las condiciones de pago y el aprobador. Los equipos pequeños la utilizan para evitar aprobaciones informales por correo electrónico, cantidades omitidas y disputas con proveedores sobre lo que se pidió. El documento final debe ser lo bastante claro para que el proveedor pueda cumplirlo sin volver a pedir los mismos datos.
Empiece con un número de orden de compra, fecha de emisión, nombre del comprador, contacto del comprador, nombre del proveedor y contacto del proveedor. Añada cada artículo o servicio en su propia línea con una descripción, cantidad, precio unitario e importe total de línea. Incluya las condiciones de entrega, la dirección de envío, la dirección de facturación, la fecha de entrega solicitada, las condiciones de pago y cualquier código interno de proyecto, departamento o coste que requiera su proceso de aprobación.
El tratamiento fiscal debe incluirse en la orden de compra solo cuando ayude al comprador y al vendedor a acordar el importe esperado. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturación de IVA o GST, y no existe un único tipo nacional de impuesto sobre ventas. Las normas estatales y locales sobre impuestos de ventas y uso dependen de la jurisdicción, el nexo, la sujeción a impuestos del producto o servicio y el lugar de venta, por lo que una orden de compra debe evitar simular que una única regla fiscal fija se aplica en todas partes.
Una plantilla simple debe eliminar fricción, no eliminar los campos que previenen errores. Mantenga el diseño con un encabezado, un bloque del proveedor, un bloque del comprador, una tabla de partidas, un área de totales y un área de aprobación. Los campos opcionales solo deben aparecer donde respalden la compra, como un código de proyecto para trabajo de cliente, un contacto de entrega para bienes enviados o una referencia de contrato para pedidos recurrentes a proveedores.
El mayor error es tratar una orden de compra como una factura finalizada. Una orden de compra autoriza o solicita una compra; no prueba que el vendedor haya entregado el trabajo ni que el pago sea exigible. Para la contratación federal, una factura válida posterior tiene sus propios campos definidos por la FAR, incluidos datos del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato u orden, partidas, condiciones, datos del beneficiario y datos TIN o EFT requeridos cuando los procedimientos de la agencia los exijan.
Una plantilla gratuita es suficiente para un pedido puntual a un proveedor, una pequeña compra de equipo o una solicitud simple de servicio en la que una persona aprueba el gasto. Le da un registro descargable y un documento claro para enviar antes de que el proveedor empiece el trabajo. También funciona cuando el comprador ya tiene un sistema contable separado que controla aprobaciones, pagos y registros de proveedores.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando las órdenes de compra se conectan con proyectos de cliente, trabajo facturable, tarifas internas de coste o gasto recurrente en proveedores. Everhour separa las tarifas de coste y las facturables, admite valores predeterminados por persona y anulaciones por proyecto, y conserva el historial de tarifas con fecha, de modo que los equipos pueden comparar el coste interno con la facturación de cara al cliente antes de que el trabajo llegue a la fase de factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una orden de compra no es lo mismo que una factura. El comprador envía una orden de compra para solicitar o autorizar bienes o servicios. El vendedor envía una factura para solicitar el pago después de proporcionar esos bienes o servicios. Un recibo llega después del pago y prueba que el pago se recibió.
Una orden de compra utilizable incluye un número de PO, fecha de emisión, datos del comprador y del proveedor, descripciones de artículos o servicios, cantidades, precios unitarios, totales, datos de entrega, condiciones de pago e información de aprobación. Un código de proyecto, departamento o referencia de contrato también ayuda cuando el comprador necesita seguimiento interno.
Una orden de compra puede incluir una línea de impuesto estimado cuando el comprador y el vendedor necesitan un total esperado, pero los impuestos de ventas y uso de Estados Unidos no son un sistema nacional de IVA o GST. Las normas estatales y locales controlan si se aplica el impuesto, qué tipo se aplica y si un producto o servicio está sujeto a impuestos.
Una orden de compra en PDF es aceptable para compras ordinarias del sector privado cuando ambas partes aceptan ese proceso. El mantenimiento de registros fiscales federales de Estados Unidos no prescribe un único formulario de factura u orden de compra para el sector privado. Las empresas necesitan registros que muestren claramente ingresos, gastos y respaldo de las transacciones.
La falta de detalle en las partidas causa los retrasos más evitables. Un proveedor necesita la descripción exacta del artículo o servicio, la cantidad, el precio unitario, la dirección de entrega, la fecha solicitada y el contacto del comprador. Una línea vaga como "servicios de consultoría" o "material de oficina" obliga al proveedor a confirmar datos antes de cumplir el pedido.
Everhour separa las tarifas internas de coste de las tarifas facturables de cara al cliente, con valores predeterminados por persona y anulaciones por proyecto. Los equipos pueden valorar el trabajo por proyecto, miembro o tarea y conservar el historial de tarifas con fecha, de modo que el coste del proyecto y la facturación al cliente se mantengan alineados cuando cambian los costes de proveedores o mano de obra.
Controle costes de proyecto, tarifas con fecha y trabajo facturable en Everhour para que las decisiones de compra se conecten con márgenes de proyecto más limpios y una facturación más precisa.
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