Everhour convierte el tiempo facturable en facturas, mientras que el trabajo de clientes sigue necesitando condiciones claras, tratamiento fiscal y detalles de aprobación.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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El trabajo de clientes crea detalles de facturación en propuestas, tareas, entradas de tiempo, gastos y aprobaciones. La factura debe traducir ese trabajo en un registro pagadero: quién vendió el trabajo, quién lo compró, el número de factura, las fechas, las partidas, el subtotal, el impuesto aplicable, el total adeudado, las condiciones de pago y las instrucciones de remesa. Para el trabajo privado ordinario en Estados Unidos, ningún formulario federal único de factura controla ese diseño.
La factura también respalda sus registros contables. La Publicación 583 del IRS enumera las facturas como documentos justificativos que registran transacciones comerciales y muestran importes y fuentes de ingresos brutos. Trate cada factura como un registro del evento comercial, no como un recibo, presupuesto o estimación. Un recibo prueba el pago recibido. Un presupuesto o estimación fija el precio del trabajo antes de la aprobación. Una factura solicita el pago por trabajo realizado o cargos adeudados.
Una factura de cliente debe nombrar al vendedor y al comprador, usar un número de factura secuencial, mostrar la fecha de emisión y la fecha de vencimiento, y describir cada cargo. Una línea de servicio clara usa una etiqueta orientada al cliente, cantidad, tarifa unitaria e importe total de la línea. Por ejemplo, "Migración de sitio web, gestión de proyecto, 12 horas × 95 $" da al aprobador suficiente detalle para relacionar el cargo con el trabajo.
Las condiciones de pago deben coincidir con el contrato o la política escrita. Neto 15, neto 30, vencimiento al recibir, facturación por hitos, anticipos y depósitos crean expectativas distintas sobre el calendario de caja y aprobación. La sección de pago debe indicar dónde enviar el pago y qué métodos acepta el vendedor. La moneda de Estados Unidos es moneda de curso legal para deudas, impuestos y cuotas, pero la ley federal no exige a las empresas privadas aceptar efectivo salvo que la ley estatal diga lo contrario.
Las facturas de trabajo de clientes suelen fallar porque las partidas no coinciden con el proceso de aprobación del comprador. Un patrocinador de proyecto puede aprobar fases, mientras que finanzas puede exigir números de orden de compra, nombres de contacto, periodos de facturación o líneas de gastos separadas. Añada esos campos cuando el cliente los use. Si el comprador es una agencia federal, FAR 32.905 define los campos de factura adecuados, incluidos detalles del contratista, fecha y número de factura, referencias del contrato, descripciones, cantidades, precios, condiciones, detalles del beneficiario y contactos.
El impuesto necesita la misma disciplina. Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturación de VAT o GST, y no existe un número de registro de VAT o GST de Estados Unidos para facturas. Las reglas del impuesto sobre ventas y uso proceden de estados y jurisdicciones locales. Las tarifas, el nexus y la imponibilidad de los servicios varían según el lugar y el tipo de servicio, por lo que una factura de trabajo de clientes debe usar el tratamiento estatal y local aplicable en lugar de una suposición fiscal nacional plana.
Una aplicación de facturación puntual basta cuando el trabajo es pequeño, el cliente aprueba una descripción sencilla y usted ya conoce el importe facturable. Funciona bien para una única línea de proyecto, una tarifa fija o una factura rápida descargable. El riesgo crece cuando las entradas de tiempo, las tarifas de tareas, los gastos reembolsables, los descuentos, los impuestos y la facturación repetida viven en notas u hojas de cálculo separadas.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con el trabajo recurrente de clientes. Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas mientras excluye tareas no facturables, y admite valores predeterminados de cliente como contactos, impuestos, descuentos y condiciones de pago. Exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks mantiene el registro de factura conectado a la contabilidad después de crear el documento orientado al cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura completa de trabajo de clientes identifica al vendedor y al comprador, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, servicios o productos, cantidades, tarifas, subtotal, impuesto aplicable, total adeudado, condiciones de pago e instrucciones de pago. Las referencias de proyecto, los números de orden de compra, el periodo de facturación y los nombres de contacto del cliente deben figurar en la factura cuando el cliente los use para aprobación.
La factura debe coincidir con la forma en que el cliente aprueba el trabajo. Las líneas a nivel de tarea encajan con anticipos detallados y trabajo de tiempo y materiales. Las líneas a nivel de persona encajan con acuerdos de dotación de personal. Las líneas a nivel de fase encajan con proyectos por hitos. El mejor formato da a finanzas suficiente detalle para aprobar el pago sin exponer notas internas que no afectan a la factura del cliente.
Algunas facturas de clientes necesitan impuesto sobre las ventas, y otras no. Estados Unidos tiene un impuesto sobre ventas y uso estatal y local, no un régimen nacional de facturación de VAT o GST. El tratamiento correcto depende del nexus, la ubicación del comprador, el producto o servicio vendido y las reglas de imponibilidad específicas del estado. La imponibilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio.
Una factura de cliente solicita el pago por trabajo, bienes, gastos u honorarios. Un recibo confirma el pago recibido. Mantenga los dos documentos separados para que el cliente, el contable y el asesor contable puedan saber si todavía se debe dinero. Marcar una factura impagada como pagada crea problemas de cobro y debilita la pista de auditoría de los ingresos brutos.
Las referencias de aprobación ausentes causan los retrasos más rápidos. Un importe correcto todavía puede bloquearse cuando la factura omite la orden de compra, el nombre del proyecto, el periodo de facturación, el contacto del cliente o la condición de pago acordada. El aprobador necesita suficiente contexto para conectar el cargo con el contrato, la declaración de trabajo, la lista de tareas o el presupuesto interno.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas de proyecto o miembro, y excluye el trabajo no facturable. Los registros de cliente pueden almacenar contactos, impuestos, descuentos y condiciones de pago, y las facturas se pueden exportar a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks con detalles de estado sincronizados de vuelta a Everhour.
Registre el tiempo de cliente aprobado, conviértalo en líneas de factura y envíe borradores listos para contabilidad mediante Everhour Billing & Invoicing para una facturación más clara.
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