Everhour ergänzt Basecamp-Projekte um eingebettete Zeiterfassung, Stundensätze und Abrechnungsberichte, damit Agenturen Kundenarbeit klar bepreisen können.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Agenturabrechnung beginnt mit der Arbeit, die bereits in Basecamp organisiert ist: Projekte, To-do-Listen, To-dos, zugewiesene Personen und Fälligkeitsdaten. Die Abrechnungsaufgabe besteht darin, diesen operativen Datensatz in Stunden umzuwandeln, die der Kunde anerkennt, zum richtigen Stundensatz bepreist, wobei interne Arbeit für die Margenprüfung weiterhin sichtbar bleibt. Ein sauberer Datensatz trennt Zeit für die Leistungserbringung von interner Zeit, klärt unklare Notizen vor der Rechnungsstellung und gibt der Finanzabteilung eine stabile Quelle für die Kundensumme.
Nutzen Sie diese Seite, wenn ein Kunde Nachweise anfordert, ein Projektmanager einen Abrechnungszeitraum abschließen muss oder ein Agenturinhaber sehen möchte, welche Kundenarbeit Umsatz erzeugt hat. Das Zielergebnis ist ein Satz genehmigter, mit Stundensätzen bepreister Stunden, der zu einer Rechnungsposition oder einem unterstützenden Bericht werden kann. Eine Rechnung aus dem Gedächtnis zu entwerfen, macht kleine Entscheidungen zu Streitpunkten: ausgelassene Notizen, falsche Stundensätze und versteckte nicht abrechenbare Zeit.
Bei Agenturarbeit sollte der Abrechenbarkeitsstatus dem kommerziellen Versprechen folgen, das dem Kunden gegeben wurde. In Everhour kann ein abrechenbares Basecamp-Projekt einen projektbezogenen Stundensatz, mitarbeiterbezogene Stundensätze oder eine Festgebühr verwenden. Ein bestimmtes To-do kann innerhalb eines abrechenbaren Projekts nicht abrechenbar bleiben, und Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand kann einen benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz verwenden, wenn eine Position einen anderen Preis hat.
Prüfen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit gemeinsam, damit interner Aufwand für die Margenanalyse sichtbar bleibt. Nicht abrechenbare Datensätze benötigen genügend Kontext, um zu erklären, warum sie nicht auf die Rechnung gesetzt wurden. Den Projektstundensatz eines Mitarbeiters auf 0 zu setzen, macht die Zeit dieser Person in Projekten mit mitarbeiterbezogenen Stundensätzen nicht abrechenbar; diese Einstellung für ein einzelnes To-do zu verwenden, erzeugt einen breiteren Ausschluss, als die meisten Teams beabsichtigen.
Ein belastbarer Datensatz für die Agenturabrechnung verknüpft jeden Zeiteintrag mit dem Basecamp-Projekt, der Liste, dem To-do, der Aufgaben-ID, dem Status, der Person, dem Datum, den Stunden und dem Kommentar. Die Projekt- und To-do-Namen identifizieren das Arbeitsergebnis. Der Kommentar erklärt die Arbeit in klarer Sprache, ohne die Rechnung in ein Tagebuch zu verwandeln. Der Status hilft Prüfern, eine Abrechnung für Arbeit zu vermeiden, die intern noch bereinigt werden muss.
Gruppieren Sie den Datensatz in der Form, in der der Kunde ihn voraussichtlich lesen möchte. Manche Kunden wünschen Summen nach Projekt, während andere Einzelpositionen nach Aufgabe, Person oder Datum benötigen. Mit Stundensätzen bepreiste Berichte sollten während der Prüfung abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten zeigen, wobei Geldspalten auf autorisierte Rollen beschränkt bleiben. Exportieren Sie eine finale Ansicht, wenn der Abrechnungszeitraum endet.
Eine einmalige Summe reicht aus, wenn eine kleine Agentur schnell eine Kundensumme für ein kurzes Basecamp-Projekt benötigt, die Stundensätze einfach sind und eine Person jeden Eintrag prüfen kann. Sie scheitert, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Stundensätze je nach Person oder Aufgabe variieren, nicht abrechenbare Arbeit die Marge beeinflusst oder die Rechnung in jedem Abrechnungszeitraum wiederholbare Nachweise benötigt.
