Everhour macht aus Basecamp-Projektstunden abrechenbare Datensätze, rechnungsbereite Stundensätze und weiterhin sichtbare nicht abrechenbare Agenturarbeit.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ihre Agentur braucht eine saubere Abrechnungsspur von zugewiesenen Basecamp-To-dos bis zu geschuldetem Geld. Das praktische Ergebnis ist ein geprüfter Satz von Stunden, gruppiert nach Kunde, Projekt, Person und To-do, wobei interne Koordination aus dem Rechnungsbetrag herausgehalten wird, aber in operativen Berichten sichtbar bleibt.
Nutzen Sie diesen Workflow, wenn Account-Manager eine Kundenrechnung vorbereiten müssen, Producer erklären müssen, wohin Mittel aus einer Retainer-Vereinbarung geflossen sind, oder die Finanzabteilung eine Nachweisdatei vor der Umsatzbuchung benötigt. Der Datensatz sollte die ausgeführte Arbeit, die Person, die sie erledigt hat, den Datumsbereich, den Status der Abrechenbarkeit, den verwendeten Stundensatz und ob der Eintrag bereits in Rechnung gestellt wurde, zeigen.
Beginnen Sie mit der Basecamp-Struktur, die das Team bereits nutzt: Projekt, Liste, To-do, zuständige Person, Fälligkeitsdatum und Abschlussstatus. Der Abrechnungsdatensatz benötigt denselben Kontext plus Zeiteinträge nach Person und Datum, knappe Notizen, Status der Abrechenbarkeit und die Stundensatzregel. Für Agenturarbeit bedeutet das in der Regel einen Kundenprojekt-Stundensatz, einen Stundensatz je Teammitglied für rollenbasierte Abrechnung oder einen benutzerdefinierten Aufgaben-Stundensatz für eine bestimmte Position auf Zeit- und Materialbasis.
Ein belastbarer Kundennachweis hält abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit in demselben Prüfsatz. Abrechenbare Arbeit kann vom Kunden genehmigte Leistungserbringung, Überarbeitungen und Besprechungszeit umfassen, die mit einem Basecamp-To-do verknüpft sind. Nicht abrechenbare Arbeit kann interne Koordination, Korrekturen oder ausgebuchte Zeiten umfassen. Beide Kategorien sichtbar zu halten schützt die Rechnung, weil die prüfende Person sehen kann, was berechnet wurde und was bewusst ausgeschlossen wurde.
Die Einrichtung der Stundensätze sollte erfolgen, bevor der Prüfzeitraum endet. Ein Projekt-Stundensatz funktioniert, wenn der Kunde einen einzigen gemischten Stundensatz kauft. Stundensätze je Teammitglied funktionieren, wenn die Vereinbarung Personen je nach Rolle oder Seniorität unterschiedlich bepreist. Eine Überschreibung auf Aufgabenebene passt zu einer Position auf Zeit- und Materialbasis, die einen eigenen Preis benötigt. Agenturabrechnung bricht zusammen, wenn prüfende Personen Stundensätze nach der Genehmigung der Stunden ändern, statt die Stundensatzentscheidung zu datieren und zu dokumentieren.
Der nicht abrechenbare Status ist eine Abrechnungsentscheidung mit Dokumentationszweck. Ein abrechenbares Projekt kann dennoch ein To-do enthalten, das aus den dem Kunden in Rechnung gestellten Beträgen herausbleiben sollte, und ein nach Stundensatz je Teammitglied abgerechnetes Projekt kann die Zeit einer Person nicht abrechenbar machen, indem der Projekt-Stundensatz dieses Mitglieds auf 0 gesetzt wird. Der daraus resultierende Bericht sollte die ausgeschlossenen Stunden für Marge, Personaleinsatz und die Prüfung von Kundengesprächen erhalten.
Eine einmalige Zusammenfassung reicht für eine kleine Prüfung mit einem einzelnen Kunden aus, wenn die Agentur nur eine kurze Nachweisdatei benötigt und der Abrechnungsmanager jeden Eintrag manuell prüfen kann. Die Methode verliert an Zuverlässigkeit, wenn mehrere Personen Zeit für dasselbe Basecamp-Projekt erfassen, Stundensätze je nach Projekt oder Person variieren oder das Team nachweisen muss, dass genehmigte Stunden die einzigen in Rechnung gestellten Stunden waren.
