Everhour hält Basecamp-To-dos mit Status der Abrechenbarkeit, Stundensätzen, Budgets und rechnungsbereiten Retainer-Berichten verknüpft.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Retainer-Zeitraum braucht eine klare Grenze, bevor jemand Zeit erfasst. Legen Sie den Kunden, das Basecamp-Projekt, die Abrechnungsmethode, die abgedeckten Datumsangaben und das Budget oder Honorar fest, das für diesen Zeitraum gilt. Die To-dos bleiben in Basecamp, während Stundensummen, Status der Abrechenbarkeit, Stundensätze und Budgetansicht einen konsistenten Ort für die Prüfung benötigen.
Das praktische Ziel ist eine klare Antwort am Monatsende: Welche Basecamp-Arbeit hat den Retainer verbraucht, welche Arbeit blieb nicht abrechenbar, welche Stunden sind noch nicht in Rechnung gestellt, und welche Summen stützen die Kundenrechnung. Notizen helfen, aber den stärkeren Nachweis liefern strukturierte Zeiteinträge, die mit einem bestimmten Projekt, einer Liste, einem To-do, einer Person, einem Datum und einem Status verknüpft sind.
Der Status der Abrechenbarkeit sollte der Kundenvereinbarung entsprechen, nicht der Person, die die Arbeit erledigt. In Everhour legen Admins den Status der Abrechenbarkeit auf Projektebene fest und wählen einen Projekt-Stundensatz, einen Mitarbeiter-Stundensatz oder ein Festhonorar. Innerhalb eines abrechenbaren Projekts kann ein bestimmtes To-do als nicht abrechenbar markiert werden, damit interne Koordination, Nacharbeit oder Kontoverwaltung sichtbar bleibt, ohne den dem Kunden berechneten Betrag zu erhöhen.
Retainer-Arbeit umfasst häufig sowohl Leistungserbringung als auch Overhead. Behalten Sie beides im Bericht, wenn das Team Marge, Auslastung oder Umfang prüfen muss, schließen Sie jedoch nicht abrechenbare To-dos vom berechneten Betrag aus. Projekte mit Mitarbeiter-Stundensätzen können außerdem die Projektzeit einer Person nicht abrechenbar machen, indem der Projekt-Stundensatz dieses Mitarbeiters auf 0 gesetzt wird, was für Shadowing oder interne Prüfrollen nützlich ist.
Die Einrichtung der Stundensätze sollte der kommerziellen Bedingung folgen, die der Kunde unterzeichnet hat. Ein einzelner gemischter Retainer passt zu einem Projekt-Stundensatz. Eine nach Seniorität gestaffelte Vereinbarung passt zu Mitarbeiter-Stundensätzen. Ein Retainer nach Zeit- und Materialaufwand mit besonderen Arbeitstypen passt zu benutzerdefinierten Aufgaben-Stundensätzen, mit denen Admins bestimmte To-dos anders bepreisen können, wenn der Aufgabentitel eine separate Abrechnungsregel trägt.
Der häufige Retainer-Fehler besteht darin, den Stundensatz zu ändern, ohne den Zeitraum zu bewahren, für den er gilt. Everhour unterstützt datierte Stundensatzänderungen, sodass ältere Berichte die ursprüngliche Berechnung behalten und neue Arbeit ab dem gewählten Datum den neuen Stundensatz nutzt. Das ist wichtig, wenn ein Retainer unterjährig verlängert wird, wenn sich ein Rollen-Stundensatz ändert oder wenn ein Kunde nach einem bestimmten Datum einen neuen Stundensatz genehmigt.
Eine manuelle Retainer-Aufstellung reicht aus, wenn eine Person ein paar Stunden erfasst, der Kunde nur eine Summe benötigt und niemand abrechenbare Leistungserbringung von interner Arbeit trennen muss. Sobald mehrere Personen, Stundensätze, Ausbuchungen oder wiederkehrende Budgets in den Prozess kommen, braucht der Nachweis Genehmigung, gesperrte Zeiträume und einen Bericht, der abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten zeigt.
