Everhour ergänzt Basecamp-To-dos über eingebettete Zeiterfassungs-Steuerelemente um abrechenbare Zeit, Stundensätze, Freigaben und rechnungsfertige Berichte.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Wandeln Sie Basecamp-To-dos in gegenüber dem Kunden abrechenbare Stunden um, indem Sie jeden Zeiteintrag dem richtigen Projekt, der richtigen Liste und dem richtigen To-do zuordnen. Die praktische Aufgabe besteht darin, die Arbeit, für die der Kunde zahlt, von der Arbeit zu trennen, die das Team intern weiterhin sehen muss. Ein guter Nachweis zeigt Aufgabe, Person, Datum, aufgewendete Zeit und Notizen, die die abgerechnete Tätigkeit erklären.
Basecamp-To-dos enthalten den Arbeitskontext: Titel, Notizen, zugewiesene Person, Unteraufgaben, Fälligkeitsdatum oder Datumsbereich, wiederkehrenden Zeitplan und Abschlussstatus. Everhour ergänzt die Abrechnungsebene um diesen Kontext herum. Die Basecamp-Integration synchronisiert Projekte, Listen, To-dos, Aufgaben-IDs und Aufgabenstatus in Berichte, sodass die Abrechnungsprüfung derselben Struktur folgt, die das Team bereits zur Verwaltung der Arbeit nutzt.
Abrechenbare Summen hängen vom Stundensatzmodell ab, das vor Beginn der Rechnungsprüfung ausgewählt wurde. Everhour unterstützt abrechenbare Basecamp-Projekte, die nach Projektstundensatz, Mitgliederstundensatz oder Festpreis bepreist werden. Für Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand können Administratoren benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze verwenden, wenn eine Art von To-do einen anderen kundenseitigen Preis benötigt als der Rest des Projekts.
Nicht abrechenbare Arbeit braucht einen ausdrücklichen Platz im Nachweis. Everhour legt den Abrechenbarkeitsstatus auf Projektebene fest, und eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines abrechenbaren Projekts kann als nicht abrechenbar markiert werden, sodass ihre Zeit aus den abrechenbaren Summen herausbleibt. Diese Trennung schützt die Rechnung und erhält zugleich die interne Sichtbarkeit von Meetings, Nacharbeit, Einrichtung und anderer Zeit, die das Team weiterhin analysieren möchte.
Ein belastbarer Nachweis abrechenbarer Stunden beantwortet vier Fragen ohne Rückfrage per E-Mail: wer gearbeitet hat, an welchem Basecamp-To-do gearbeitet wurde, wann die Arbeit stattgefunden hat und warum die Zeit auf die Kundenrechnung gehört. Notizen sollten die erbrachte Tätigkeit beschreiben, nicht die interne Kurzsprache des Teams. „Homepage-QA-Durchlauf und mobile Korrekturen" liest sich in einem kundenseitigen Belegbericht besser als „Aufräumen".
Der häufige Fehler besteht darin, jede Stunde in einem Kundenprojekt automatisch als abrechenbar zu behandeln. Abrechenbarkeitsstatus, Ausschlüsse auf Aufgabenebene und benutzerdefinierte Stundensätze müssen geprüft werden, bevor Summen das Team verlassen. Berichte sollten abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten nach Mitglied oder Aufgabe zeigen, wobei geldbezogene Details auf Administratoren beschränkt bleiben, wenn der Finanzzugriff eingeschränkt bleiben soll.
Eine einmalige Aufstellung reicht aus, wenn Sie einen schnellen Überblick über Basecamp-To-do-Stunden für ein kleines Projekt, eine einzelne Kundenfrage oder eine Prüfung eines Rechnungsentwurfs benötigen. Sie reicht nicht mehr aus, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Stundensätze je nach Rolle oder Aufgabe unterschiedlich sind, nicht abrechenbare Arbeit sichtbar bleiben muss oder freigegebene Stunden in die Abrechnung übergehen müssen, ohne den Nachweis manuell neu aufzubauen.
