Everhour relie le suivi du temps aux approbations, aux budgets et à la facturation, afin que les heures examinées puissent passer des relevés de travail à l'action.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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L'approbation des feuilles de temps transforme les saisies de temps brutes en dossiers examinés. Le travail pratique consiste à confirmer que chaque personne a enregistré les bons jours de travail, projets, clients, tâches et totaux pour la période d'approbation. Pour les employés non exemptés couverts aux États-Unis, les dossiers FLSA doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, de sorte que la révision doit préserver le détail quotidien ainsi que le total hebdomadaire.
Un passage d'approbation utile vérifie les jours manquants, les postes inhabituellement longs, les saisies en double, les incohérences de projet et les modifications manuelles tardives. Le réviseur doit aussi confirmer que le temps payé non travaillé, comme les congés, est identifié séparément des heures réellement travaillées lorsque cette distinction affecte la paie, la facturation ou l'examen des heures supplémentaires. L'approbation doit verrouiller le dossier convenu ou créer une piste d'audit pour les corrections ultérieures.
La semaine de travail est importante parce que les heures supplémentaires fédérales au titre de la FLSA sont calculées chaque semaine pour les employés non exemptés couverts. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe et régulièrement récurrente de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération régulier de l'employé. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA.
Une erreur courante consiste à approuver un total de période de paie sans vérifier la répartition hebdomadaire qu'il contient. Une vue bimensuelle ou à la quinzaine peut masquer une semaine qui dépasse 40 heures. Le travail du week-end ou des jours fériés nécessite aussi un examen attentif, car la FLSA n'exige pas de majoration de salaire uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, des jours fériés ou des jours de repos réguliers, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont déclenchées ou si une autre loi, politique, convention ou accord s'applique.
Un workflow complet d'approbation des feuilles de temps commence avant que le manager ne clique sur approuver. Chaque saisie doit comporter une date, un travailleur, un projet ou un client, une tâche ou une catégorie de travail, des heures de début et de fin ou une durée claire, un statut facturable lorsque la facturation est concernée, et des commentaires lorsque la saisie a besoin de contexte. Les champs de facturation et de taux aux États-Unis utilisent normalement l'USD pour les utilisateurs américains.
Le réviseur doit renvoyer les saisies peu claires pour correction au lieu de les approuver puis de les corriger silencieusement plus tard. Les dossiers de paie doivent généralement être conservés pendant au moins trois ans, et les dossiers de base sur le temps et les gains, comme les cartes ou feuilles quotidiennes d'heures de début et de fin, doivent généralement être conservés pendant au moins deux ans. L'approbation doit rendre la version finale plus facile à retrouver, pas plus difficile.
Une révision hebdomadaire ponctuelle suffit lorsque vous devez totaliser un petit ensemble d'heures, vérifier les lacunes évidentes et créer un dossier propre pour une seule période. Cette approche fonctionne mieux lorsque la même personne saisit, révise et classe les informations, et lorsque l'étape suivante est simple, comme une petite facture ou un résumé interne des heures.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente les budgets, les factures, l'examen de la paie ou le reporting client. Everhour Project Budgeting peut relier les heures approuvées à des budgets en temps ou en argent, des périodes budgétaires récurrentes, des alertes budgétaires, une protection budgétaire, des contrôles des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau client. Cela donne aux équipes un système d'enregistrement après l'approbation au lieu d'un fichier hebdomadaire déconnecté.
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Un manager, un responsable de projet, un propriétaire ou un approbateur de paie doit approuver une feuille de temps lorsque cette personne peut vérifier le travail effectué, l'affectation au projet ou au client, et le total de la période. L'approbateur doit avoir l'autorité de rejeter les saisies peu claires et de demander des corrections avant que les heures ne passent dans la paie, la facturation ou le reporting.
Examinez les heures quotidiennes, le total des heures pour la semaine de travail, les saisies manquantes, le temps en double, le codage du projet ou du client, le statut facturable et les changements tardifs. Pour les employés non exemptés couverts par la FLSA, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, de sorte qu'une approbation hebdomadaire doit conserver les deux vues intactes.
Le processus le plus propre consiste à rejeter ou à renvoyer la saisie concernée avant l'approbation. Approuver une erreur connue crée un dossier qui nécessitera plus tard une correction, une explication ou un remplacement. Si le système prend en charge l'approbation partielle, le réviseur peut approuver les saisies exactes et renvoyer uniquement le temps contesté ou incomplet pour correction.
L'approbation confirme les heures enregistrées, mais la classification en matière de salaire et d'heures ainsi que les règles de rémunération des heures supplémentaires nécessitent toujours un examen de la paie ou de la conformité. Selon la base fédérale, sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux régulier. Les règles des États, les politiques, les conventions ou les accords peuvent ajouter des exigences.
Les feuilles de temps approuvées doivent être protégées contre les modifications ordinaires afin que le dossier examiné reste stable. Les corrections ont toujours besoin d'un chemin contrôlé lorsqu'une véritable erreur apparaît après l'approbation. La norme utile est simple : préserver la version approuvée, enregistrer la correction et conserver suffisamment de détails pour expliquer ce qui a changé et pourquoi.
Everhour Project Budgeting suit le temps de projet par rapport à des budgets basés sur les heures ou sur l'argent à mesure que le travail approuvé s'accumule. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes, des alertes e-mail de seuil, une protection budgétaire, des contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau client pour maintenir les heures approuvées liées aux limites financières.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail pour examen, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications régulières, ce qui garde les dossiers de paie, de facturation et de reporting plus propres après l'examen.
Reliez les heures examinées aux budgets, aux règles de facturation et aux limites au niveau client. Everhour maintient le temps approuvé lié aux contrôles de projet, afin que les équipes puissent passer de l'approbation des feuilles de temps à une exécution tenant compte du budget.
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