Ein verwalteter Workflow behält das Basecamp-To-do als Arbeitsdatensatz bei, während Everhour Projekt-Abrechenbarkeitsstatus, Regeln für nicht abrechenbare Aufgaben auf Aufgabenebene, Stundensätze je Teammitglied oder Projekt-Stundensätze und Genehmigungskontrollen vor der Abrechnung anwendet. Genehmigte, mit Stundensätzen bepreiste Stunden können dann in Everhour Billing & Invoicing übergehen, wo noch nicht in Rechnung gestellte Zeit und abrechenbare Ausgaben zu Rechnungspositionen werden, ohne den Stundenzettel erneut einzugeben.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Verwenden Sie den Basecamp-To-do-Namen für das kundenbezogene Arbeitsergebnis und halten Sie die Abrechnungsentscheidung dann in der Abrechnungseinrichtung fest: abrechenbare Projektarbeit, ein nicht abrechenbares To-do oder Zeit je Teammitglied zum vereinbarten Stundensatz. Ein Kundennachweis sollte Basecamp-Projekt, Liste, To-do, Person, Datum, Stunden und Notiz erhalten.
Ja, die interne Prüfung sollte ausgeschlossene Agenturzeit zeigen, weil sie den Gesamtaufwand, ausgebuchte Zeiten und die Marge erklärt. Kundenseitige Nachweise sollten ausgeschlossene Stunden nur enthalten, wenn die Vereinbarung oder die Account-Leitung diese Transparenz verlangt. Rechnungspositionen sollten nur die Stunden berechnen, die gemäß Kundenvereinbarung als abrechenbar eingestuft sind.
Wählen Sie den Stundensatz, der zur kommerziellen Vereinbarung passt, bevor Stunden genehmigt werden. Ein gemischter Projekt-Stundensatz passt zu einem gemeinsamen Stundenpreis, Stundensätze je Teammitglied passen zu rollenbasierter Preisgestaltung, und ein Aufgaben-Stundensatz passt zu einer bestimmten Position auf Aufwandsbasis. Stundensatzänderungen sollten ein Wirksamkeitsdatum tragen, damit ältere Abrechnungsberichte die ursprüngliche Berechnung behalten.
Eine nützliche Notiz nennt Aktion, Objekt und Ergebnis, ohne interne Gespräche zu kopieren. Verwenden Sie zum Beispiel eine knappe Beschreibung, die mit dem Basecamp-To-do verknüpft ist, und lassen Sie Projekt, Liste, Person, Datum und Stunden die Struktur tragen. Vage Notizen führen zu Streitigkeiten, weil der Kunde Zeit nicht mit abgeschlossener Arbeit verbinden kann.
Doppelte Abrechnung entsteht normalerweise durch manuelles Kopieren, wiederverwendete Tabellenzeilen oder Rechnungsdatensätze, die den exakten genehmigten Satz von Zeiteinträgen nicht identifizieren. Ein sauberer Prozess trennt noch nicht in Rechnung gestellte Zeit von in Rechnung gestellter Zeit, prüft nicht abrechenbare Ausschlüsse vor der Rechnungserstellung und verknüpft die Rechnungsnummer mit dem exakten Satz von Zeiteinträgen, der für die Abrechnung verwendet wurde.
Everhour Billing & Invoicing ermöglicht es Nutzern, noch nicht in Rechnung gestellte abrechenbare Zeit und Ausgaben auszuwählen, die Aufschlüsselung vorab anzusehen und eine Rechnung aus Projekt- oder Stundensätzen je Teammitglied zu erstellen, während nicht abrechenbare Aufgaben ausgeschlossen werden. Nachdem Zeit in eine Rechnung aufgenommen wurde, markiert Everhour sie als in Rechnung gestellt, damit sie in zukünftigen Rechnungen nicht erneut erscheint.
Everhour Reporting kann Spalten für Billable Time, Non-Billable Time, Billable Amount und Cost enthalten, gruppiert nach Mitglied oder Aufgabe. Finanzspalten sind rollenbeschränkt, sodass Administratoren die Marge prüfen können, während Account- und Delivery-Reviews ausgeschlossene Stunden sichtbar halten, bevor die Rechnung finalisiert wird.
Nutzen Sie Everhour Billing & Invoicing, um genehmigte Basecamp-Projektzeit und abrechenbare Ausgaben in Rechnungen umzuwandeln, nicht abrechenbare Aufgaben auszuschließen und den exportierten Rechnungsstatus in Everhour sichtbar zu halten.
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