Everhour wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, indem nicht fakturierte Positionen ausgewählt, die Aufschlüsselung in der Vorschau angezeigt und die Rechnung aus Stundensätzen, Zeit und abrechenbaren Ausgaben generiert wird. Freigegebene Zeit kann gesperrt bleiben, fakturierte Zeit wird markiert, damit sie nicht erneut erscheint, und Rechnungen können als Entwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Die Kundenprüfung sollte Stunden abdecken, die mit erbrachter Arbeit, Umfangsänderungen, Änderungswünschen und Aufgaben mit unklaren Notizen verbunden sind. Interne Koordination, Einrichtung, Nacharbeit und Verwaltungszeit brauchen vor der Abrechnung eine separate Entscheidung. Ausgeschlossene Zeit sichtbar zu halten, hilft, den gesamten Projektaufwand zu erklären, ohne jede erfasste Stunde auf die Rechnung zu setzen.
Abrechnungsbelege sollten das Basecamp-Projekt, die Liste, den To-do-Namen, die Aufgaben-ID, den Aufgabenstatus, die Person, das Datum, die aufgewendete Zeit und eine klare Arbeitsnotiz identifizieren. Diese Details ermöglichen es dem Kunden, die Belastung mit sichtbarer Projektarbeit zu verbinden, und dem Team, Stundensatz, Abrechenbarkeitsstatus und Einbeziehung in die Rechnung vor dem Versand der Rechnung zu prüfen.
Stundensatzänderungen auf Aufgabenebene erzeugen Risiko, wenn der Stundensatz für eine Arbeitskategorie vereinbart, aber auf eine breitere Gruppe von To-dos angewendet wird. Prüfen Sie Aufgaben mit benutzerdefinierter Bepreisung vor der Rechnungserstellung, insbesondere wenn ähnliche Arbeit unter verschiedenen Listen erscheint. Die Stundensumme kann richtig aussehen, während der abgerechnete Betrag falsch ist.
Ausgeschlossene Basecamp-To-do-Zeit sollte sichtbar bleiben, wenn sie Projektaufwand, Marge oder Personaleinsatz erklärt. Sie zu entfernen, verbirgt die Arbeit, die nötig ist, um den Kunden zu betreuen. Halten Sie sie aus den abrechenbaren Summen heraus, bewahren Sie sie aber in der internen Prüfung mit separaten Spalten für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten auf.
Doppelte Kundenbelastungen entstehen, wenn bereits fakturierte Zeit im nächsten Abrechnungslauf erscheint oder wenn jemand dieselbe Arbeit außerhalb des geprüften Zeitnachweises neu erstellt. Die Abrechnungsübergabe sollte nicht fakturierte Zeit von fakturierter Zeit trennen und die Rechnungsreferenz erhalten, nachdem Stunden abgerechnet wurden.
Everhour Overtimes kann tägliche und wöchentliche Überstundengrenzen anwenden, reguläre Zeit von 1,5-fachen Überstunden und 2x-Doppelüberstunden trennen und Überstunden in Team Hours anzeigen. Das gibt Administratoren eine Lohnabrechnungs- und Kostenprüfung auf Basis der stündlichen Mitarbeiterkosten und der erfassten Zeit, bevor die Summen für die Kundenabrechnung finalisiert werden.
Everhour Billing & Invoicing lässt Benutzer nicht fakturierte abrechenbare Zeit und Ausgaben auswählen, die Rechnungsaufschlüsselung in der Vorschau anzeigen und eine Rechnung aus Stundensätzen, Zeit und abrechenbaren Ausgaben generieren. Rechnungspositionen können nach Details wie Projekt, Aufgabe, Person oder Datum gruppiert werden.
Prüfen Sie Basecamp-To-do-Stunden, Überstunden und Abrechenbarkeitsstatus vor der Abrechnung. Everhour hält freigegebene Zeit, Stundensätze und Rechnungsübergabe miteinander verbunden, sodass Kundenbelastungen geprüfte Arbeit widerspiegeln.
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