Everhour verwandelt Basecamp-To-do-Zeit in einen gesteuerten Abrechnungsworkflow. Teams erfassen über eingebettete Basecamp-Steuerelemente in der Browser-Erweiterung, prüfen eingereichte Zeit, wenden Projekt-, Mitarbeiter- oder benutzerdefinierte Aufgaben-Stundensätze an und erstellen Rechnungen aus noch nicht in Rechnung gestellter abrechenbarer Zeit und Ausgaben. In Rechnung gestellte Zeit wird als in Rechnung gestellt markiert, wodurch verhindert wird, dass dieselben genehmigten Stunden auf einer späteren Rechnung erscheinen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Erfassen Sie den Retainer nach Abrechnungszeitraum, Kunde, Projekt, To-do, Person, Datum und Notizen. Der Bericht sollte abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und noch nicht in Rechnung gestellte Summen zeigen. Ein monatlicher Retainer braucht außerdem einen Rücksetzpunkt, damit das Team Arbeit aus dem aktuellen Zeitraum von zuvor genehmigten Stunden trennen kann.
Interne Administration, Kundenmanagement außerhalb des abgedeckten Umfangs, Nacharbeit, die das Team nicht berechnen möchte, und Schulungszeit sollten nicht abrechenbar bleiben, wenn die Kundenvereinbarung sie ausschließt. Diese Stunden in Berichten zu behalten, ist dennoch wichtig, weil sie Margendruck zeigen und erklären, warum der Retainer schneller als geplant verbraucht wird.
Die Übertragung hängt von der Kundenvereinbarung ab. Der Erfassungsnachweis sollte zuerst jeden Abrechnungszeitraum getrennt halten und dann zeigen, ob ungenutzte Stunden vorgetragen, abgeschrieben oder ungenutzt gelassen wurden. Zeiträume in einer Summe zu vermischen, erschwert den Nachweis, welche Stunden zum aktuellen Retainer gehörten.
Besondere Stundensätze sollten dort zugeordnet werden, wo die Vereinbarung sie definiert. Verwenden Sie einen Projekt-Stundensatz für einen einzelnen gemischten Retainer-Stundensatz, Mitarbeiter-Stundensätze für rollenbasierte Preisgestaltung und benutzerdefinierte Aufgaben-Stundensätze für bestimmte Arbeitstypen. Einen besonderen Stundensatz zum Zeitpunkt der Rechnung manuell anzuwenden, schafft Abstimmungsprobleme, wenn der Kunde Nachweise auf Aufgabenebene anfordert.
Ein belastbarer Nachweis verknüpft jede Abrechnungsposition mit dem Basecamp-Projekt, der Liste, dem To-do, dem Aufgabenstatus, der Person, dem Datum, den geleisteten Stunden, dem Status der Abrechenbarkeit und der Stundensatzlogik. Für den Kunden bestimmte Belege sollten außerdem abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen. Diese Struktur ermöglicht dem Kunden, den Umfang zu überprüfen, ohne jede interne Notiz zu prüfen.
Bei Basecamp-Retainern übernimmt Everhour Abrechnungsregeln aus der Projekteinrichtung in den Bericht: Admins wählen Projekt-, Mitarbeiter- oder Festhonorarabrechnung, schließen ausgewählte To-dos aus, wenden benutzerdefinierte Aufgaben-Stundensätze an oder setzen den Projekt-Stundensatz eines Mitarbeiters auf 0. Berichte können dann abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten nach Mitarbeiter oder Aufgabe zeigen.
Everhour Billing & Invoicing ermöglicht Benutzern, noch nicht in Rechnung gestellte abrechenbare Zeit und Ausgaben auszuwählen, die Aufschlüsselung als Vorschau anzuzeigen und aus diesen Nachweisen eine Rechnung zu erstellen. Rechnungspositionen können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Aufschlüsselung gruppiert und anschließend nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert werden.
Erfassen Sie Basecamp-To-dos, trennen Sie abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden und prüfen Sie nach Stundensätzen bepreiste Arbeit vor der Rechnungsstellung. Everhour gibt Teams einen klareren Weg von genehmigten Retainer-Stunden zur Abrechnung.
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