Everhour ergänzt Basecamp-Projekte um eingebettete Zeiterfassung und Abrechnungssteuerung, damit genehmigte Arbeit sauber in Richtung Rechnungsstellung weiterlaufen kann.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Workflow für abrechenbare Stunden beginnt mit der Arbeit, die bereits in Basecamp organisiert ist: Projekte, To-do-Listen, To-dos, Zuständige, Fälligkeitsdaten und Erledigungsstatus. Der Abrechnungsnachweis braucht eine genauere Sicht als eine Aufgabenliste allein. Jeder Zeiteintrag sollte die Person, das Datum, das Basecamp-Projekt, das To-do, die Liste, die gearbeiteten Stunden und eine kurze Notiz verbinden, wenn der Eintrag Kontext für den Kunden braucht.
Kundenabrechnung braucht außerdem eine sichtbare Trennung zwischen Arbeit, die Umsatz bringt, und Arbeit, die die Kundenbeziehung unterstützt. Discovery, Produktion, Review und Implementierung können gemäß Vereinbarung abrechenbar sein. Interne Statusmeetings, administrative Bereinigung oder Nacharbeit außerhalb des Umfangs können nicht abrechenbar bleiben. Halten Sie beide Kategorien sichtbar, weil nicht abrechenbare Zeit Marge, Personaleinsatzdruck und den Grund erklärt, warum ein Projekt mehr Aufwand erfordert hat, als die Rechnung zeigt.
Die Einrichtung der Stundensätze entscheidet, ob abrechenbare Stunden in den richtigen Dollarbetrag umgewandelt werden. Ein mit Everhour verbundenes Basecamp-Projekt kann als abrechenbar, Festpreis oder nicht abrechenbar konfiguriert werden. Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand kann einen Projektstundensatz oder Mitarbeiterstundensätze verwenden, und benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze decken Fälle ab, in denen eine bestimmte Arbeitsart anders abgerechnet wird als der Rest des Projekts.
Steuerungsmöglichkeiten auf Aufgabenebene sind wichtig, wenn ein Basecamp-Projekt gemischte Arbeit enthält. Ein abrechenbares Projekt kann weiterhin To-dos enthalten, die als nicht abrechenbar markiert sind, sodass ihre Stunden in Berichten bleiben, ohne die Kundenabrechnung zu erhöhen. Bei Projekten mit Mitarbeiterstundensätzen kann der Projektstundensatz eines bestimmten Mitarbeiters auf 0 gesetzt werden, wenn die Arbeit dieser Person nicht berechnet werden soll. Legen Sie diese Regeln vor der Prüfung fest, denn spätes Aufräumen macht die Abrechnung zur Schätzung.
Ein belastbarer, kundenorientierter Nachweis zeigt mehr als eine Summe. Er zeigt, wer die Arbeit erledigt hat, welches Basecamp-To-do sie unterstützt hat, zu welcher Liste oder welchem Abschnitt sie gehörte, den Aufgabenstatus, das Datum, die Stunden und jeden Kommentar, der die Belastung erklärt. Everhours Basecamp-Berichte können Projekt, To-do, Liste, Aufgaben-ID und Aufgabenstatus enthalten, was der Abrechnungsprüfung eine aufgabenbasierte Prüfspur gibt.
Der häufige Fehler besteht darin, nicht abrechenbare Arbeit vor der Rechnungsprüfung auszublenden. Eine saubere Rechnung kann diese Zeit ausschließen, aber der Projektverantwortliche muss sie trotzdem sehen. Vergleichen Sie abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten nach Mitglied oder Aufgabe, bevor Sie etwas an die Buchhaltung senden. So finden Sie Einträge auf dem falschen To-do, nach einer Umfangsänderung erfasste Arbeit und Aufgaben, die einen benutzerdefinierten Stundensatz brauchen.
Eine einmalige Summe funktioniert, wenn ein kleines Projekt wenige Einträge, einen Stundensatz und keinen Genehmigungsschritt hat. Sie funktioniert nicht mehr, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, einige Basecamp-To-dos nicht abrechenbar sind, Aufgabenstundensätze unterschiedlich sind oder der Kunde eine Aufschlüsselung nach Einzelpositionen erwartet. Ab diesem Punkt braucht der Abrechnungsnachweis gesperrte Zeiträume, Genehmigungsprüfungen, Berichterstattung und Schutz davor, dieselben Stunden doppelt in Rechnung zu stellen.
