Un registro en PDF documenta el tiempo a posteriori; Everhour captura las horas de las tareas mientras se trabaja para una facturación más limpia.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un registro de horas facturables en PDF ayuda a responder una pregunta práctica: cuánto trabajo aprobado para un cliente debe cobrarse durante un periodo, asunto o proyecto definido. El cálculo empieza con entradas de tiempo facturable, excluye el trabajo no facturable, aplica la tarifa por hora correcta y produce un importe de factura antes de impuestos en dólares estadounidenses.
El formato PDF es mejor para un registro fijo, no para la edición en vivo. Utilícelo cuando necesite una hoja de horas firmada, un adjunto para el cliente o un archivo limpio de entradas que ya se han revisado. Si el registro aún cambia, mantenga separada la fuente editable y genere el PDF solo después de la aprobación.
Cada línea debe mostrar la fecha, el cliente o proyecto, la descripción de la tarea, el trabajador, el estado facturable, las horas, la tarifa y el importe. El control clave es la marca de facturable. La planificación interna, la limpieza administrativa, la formación y el retrabajo excluido por acuerdo deben seguir visibles, pero no deben aumentar el total de cara al cliente.
No combine diferentes tarifas en un solo total de horas antes de multiplicar. Un consultor sénior, un analista júnior y una tarifa fija por tarea necesitan líneas separadas o subtotales separados. Mantenga también las reducciones de facturación separadas del tiempo bruto capturado. El tiempo trabajado explica el esfuerzo; el tiempo facturado explica el importe que se pide pagar al cliente.
La fórmula central es sencilla: el importe facturable equivale a las horas facturables aprobadas multiplicadas por la tarifa por hora aplicable. Si el acuerdo con el cliente utiliza incrementos de facturación, redondee cada entrada según ese acuerdo antes de totalizar. Después, haga un subtotal por tarifa, sume los subtotales y aplique cualquier reducción de facturación aprobada antes de impuestos o condiciones de pago.
Por ejemplo, un registro de entrega a cliente incluye 14 horas de asesoría aprobadas a 210 $ por hora y 23 horas de configuración aprobadas a 130 $ por hora. El subtotal de asesoría es 2.940 $, y el subtotal de configuración es 2.990 $. El importe facturable antes de impuestos es 5.930 $. Cualquier entrada de impuesto estatal o local corresponde después de este total de servicios cuando el servicio sea imponible.
Un registro en PDF basta cuando el trabajo es pequeño, la estructura de tarifas es simple y las entradas ya están aprobadas. Un freelance que envía una factura mensual puede usar un PDF como archivo final de respaldo, especialmente cuando el cliente solo necesita fechas, descripciones, horas, tarifas y el importe total.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo, las tarifas varían por proyecto o tarea, las aprobaciones importan o las facturas deben generarse a partir de entradas aprobadas. Everhour Time Tracking admite temporizadores en vivo, entradas manuales, aprobaciones, periodos bloqueados, recordatorios y reglas de temporizador para que el registro de facturación final parta de datos de tiempo controlados en lugar de un PDF reconstruido.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Clasificado entre las mejores herramientas de control del tiempo en G2, Capterra y TrustRadius — con elogios constantes por su facilidad de uso, integraciones y soporte.
Incluya fecha, cliente, proyecto o asunto, descripción de la tarea, persona, estado facturable, horas, tarifa por hora e importe de línea. Añada notas para reducciones de facturación o tiempo excluido cuando afecten al total facturado. Un registro en PDF debe mostrar suficiente detalle para que el cliente pueda rastrear el total de la factura sin exponer trabajo interno no relacionado.
Incluya tiempo no facturable solo cuando ayude a explicar el esfuerzo del proyecto o la revisión interna. Manténgalo claramente etiquetado y fuera del subtotal de la factura. Mezclar horas no facturables en el total facturado es un error común porque el registro puede parecer completo mientras el importe cobrado es demasiado alto.
Muestre la tarifa utilizada para cada línea o subtotal facturable. Si diferentes personas, tareas o fases usan diferentes tarifas, sepárelas antes de multiplicar las horas por la tarifa. Para abogados de EE. UU., la Regla Modelo 1.5 de la ABA exige que el alcance de la representación y la base o tarifa de los honorarios y gastos se comuniquen por escrito en nuevas relaciones cliente-abogado, sujeto a su excepción limitada de bajo coste.
Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni una única tarifa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento del impuesto sobre ventas es estatal y local, y algunos servicios pueden no estar gravados. Calcule primero el subtotal de servicios facturables y después añada una entrada de impuesto específica de la jurisdicción solo cuando el servicio sea imponible.
Genere el PDF después de que las entradas se revisen, se redondeen según el acuerdo con el cliente y se aprueben para facturación. Si crea el PDF demasiado pronto, las ediciones posteriores pueden hacer que la factura y el archivo de respaldo no coincidan. Mantenga el registro editable como archivo de trabajo y trate el PDF como el registro de facturación final.
Everhour Time Tracking captura horas de tareas y proyectos mediante temporizadores en vivo o entradas manuales, también dentro de herramientas de proyecto compatibles como Asana, ClickUp, Jira, GitHub y Trello. Los administradores pueden usar aprobaciones, periodos bloqueados, recordatorios y reglas de temporizador antes de que el tiempo alimente hojas de horas, informes, presupuestos, facturación o revisión de nóminas.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas y entradas facturables, y excluye el trabajo no facturable. Las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores, con el estado de la factura sincronizado de vuelta a Everhour.
Registre las horas aprobadas antes de crear el PDF. Everhour captura el tiempo de tareas, admite aprobaciones y periodos bloqueados, y ofrece a los equipos registros de facturación más limpios desde el principio.
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