Everhour macht aus der verwalteten Version einen Workflow: erfasste Basecamp-Zeit durchläuft eine Genehmigung, Berichte können die genehmigten Stunden nach Projekt, Aufgabe, Person oder Datum gruppieren, und nicht fakturierte abrechenbare Zeit kann ohne erneute Eingabe in eine Rechnung einfließen. Nach der Rechnungsstellung markiert Everhour die enthaltene Zeit als fakturiert, damit dieselben Stunden nicht im nächsten Rechnungsentwurf erneut erscheinen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Legen Sie den Abrechenbarkeitsstatus des Projekts als Standardregel fest und behandeln Sie dann Ausnahmen vor der Prüfung. Ein abrechenbares Projekt kann Arbeit nach Projektstundensatz, Mitarbeiterstundensatz oder Festgebühr bepreisen. Ein bestimmtes To-do kann innerhalb eines abrechenbaren Projekts als nicht abrechenbar markiert werden. Bei Projekten mit mitarbeiterbezogenen Stundensätzen schließt das Setzen des Projektstundensatzes einer Person auf 0 die gesamte Zeit dieser Person aus den abrechenbaren Summen aus, verwenden Sie es daher bewusst.
Der Projektstundensatz passt zu Arbeit, die zu einem einheitlichen Stundenpreis verkauft wird. Mitarbeiterstundensätze passen zu Projekten, bei denen verschiedene Personen unterschiedliche kundenbezogene Stundensätze haben. Eine Festgebühr passt zu einem vereinbarten Projektpreis, der dennoch eine Stunden- und Margenprüfung erfordert. Ein benutzerdefinierter Aufgabenstundensatz passt zu Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand, wenn ein To-do einen anderen Preis verwendet als der Rest des Projekts.
Ein kundenseitiger Nachweis sollte das Basecamp-Projekt, die Liste, das To-do, die Aufgaben-ID, den Aufgabenstatus, die Person, das Datum, die Stunden und einen nützlichen Kommentar identifizieren. Der Kommentar sollte die ausgeführte Arbeit benennen, ohne jede interne Notiz zu kopieren. Der Prüfer sollte außerdem abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten sehen, bevor die finale Version die Finanzabteilung oder den operativen Bereich verlässt.
Behalten Sie nicht abrechenbare Zeit in der Prüfung und schließen Sie sie von der Rechnungssumme aus. Gelöschte interne Zeit verbirgt Kosten der Leistungserbringung und schwächt die Margenanalyse. Ein gekennzeichnetes nicht abrechenbares To-do gibt dem Prüfer einen Datensatz über Aufwand, der außerhalb des dem Kunden berechneten Betrags bleiben sollte, während er weiterhin in operativen Berichten erscheint.
Abrechnungsfehler entstehen in der Regel durch Ausnahmen rund um den Standardstundensatz. Ein Projekt kann sauber aussehen, während ein To-do eine nicht abrechenbare Behandlung oder einen benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz benötigt. Die doppelte Verwendung derselben Stunden nach der Rechnungsvorbereitung erzeugt ein weiteres Problem. Den Zeitraum mit einem final exportierten Bericht und einer Markierung für fakturierte Zeit abzuschließen, verhindert, dass der nächste Entwurf bereits abgerechnete Arbeit einzieht.
Everhour Reporting ermöglicht Agenturen, Ansichten für Abrechnungsprüfungen mit mindestens 45 Spalten zu erstellen, darunter Projekt, Aufgabe, Kunde, Mitglied, Kommentare, abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Gewinn und Rechnungsstatus. Teams können den Bericht nach Basecamp-Projektkontext gruppieren und filtern und anschließend CSV, Excel/XLSX oder PDF für die Finanzabteilung oder als Kundennachweis exportieren.
Everhour Billing & Invoicing markiert Zeit als fakturiert, nachdem sie in eine Rechnung aufgenommen wurde, sodass diese Stunden in späteren Entwürfen nicht mehr als nicht fakturierte Zeit erscheinen. Der Workflow schützt die Übergabe in der Abrechnung, wenn genehmigte Basecamp-Arbeit zu einer Kundenrechnung wird.
Erfassen Sie Basecamp-Arbeit mit genehmigten Stunden, stundensatzbewussten Berichten und exportbereiten Abrechnungsansichten für jeden Zeitraum. Everhour gibt Agenturen klarere Kundenrechnungen und eine stärkere Prüfung der Projektrentabilität.
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