Everhour añade seguimiento del tiempo a nivel de tarea dentro de los proyectos de Asana, para que el trabajo registrado permanezca vinculado a tareas, presupuestos e informes.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use este flujo de trabajo cuando el trabajo del proyecto ya esté en Asana y necesite que el tiempo esté vinculado a la tarea exacta que lo originó. Un total de proyecto muestra el consumo general, pero un registro de tarea muestra el elemento de trabajo detrás de cada entrada. Ese detalle importa cuando un responsable revisa el alcance, un cliente pide pruebas o el departamento financiero separa el trabajo facturable del no facturable.
Un registro limpio empieza con la tarea, el proyecto, la persona, la fecha registrada, la duración, la descripción y el estado de facturabilidad. Añada estimaciones cuando el tiempo planificado importe y, después, compare los minutos reales con la estimación en los informes. Mantenga cada entrada cerca de la tarea a la que da soporte, porque los registros a nivel de tarea se debilitan cuando las personas registran tiempo general de proyecto y explican el detalle más tarde.
Empiece con el elemento de trabajo en Asana y, después, capture el tiempo desde el mismo contexto de tarea. Una entrada con temporizador funciona para el trabajo activo porque registra la duración transcurrida mientras la persona trabaja. Una entrada manual funciona a posteriori, siempre que la fecha, la duración, la tarea, el proyecto y la descripción coincidan con el trabajo realizado.
Para la revisión del equipo, mantenga visible el estado de la entrada antes de que el tiempo llegue a facturación o nómina. El estado de aprobación indica a un responsable si la entrada sigue pendiente, está aprobada o necesita corrección. El estado de facturabilidad indica al departamento financiero si el tiempo corresponde a una factura de cliente. Las categorías y descripciones añaden el contexto adicional que los informes necesitan sin obligar al revisor a reabrir cada tarea.
El seguimiento a nivel de tarea funciona mejor cuando cada entrada responde a una pregunta: ¿qué tarea de Asana causó este tiempo? Registrar todo en el proyecto oculta el patrón de trabajo que más tarde explica sobrecostes, traspasos y tiempo no pagado. Registrar cada pequeña interrupción como un elemento separado añade ruido. Use la tarea como unidad predeterminada y recurra a la descripción para aclarar el detalle.
El error habitual es mezclar tiempo de tarea con limpieza a nivel de proyecto en la misma entrada. Mantenga el tiempo en la tarea cuando el trabajo pertenezca a un elemento específico. Use una entrada de proyecto más amplia solo cuando el trabajo no pertenezca a una tarea. Esa separación mantiene la credibilidad de los informes de tareas y evita que los totales del proyecto pierdan su explicación.
Una comprobación puntual del tiempo de tarea basta para un único proyecto, un periodo breve de revisión o una pregunta rápida de un cliente. Exporte las entradas, confirme los estados de facturabilidad y cierre el ciclo. Ese enfoque se rompe cuando el mismo equipo repite el proceso cada semana, porque las aprobaciones, correcciones, facturas y revisiones de presupuesto necesitan un registro coherente.
Everhour encaja en la versión gestionada de ese flujo de trabajo colocando controles de temporizador dentro de las tareas de Asana, sincronizando los detalles de proyectos y tareas en menos de cinco minutos y llevando las entradas a Timesheets, vistas de presupuesto facturable, alertas e informes. Los administradores pueden usar umbrales de presupuesto configurables, exportaciones a Excel y traspaso a facturación en lugar de reconstruir a mano el mismo registro de tiempo por tarea.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Registre la duración, la fecha registrada, la persona, la tarea, el proyecto, el estado de facturabilidad y una breve descripción. Las estimaciones deben estar junto al tiempo real cuando necesite una revisión de lo planificado frente a lo real. El registro debe identificar el elemento de trabajo con la claridad suficiente para que un responsable o cliente pueda entender la entrada sin pedir al trabajador que reconstruya el día.
Use un temporizador para el trabajo capturado mientras ocurre y una entrada manual para el tiempo añadido después de que el trabajo esté terminado. Ambos métodos necesitan los mismos campos básicos: fecha, duración, tarea, proyecto, persona y descripción. Las entradas manuales requieren disciplina adicional porque el trabajador aporta la duración a partir de la memoria o de notas.
El trabajo facturable necesita una tarea clara, proyecto, duración, fecha registrada, estado de facturabilidad y descripción. Los informes basados en tarifas también necesitan la tarifa del usuario o del proyecto que se aplica al trabajo. Mantenga los elementos no facturables marcados por separado, porque mezclarlos con entradas facturables infla la revisión de facturas y hace que los informes de rentabilidad sean más difíciles de leer.
El mayor error es registrar tiempo general de proyecto cuando el trabajo pertenece a una tarea específica. Los totales del proyecto siguen cuadrando, pero el informe de tareas pierde la razón detrás de las horas. Otro problema habitual es dejar las descripciones en blanco, especialmente en entradas manuales que necesitan contexto suficiente para aprobación, facturación o revisión posterior.
Las estimaciones de tareas dan a los revisores un número planificado con el que comparar el tiempo real registrado. El tiempo real muestra los minutos registrados después de que el trabajo ocurra. El informe útil muestra ambos números por tarea, proyecto y persona, para que un responsable pueda ver qué elementos de trabajo se mantienen dentro del plan y cuáles necesitan una revisión más detallada.
Everhour Expenses mantiene los costes del proyecto junto al tiempo de tarea registrado permitiendo que los miembros registren gastos reembolsables con imágenes de recibos o PDF, categorías basadas en unidades y estado de facturabilidad. Los administradores pueden decidir si los gastos cuentan para los presupuestos de proyecto y añadir gastos facturables a las facturas junto con el tiempo facturable.
La integración de Asana de Everhour sincroniza proyectos, títulos de tareas, campos personalizados y etiquetas en los informes de Everhour en menos de cinco minutos. Los equipos pueden registrar desde controles integrados dentro de Asana y, después, revisar el tiempo con la misma estructura de tareas y proyectos usada para el trabajo diario.
Conecte recibos, costes basados en unidades y gastos facturables con el tiempo de tarea de Asana y, después, incluya los costes aprobados en facturas con Everhour Expenses para una rentabilidad de proyecto más limpia y una revisión de reembolsos más clara.
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