Le Japon exige des registres objectifs du temps de travail ; Everhour ajoute des contrôles d'équipe structurés pour les validations, les limites et l'examen de la paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Cette page s'adresse aux équipes qui ont besoin d'un moyen pratique d'enregistrer le temps de travail des employés au Japon. L'objectif est un registre hebdomadaire ou par période de paie utilisable, indiquant qui a travaillé, quel jour, la période de travail, les pauses, les heures supplémentaires, le travail de nuit et toute affectation à un projet ou à un client nécessaire à la facturation.
Le Japon exige des employeurs qu'ils vérifient la situation des heures de travail de chaque travailleur en vertu de l'Industrial Safety and Health Act. Les Industrial Safety and Health Regulations autorisent les cartes de pointage, les registres d'utilisation de l'ordinateur ou d'autres méthodes objectives et appropriées, et ces registres doivent être conservés pendant trois ans. Un système de suivi du temps doit soutenir ce travail de tenue de registres sans transformer l'examen de la paie en nettoyage de feuilles de calcul.
Un registre de temps utile au Japon commence par le nom de l'employé, la date, l'heure de début, l'heure de fin, le temps de pause, le temps de travail total, le lieu de travail ou l'emplacement le cas échéant, ainsi que la tâche, le projet, le client ou le centre de coûts. Les registres destinés à la paie doivent aussi séparer clairement les heures régulières, les heures supplémentaires, le travail les jours de repos et le travail entre 22 h et 5 h.
Les employeurs doivent préparer un registre des salaires pour chaque lieu de travail et y inscrire sans délai les informations de calcul des salaires, les montants des salaires et les autres renseignements requis chaque fois que les salaires sont payés. Les registres de temps doivent alimenter ce registre proprement. Pour la facturation de projets, la même entrée peut porter le statut facturable, la base tarifaire, les commentaires et les montants en JPY, afin qu'un seul registre approuvé soutienne à la fois l'examen de la paie et la facturation client.
La limite standard des heures de travail au Japon est de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine, hors temps de pause. Les heures supplémentaires ou le travail les jours de repos nécessitent généralement un accord écrit Article 36 avec le syndicat majoritaire ou le représentant majoritaire, déposé auprès de l'agence gouvernementale compétente. Le suivi du temps doit afficher les totaux quotidiens, mensuels et annuels avant la clôture de la paie.
Le suivi Article 36 exige plus qu'un total hebdomadaire. Les heures supplémentaires régulières sont limitées à 45 heures par mois et 360 heures par an. Lors d'augmentations extraordinaires de la charge de travail, les heures supplémentaires plus le travail les jours de repos doivent rester sous 100 heures au cours de tout mois, la moyenne mensuelle glissante ne peut pas dépasser 80 heures, les heures supplémentaires annuelles sont limitées à 720 heures, et seuls six mois par an peuvent dépasser 45 heures.
Un total hebdomadaire gratuit suffit pour un freelance, une entreprise individuelle ou une petite mission client qui n'a besoin que d'un simple justificatif de facture en JPY. Cette approche atteint ses limites lorsque plusieurs employés, plusieurs projets, des validations, du travail de nuit, du travail les jours de repos et le suivi Article 36 alimentent tous la même période de paie.
Everhour correspond au versant flux de travail géré : les paramètres d'équipe définissent les jours et les heures de travail, les managers approuvent ou rejettent le temps soumis, les admins verrouillent les périodes approuvées, et les limites de suivi personnelles maintiennent les entrées dans la politique. Cette structure donne à la comptabilité et aux managers une transmission plus propre qu'une exportation ponctuelle ou qu'une feuille de calcul modifiée manuellement.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le Japon n'exige pas un système logiciel spécifique de suivi du temps. Les employeurs doivent vérifier la situation des heures de travail de chaque travailleur, et les Industrial Safety and Health Regulations reconnaissent les cartes de pointage, les registres d'utilisation de l'ordinateur ou d'autres méthodes objectives et appropriées. La méthode choisie doit produire des registres utilisables et les conserver pendant trois ans.
Le Labor Standards Act couvre les listes de travailleurs, les registres des salaires et les documents importants relatifs aux relations de travail. Il prévoit une période de conservation de cinq ans, mais une disposition transitoire considère actuellement cette période comme étant de trois ans jusqu'à disposition contraire de la loi. Les employeurs doivent aussi préparer des registres des salaires par lieu de travail chaque fois que les salaires sont payés.
Les limites Article 36 deviennent importantes dès qu'un employeur prolonge les heures de travail ou exige du travail les jours de repos en vertu d'un accord déposé. Les registres de temps doivent offrir des vues mensuelles et annuelles, car la limite ordinaire est de 45 heures par mois et 360 heures par an, avec des plafonds distincts pour les augmentations extraordinaires de la charge de travail.
Le travail de nuit doit être identifiable, car le Labor Standards Act exige une majoration d'au moins 25 % pour le travail entre 22 h et 5 h. Les heures supplémentaires ont aussi leurs propres règles de majoration, notamment au moins 50 % pour les heures supplémentaires au-delà de 60 heures dans un mois, de sorte que les catégories de temps mixtes nécessitent des libellés séparés.
Les registres de temps des employés qui identifient les travailleurs sont des données personnelles en vertu de l'Act on the Protection of Personal Information du Japon. Les entreprises qui traitent ces données doivent préciser la finalité d'utilisation, éviter toute utilisation au-delà de cette finalité sans consentement préalable sauf si une exception légale s'applique, appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées, et superviser les employés qui traitent les données.
Everhour Team Management permet aux admins de définir les jours et heures de travail, les limites de suivi personnelles, les rôles, les affectations de projet et les flux de validation. Les managers peuvent examiner le temps soumis, approuver ou rejeter les entrées, et verrouiller les périodes approuvées avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilisent les registres.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exportations. Les équipes peuvent examiner les données de projet, client, membre, temps facturable, coût du travail et statut de facture avant la facturation en JPY ou l'analyse interne.
Définissez les règles d'équipe, examinez les heures soumises, verrouillez les périodes approuvées et transmettez des registres propres à la paie ou à la facturation. Everhour donne aux équipes japonaises un contrôle structuré du temps sans dérive des validations fondées sur des feuilles de calcul.
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