Everhour macht aus der manuellen Übergabe einen gesteuerten Workflow: Zeit wird aus Basecamp über die Browsererweiterung erfasst, zur Genehmigung eingereicht, mit Projekt-, Mitarbeiter- oder Aufgabenstundensätzen bepreist und verwendet, um Rechnungen aus noch nicht fakturierter Zeit und Auslagen zu erstellen. Genehmigte Stunden können vor dem Export nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Aufschlüsselung zu Rechnungspositionen gruppiert werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Legen Sie den Abrechnungsstatus zuerst auf Projektebene fest und behandeln Sie Ausnahmen anschließend auf Aufgabenebene. Ein Projekt kann in Everhour abrechenbar, Festpreis oder nicht abrechenbar sein. Markieren Sie innerhalb eines abrechenbaren Projekts bestimmte Basecamp-To-dos als nicht abrechenbar, wenn ihre Zeit in Berichten bleiben soll, ohne die Kundenrechnung zu erhöhen.
Verwenden Sie einen Projektstundensatz, wenn der Kunde einen einheitlichen Stundenpreis für das gesamte Projekt zahlt. Verwenden Sie Mitarbeiterstundensätze, wenn verschiedene Personen zu unterschiedlichen Preisen abgerechnet werden. Verwenden Sie einen benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz, wenn eine bestimmte Arbeitsart in einem Projekt nach Zeit- und Materialaufwand ihren eigenen Abrechnungspreis hat.
Nehmen Sie den Kunden oder das Projekt, das Basecamp-To-do, die Liste oder den Abschnitt, die Person, das Datum, die Stunden, die Abrechenbarkeit, den Stundensatz, den abrechenbaren Betrag und jede hilfreiche Notiz auf. Der Bericht sollte abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen, damit die Rechnungssumme klar bleibt, während der Projektverantwortliche weiterhin den gesamten Arbeitsaufwand für diesen Kunden sieht.
Die Wiederverwendung bereits fakturierter Zeit erzeugt doppelte Belastungen. Nachdem Zeit in eine Everhour-Rechnung aufgenommen wurde, wird sie als fakturiert markiert, sodass sie nicht erneut als nicht fakturierte Arbeit erscheint. Prüfen Sie den Rechnungsstatus, bevor Sie die nächste Rechnung erstellen, besonders wenn Projekte über mehrere Abrechnungszeiträume laufen.
Behalten Sie nicht abrechenbare Stunden in Berichten, weil sie die Projektrentabilität und den Zustand der Kundenbeziehung erklären. Sie aus der Rechnung auszuschließen ist etwas anderes, als sie aus der Prüfung zu löschen. Nicht abrechenbare Zeit zeigt interne Unterstützung, Überarbeitungen außerhalb des Abrechnungsumfangs und Arbeit, die die Marge verringert, selbst wenn die Kundenbelastung unverändert bleibt.
Everhour Overtimes unterstützt tägliche und wöchentliche Überstundengrenzen sowie reguläre, 1,5-fache Überstunden- und 2-fache Doppelüberstundenstufen. Administratoren können Überstunden in Team Hours prüfen und Berechnungen für die Lohnabrechnung auf Basis der Mitarbeiterstundenkosten und der erfassten Zeit vor der Abrechnung oder Lohnabrechnungsprüfung verwenden.
Everhour Billing & Invoicing erstellt Rechnungen aus nicht fakturierter abrechenbarer Zeit und Auslagen und markiert die enthaltene Zeit anschließend als fakturiert. Dieser Status hält dieselben genehmigten Stunden aus künftigen Rechnungsentwürfen heraus, während Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag und Status in Everhour sichtbar bleiben.
Erfassen Sie Basecamp-Arbeit mit Überstundentransparenz, Genehmigungen, abrechenbaren Stundensätzen und Rechnungsstatus in Everhour, damit die Kundenabrechnung geprüfte Stunden statt einer manuellen Tabelle verwendet.
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